В предыдущей статье мы рассматривали риски, которые для сотрудника и руководителя несут рутинные задачи и описали методики, которые не эффективны при решении этой проблемы.
Ленивый мозг
Известно, что мозг имеет энергетическую составляющую. Первым об этом писал Фрейд, изучая, как распределяется и циркулирует энергия между психическими процессами.
Мозг устроен так, что старается минимизировать затраты энергии на сложные когнитивные процессы (умственная лень) и стремится получать удовольствие.На практике это значит, что мозг выделяет ровно столько энергии на выполнение задачи, сколько требуется для ее оптимального (с точки зрения энергозатрат) выполнения.
Если когнитивной энергии мало, а мозгу кажется что на выполнение задачи потребуется большое количество энергии (а если задача делается первый раз, то это наверняка так), то энергии не решение задачи выделено не будет. На практике, берясь за решение задачи сотрудник будет постоянно переключаться на другие дела - чтение почты, изучение соцсетей и т.д. Привет прокрастинация!
Как можно с этим бороться?
Первый способ решения проблемы - попытка увеличить объем когнитивной энергии.
Это очень сложный путь, так как объем энергии сильно завязан на психо-физиологию человека, на которые руководитель не может влиять. Эти вопрос стоит разбирать с психологом. Единственный «безопасный» способ влияния на объем когнитивной энергии, который у руководителя есть - направить человека в отпуск.
Второй способ - пересмотреть рабочее расписание
На встречах 1:1 руководитель может порекомендовать сотруднику делать рутинные задачи в периоды максимального подъёма энергии. Для этого полезно вести наблюдения и фиксировать пики активности в течение дня (отличная методика описана в книге «Аптайм»).
Третий способ - «есть слона частями»
Есть распространенный метод решения энергоемких задач, сводящимся к принципу дробления большой неподъемной задачи («слона») на «части», которые решаются последовательно, тем самым приближаясь к решению конечной цели.
К примеру, если ваша сложная задача («слон») - выйти на пробежку и таком виде «съесть» ее не получиться, то для начала можно поставить посильную задачу на которую хватит энергии - надеть спортивную форму, потом поставить задачу - выйти из дома и т.д.
В нашем случае, когда «слоном» является рутинная задача, задачу нужно декомпозировать на небольшие задачи, так чтобы для решения каждой задачи не потребовалось тратить много когнитивной энергии. Идеально, если часть из этих задач сотрудник уже раньше делал или решение уже задокументировано (когнитивной энергии нужно потратить меньше).
В зависимости от уровня компетенции сотрудника разрезать слона (декомпозировать задачи) может он сам или ему нужно с этим помочь.
В следующей статье мы рассмотрим, как можно уменьшить риски работы с рутинными задачами работая над уменьшением сопротивления.