Многие ошибочно полагают, что достаточно просто отправить уведомление в Роскомнадзор (РКН) о начале обработки персональных данных. Однако, это лишь верхушка айсберга. На момент подачи уведомления у вас уже должен быть сформирован внушительный пакет документов, регламентирующих все аспекты работы с персональными данными в вашей организации.
Объем пакета документов может варьироваться от 5 до 60 позиций! И эта разница очень существенна. Зависит это от того, являетесь ли вы Индивидуальным Предпринимателем (ИП), Обществом с Ограниченной Ответственностью (ООО), или Некоммерческой Организацией (НКО).
В чем же разница в требованиях к документам для разных организационно-правовых форм?
- ИП: В силу меньшего масштаба деятельности и ограниченного круга обрабатываемых данных, ИП зачастую требуется минимальный набор документов. В основном, это политика обработки персональных данных, согласие на обработку персональных данных, и локальные акты, регулирующие работу с персональными данными клиентов, если таковые имеются. Основной акцент делается на соблюдение принципов обработки персональных данных и обеспечении их безопасности.
- ООО: ООО, как правило, обрабатывает большее количество персональных данных, в том числе данные сотрудников, клиентов, контрагентов. Соответственно, и перечень необходимых документов расширяется. Помимо политики обработки персональных данных, понадобятся положения об обработке персональных данных работников, журналы учета, приказы о назначении ответственных лиц и другие документы, регламентирующие различные аспекты работы с персональными данными в компании.
- НКО: НКО, в зависимости от своей деятельности, могут обрабатывать различные категории персональных данных, включая данные своих членов, благополучателей, доноров. Документация НКО должна учитывать специфику обработки этих данных, а также требования законодательства, регулирующего деятельность некоммерческих организаций. Например, могут потребоваться документы, регулирующие обработку специальных категорий персональных данных, если таковые обрабатываются.
Уведомление в РКН должно быть отражением этой системы, а не наоборот.
Итак, какие шаги необходимо предпринять для правильной организации работы с персональными данными? Независимо от того ИП вы, ООО или НКО, эти шаги применимы для вас:
- Разработка и утверждение Политики обработки персональных данных. Это основной документ, определяющий цели, принципы и условия обработки персональных данных в вашей организации.
- Разработка и утверждение локальных нормативных актов (ЛНА) и иных документов. Сюда входят приказы, инструкции, журналы, акты, регламенты и т.д., которые детально регулируют все этапы работы с персональными данными.
- Формирование и направление уведомления о начале обработки персональных данных в Роскомнадзор. Убедитесь, что уведомление точно отражает положения вашей Политики и других ЛНА.
- Регистрация в Роскомнадзоре. Соблюдайте все требования к предоставлению информации и срокам.
- Организация системы регулярного контроля актуальности внедренных документов. Это самый важный пункт после регистрации. Законодательство постоянно меняется, бизнес развивается, появляются новые сайты и направления деятельности. Ваши документы должны оперативно отражать все эти изменения. Несоответствие – это прямой путь к штрафам.
- Организация соблюдения сотрудниками правил и обязанностей работы с персональными данными по всем подразделениям. Бухгалтерия, кадры, маркетинг, клиентский сервис, продажи, IT и другие отделы должны четко понимать и выполнять свои обязанности. Без этого вся ваша работа по документированию теряет смысл и приведет к серьезным финансовым последствиям.
Важный момент: Организация работы с персональными данными – это комплексная задача, требующая участия юриста, IT-специалиста и специалиста по информационной безопасности. Только совместными усилиями можно обеспечить эффективный и всесторонний подход. Почему это так важно, я расскажу в следующих постах.
Я, Марина Петри, юрист, специализирующийся на защите персональных данных, предлагаю полный спектр услуг в этой области, включая:
- Разработку всех необходимых документов (Политика, ЛНА, инструкции и т.д.), адаптированных под вашу организационно-правовую форму.
- Консультации по вопросам соблюдения законодательства о персональных данных.
- Подготовку и подачу уведомления в Роскомнадзор.
- Обучение ваших сотрудников правилам работы с персональными данными.
- Аудит существующих процессов обработки персональных данных и выявление рисков.