О задачеДмитрий, сотрудник отдела закупок с 10-летним стажем работы в компании, рассказал, что до внедрения Bidmart компания использовала другую систему для управления закупками:«Изначально у нас была для работы другая программа. Но она не была специализирована под закупки, и многие вещи не получалось реализовать должным образом. Мы настраивали ее под свои задачи, но не всегда это было быстро и удобно. Поэтому решили поискать что-то новое».Основные проблемы старой системы:Неудобный процесс согласования заявок.Отсутствие специализированных функций для закупок (например, автоматизированных тендеров).Необходимость ручного сбора коммерческих предложений и длительные переговоры с поставщиками.О выборе решения — почему именно Bidmart?Команда искала систему, которая:Позволит автоматизировать ключевые процессы: создание заявок, согласование, проведение тендеров.Будет гибкой и адаптируемой под специфику «Лидского пива».Сократит время закупок и минимизирует рутинные операции.«Мы остановили свой выбор на программе автоматизации закупок Bidmart, т.к функционал во многом соответствовал нашим ожиданиям, плюс была возможность доработать систему под те процессы и настройки, которые мы хотели бы видеть. На старте нас интересовал в первую очередь процесс согласования заявок. В связке со службой поддержки и с разработчиками Bidmart на сегодняшний день мы уже реализовали 98% всех своих задач, которые собрали не только от команды внедрения, а уже в процессе эксплуатации от других служб и подразделений».Процесс внедренияВнедрение проходило поэтапно, чтобы минимизировать сопротивление сотрудников. Пилотный запуск стартовал в августе 2024 года – первыми систему опробовал департамент логистики.«Начали именно с департамента логистики, так как у них небольшое количество закупок и проще было отладить процессы. С ними мы тестировали программу полтора месяца, учились на их задачах и проходили обучения от службы поддержки Bidmart. Приятно, что служба поддержки всегда на связи и быстро старается помочь с любыми вопросами».После этого этапа были разработаны подробные инструкции со скриншотами и видеоуроками по каждому модулю программы с подробными описаниями функционала, и мы начали планомерно подключать к системе остальные подразделения. К декабрю все департаменты, кроме производственного, перешли на Bidmart. Производственный департамент подключили позже из-за сложностей с большим объемом и специфичными закупками.« Bidmart – очень простая программа, и особых сложностей с обучением функционалу не было. Но у некоторых сотрудников было внутреннее сопротивление – люди разные, по-разному обучаются, кто-то просто не хочет пробовать новое. Но у нас нет такого понятия «не хочу делать». Если компания перешла на какой-то продукт, все сотрудники должны им пользоваться. Для тех департаментов, которые переводили на Bidmart, мы сразу запрещали создавать заявки в старой программе. Нужно закупить что-то — создавайте заявку в Bidmart. Для этого есть подробная инструкция, видеоуроки, все предоставлено».Такой же логикой «Лидское пиво» пользовалась и в отношении поставщиков.«В данный момент мы некоторые позиции еще не покупаем через Bidmart, но у нас есть задача за этот год полностью все закупки перевести на платформу. И с поставщиками мы организовываем процесс так же, как с сотрудниками. Мы пишем письмо на всех потенциальных поставщиков и указываем, что теперь закупка будет проводиться через платформу Bidmart и прилагаем инструкцию по регистрации. Если компания-поставщик не хочет оформлять свое предложение на платформе, мы ее не рассматриваем».Результаты внедрения BidmartЭкономия времени:Раньше переговоры с поставщиками занимали до двух недель, теперь тендеры закрываются за 2–3 дня.«Если закупка на местном рынке, то сейчас мы проводим ее в течение 2-3 дней там, где раньше мы могли торговаться до 10-14 дней. Это возможно благодаря инструменту «процедура понижения цены». Раньше мы могли собрать предложения, выбрать победителем поставщика с лучшей ценой, а потом остальные начинали снова писать и предлагать изменить условия. И так могли «играть» много дней: «Если мы не проходим, то мы сейчас еще подумаем, снизимся…»Сейчас все понимают, что если сразу они не предложат оптимальные условия, то потом может не быть возможности».Финансовая выгода:Благодаря процедуре понижения цены удается экономить не только время, но и деньги.«При этом не нужно создавать какие-то специальные условия или проводить дополнительную работу с поставщиками – за счет автоматизации процесса они сами торгуются между собой без нашего участия. Приведу пример: у нас была закупка мебели. И мы, уже получив коммерческие предложения, затем провели вторым этапом процедуру понижения цены и получили выгоду уже от той финальной последней цены около 15 тысяч рублей дополнительно. И это не исключение, а уже сформировавшаяся тенденция».Прозрачность:Все процессы фиксируются в системе, что исключает манипуляции.«При этом вся история сохраняется, все торги, все шаги и переписки. Никакой предвзятости, никаких коррупционных составляющих не может быть. Все открыто и доступно. Торгуйтесь, давайте лучше цены и закупка ваша».Планы компании на будущееЛидское пиво планирует дальнейшую интеграцию Bidmart с ERP-системой:«План на этот год – перевести абсолютно все закупки в Bidmart. Также мы хотим настроить интеграцию с нашей ERP-системой, чтобы заказ одним кликом дублировался на платформе Bidmart и сразу отправлялся поставщикам. Это амбициозная задача, но идеи по реализации уже есть».ВыводыВнедрение Bidmart позволило Лидскому пиву:Сократить время закупок в 5–10 раз.Повысить прозрачность.Достичь значительной экономии бюджета.Компания продолжает развивать систему, делая ставку на полную автоматизацию процессов, и рекомендует другим компаниям не бояться внедрения подобных систем:«Я бы посоветовал быстрее переходить на автоматизацию. Это удобно, эффективно и проще, чем кажется. Мы четко видим экономию денег и времени даже при том, что пока не все закупки проходят через Bidmart. Сотрудники, которые боялись сложностей, быстро освоились и сейчас работают без проблем. Поэтому рекомендую не бояться, а делать».Если вы хотите узнать, как автоматизация закупок может помочь в ваших процессах, оставьте заявку на получение бесплатной консультации или позвоните по номеру +375 29 617 49 00. Команда Bidmart проведет для вас демонстрацию системы и покажет, сколько времени и денег сможет сэкономить на закупках именно ваша компания.*Партнерский материал. ООО «Бидмартс», УНП 192709444