Вы самозанятый и только что закончили проект: создали сайт, провели консультацию, написали текст. Клиент доволен, но прежде чем оплатить, просит акт выполненных работ. А вы не уверены, нужен ли он вам, как его оформить и что туда писать.
Разбираемся, когда акт действительно важен, как его правильно составить и чем это поможет вам и вашему заказчику.
Что такое акт выполненных работ для самозанятых и зачем он нужен
Акт выполненных работ (или акт оказанных услуг) — это документ, который подтверждает, что работа выполнена качественно и в срок, а клиент её принял.
Хотя чек из приложения «Мой налог» – это главный документ для подтверждения вашего дохода и расходов заказчика, многие компании просят акт для своих внутренних процедур. Без него компании могут столкнуться со сложностями при проведении оплаты в своей бухгалтерии.
Кроме того, акт — это дополнительная защита для вас. Он поможет подтвердить, что работа выполнена надлежащим образом, особенно если возникнут споры. При этом он не заменяет чек: все выполненные работы или услуги обязательно должны подтверждаться чеком из приложения «Мой налог», как того требует Федеральный закон № 422-ФЗ.
Когда акт нужен
- Вы работаете с юридическим лицом или ИП.
- Заказчик требует акт для бухгалтерии или отчетности.
- Вы хотите дополнительно зафиксировать факт выполнения и приемки работы, чтобы избежать возможных споров.
- Вы работаете по предоплате — в этом случае налоговая рекомендует оформлять акт, чтобы зафиксировать факт выполнения обязательств.
- Вы занимаетесь рекламой, подлежащей маркировке — в этом случае акт подтверждает затраты, и информация передаётся в Роскомнадзор.
Когда акт обычно не нужен
- Вы оказываете разовые услуги физлицам, и они не требуют ничего, кроме чека.
- Заказчик (даже ИП или организация) согласен работать только на основании договора и чека.
- Вы работаете на условиях, при которых не требуется документальное подтверждение приёмки.
Что указывается в акте?
Акт составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты первичного документа согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ:
- Название документа (Акт выполненных работ или Акт оказанных услуг).
- Дата и место составления, номер акта.
- Полные данные самозанятого и заказчика (ФИО/Наименование организации, ИНН, адрес/юридический адрес).
- Ссылка на договор, если он есть.
- Подробное описание выполненной работы или оказанной услуги (что именно сделано, в каком объеме).
- Стоимость услуг и итоговая сумма.
- Информация об отсутствии претензий или список недочётов (если есть).
- Обязательная пометка "Без НДС" или "НДС не облагается".
- Подписи обеих сторон.
Важно: Самозанятые не являются плательщиками НДС и не могут выставлять счета-фактуры. Акт — это важный документ, который вместе с договором (если он есть) и обязательным чеком из «Мой налог» подтверждает сделку и факт её успешного исполнения.
Как правильно оформить акт: пошаговая инструкция
Документ должен быть составлен без ошибок, иначе бухгалтерия заказчика может его не принять. Чтобы не терять время на доработки, составляем документ по правилам:
1. Определите тип акта
Есть два варианта:
- Акт выполненных работ — если речь идет о конкретных результатах (например, разработка сайта, написание серии текстов, фотосъемка, ремонт).
- Акт оказанных услуг — если работа не имеет конкретного материального выражения (например, маркетинговые услуги, консультации, обучение, дизайнерские концепции).
2. Укажите реквизиты
Заполните ФИО (или наименование для юрлиц), ИНН, контактные данные/адреса самозанятого и заказчика. Чем детальнее информация, тем лучше.
3. Подробно опишите услугу или работу
Избегайте расплывчатых формулировок. Пример:
Неправильно: «Консультация».
Правильно: «Консультация по вопросам оптимизации бизнес-процессов (2 часа), включающая анализ текущей модели и рекомендации по её улучшению».
Чем точнее описание, тем меньше вопросов у заказчика и его бухгалтерии.
4. Пропишите стоимость
Укажите сумму цифрами и прописью. Обязательно добавьте фразу «Без НДС» или «НДС не облагается», так как самозанятые не являются плательщиками этого налога.
5. Подпишите акт
Обычно акт подписывает заказчик (или его уполномоченный представитель) и самозанятый. Подпись можно поставить вручную на бумажном документе или использовать электронную подпись через специальные сервисы, если обе стороны на это согласны.
Что делать после подписания акта?
- Отправьте акт заказчику — в бумажном или электронном виде (как договорились).
- Сохраните свой экземпляр — он может понадобиться, например, для подтверждения вашего опыта или если возникнут разногласия. Налоговая акты у самозанятых обычно не запрашивает (ей важны чеки), но для вас это полезный документ.
- Следите за оплатой — если деньги не поступили в оговоренный срок, вежливо напомните заказчику, приложив подписанный акт и реквизиты для оплаты
Важно: Акт не заменяет чек самозанятого. После получения оплаты обязательно сформируйте чек в приложении «Мой налог» и отправьте его заказчику. Это требование закона.
Как автоматизировать документооборот и не запутаться в бумагах
Вести документы вручную сложно, особенно если у вас несколько заказчиков. Чтобы не забывать о договорах и актах, удобно использовать Брейндок. Сервис помогает:
- Автоматически генерировать акты после выполнения задачи.
- Отслеживать статусы документов (подписан, отправлен, оплачен).
- Подписывать документы онлайн и сразу отправлять клиенту.
Еще больше полезных статей и гайдов в моем блоге: https://npd-freelance.ru
Частые вопросы
Может ли самозанятый выписывать акты?
Да, закон не запрещает самозанятым оформлять акты выполненных работ или оказанных услуг. Главное — правильно их заполнять и не забывать про чек.
Нужно ли ставить печать на акте?
Нет, самозанятые не обязаны иметь печать. Достаточно вашей подписи.
Обязательно ли составлять акт?
Нет, если заказчик не требует. Но при предоплате, работе с юрлицами, а также в рекламных кампаниях с маркировкой — акт может быть обязательным или очень желательным.
Можно ли оформить акт в электронном виде?
Да, можно. Если заказчик согласен принимать цифровые документы, акт можно подписать через сервисы электронного документооборота (ЭДО) с использованием электронной подпис и или обменяться сканами подписанных документов, если это устраивает обе стороны.