Чем комфортнее и дружелюбнее атмосфера в кафе, тем профессиональнее работает его администратор. Эта роль требует высокой компетентности, ведь администратор ежедневно решает широкий спектр задач: от подбора персонала до урегулирования сложных ситуаций с гостями.
Администратором кафе может стать человек с управленческими навыками, даже если у него нет опыта работы в сфере общественного питания. Однако чаще эту должность занимают бывшие сотрудники зала или кухни — повара, бармены, официанты. Те, кто хорошо понимает внутренние процессы заведения и обладает организаторскими способностями. Какие ежедневные задачи помогают администратору обеспечивать успешную работу как самого себя, так и всего кафе?
Список задач для администратора
Во-первых, администратор должен приходить на работу как минимум за час до открытия. За это время он проверяет чистоту залов и кухни, внешний вид персонала и готовность всего оборудования. Ответственный администратор — это лидер, на которого ориентируется команда. При таком руководителе не получится опоздать незаметно или избежать выполнения обязанностей.
Во-вторых, необходимо сформировать и внимательно проанализировать отчёты за предыдущую смену. Проверяются кассовые операции, отмены по чекам, предоставленные скидки, средний чек, результаты акций и спецпредложений, а также списания. Такой детальный разбор позволяет оценить эффективность работы персонала и общее состояние дел в кафе.
В-третьих, следует провести краткую планёрку с командой. Это важный момент для обратной связи: подводятся итоги прошлой смены, озвучиваются ключевые показатели, разбираются нестандартные ситуации. Также администратор мотивирует персонал, отмечает достижения, указывает на ошибки и формулирует цели на текущий день.
В-четвёртых, необходимо проконтролировать активность в социальных сетях. Публикации должны выходить согласно контент-плану, а комментарии, отзывы и отметки — оперативно отслеживаться. Важно грамотно реагировать как на положительные отклики, так и на критику, поддерживая имидж заведения и контакт с аудиторией.
В-пятых, нужно согласовать закупки. Эта задача значительно упрощается, если в кафе внедрена система автоматизации: программа позволяет отслеживать складские остатки в реальном времени и помогает избежать лишних затрат.
В-шестых, необходимо проверить журнал бронирований. Поскольку именно администратор отвечает за общий результат, он должен быть в курсе всех деталей: на какую дату и время запланированы мероприятия, кто их организует, сколько гостей ожидается, какое предусмотрено меню и другие важные нюансы.
В-седьмых, важно контролировать работу кухни, зала и бара. Проверке подлежат все участки без исключений. Администратор следит за своевременной подачей блюд, соответствием порций заявленным в меню, количеством открытых столов в системе и в реальности, корректностью закрытия счетов и соблюдением стандартов обслуживания. Все отклонения фиксируются и разбираются позже — на планёрке или в индивидуальном порядке. А вот достойную работу стоит отмечать сразу — прямо во время смены.
В-восьмых, администратору важно лично пообщаться с гостями. Ошибочно считать, что он работает только «за кулисами» — напротив, его роль предполагает постоянное присутствие в зале, открытость и дружелюбие. Хороший администратор не боится взять на себя задачи персонала: принять заказ, помочь с подачей блюд или даже приготовить коктейль. Это помогает вдохновить команду и наладить контакт с посетителями, от которых можно получить ценную обратную связь — о вкусе блюд, уровне сервиса и атмосфере.
Все эти задачи занимают не более двух-трех часов, оставляя время для более стратегических дел: проведения инвентаризации, проверки техкарт, общения с поставщиками и разработки плана развития кафе на перспективу.