Наши коллеги погружены сейчас в процесс оцифровки учетных документов. О том, зачем это нужно и как происходит, мы спросили начальника отдела учета фондов Ангелину Шутилову.
– Какие именно документы сейчас подлежат оцифровке?
– Мы переводим в электронный формат 116 книг поступлений. Кроме того, оцифруем акты приема предметов в постоянное пользование. Они объединены в тома, всего их 121.
Начиная с 1958 года музей ведет книги поступлений. 1947-м годом датированы первые акты приема. В то время в книги поступлений вносились только те предметы, которые приобретались извне и не принадлежали музею до войны.
Однако в 1985 году вышла первая послевоенная музейная инструкция, которая определила, что абсолютно все музейные предметы должны иметь номера по книге поступлений. С тех пор она считается самой главной книгой в музее. Предметы в ней имеют валовый номер, начиная с 1 и далее. Выглядит он так: ЦС КП-40867. Сейчас в фонде музея числится 57 013 предмета.
Инвентарный учет музейных предметов ведется по фондам. Каждому из них присвоена номенклатура, в нашем случае это римская цифра. К примеру, I - это фарфор, II - мужской и женский костюм, ткани, III - оружие и так далее. В инвентарной книге предмет получает номер, например: ЕД-761-X, где ЕД - это Екатерининский дворец, а X обозначает фонд живописи.
– Зачем нужна оцифровка?
– Всю учетную документацию вечного хранения мы оцифровываем в соответствии с требованиями Министерства культуры. Несомненно, это делается в целях сохранения ценных документов.
Ранняя учетная документация, к сожалению, велась на бумаге очень плохого качества. А работать с этими документами сотрудникам отдела учета фондов нужно постоянно. В книгах делаются новые записи: какие-то предметы исключаются из книг поступлений, некоторые проходят атрибуцию, о них добавляется подробная информация.
Храним их аккуратно, относимся очень бережно и стараемся как можно меньше взаимодействовать. Поэтому в нашем случае оцифровка – это возможность сохранить ценные документы, записи и пометки, перенести их в электронный формат, а оригинал законсервировать и пользоваться им как можно реже.
– Как часто проходят сверки фондов музея?
– Раз в десять лет вся коллекция сверяется. Составляется план-график сверки двадцати одного фонда музея и распределяется на десять лет. Сверка предмета происходит так: сличаются записи в книге поступлений, в инвентарной книге и в книгах спецучёта. Во всех книгах предмет должен быть одинаково назван, иметь одни основные характеристики: материалы, технику, размеры, датировку, авторов, страну происхождения, сохранность.
В книге поступлений предмет описывается коротко, чтобы можно было его узнать без фотографии. В инвентарной книге хранитель коллекции делает развернутую запись, указывает его отличительные особенности и стилистические характеристики.
Таким образом, каждый предмет записывается два раза. Предметы с содержанием драгоценных металлов и драгоценных камней, а также оружие дополнительно заносятся в книги специального учета.
– Учетные записи доступны только музейщикам или это открытые сведения?
– Электронные изображения учетных документов необходимо разместить на сайте госкаталога Музейного фонда Российской Федерации, в разделе, который доступен только Министерству культуры и сотрудникам музея. Необходимость такого размещения прописана в единых правилах, это федеральный закон.
Музеи обязаны подтверждать, что все единицы хранения вписаны в книги поступлений, и наш учредитель – Министерство культуры – должен это контролировать. С помощью цифровых копий контролируется процесс занесения музейных предметов в книги поступлений. Это первая ступень учета. Вторая ступень – присвоение номера госкаталога.
Все предметы музейной коллекции сейчас внесены в госкаталог. С краткой информацией от них можно ознакомиться онлайн. Однако, учетные документы остаются конфиденциальной информацией.
– Почему нынешняя система учета введена именно после Великой Отечественной войны?
– К 1947-1948 годам относятся первые послевоенные акты поступления и приема в постоянное пользование. Дело в том, что предметы, которые возвращались из эвакуации, юридически были закреплены за центральным хранилищем музейных фондов пригородных дворцов-музеев и передавались в музей по актам. Таким образом мы получали спрятанную парковую скульптуру, которую после Победы раскапывали сотрудники на территории Екатерининского парка.
В январе 1951-го вышел приказ отдела культурно-просветительской работы исполкома Ленинградского горсовета о том, что нашему музею разрешено завести свои инвентарные книги.
Когда было принято решение о восстановлении дворцов и парков Царского Села, фонд музея стал пополняться чертежами и архивными документами. Записи о них появлялись в книгах поступлений.
Первые такие книги выглядят сейчас немного наивно. За неимением подробной информации в них делали очень краткие записи. В книге 1958 года предмет под номером один, принятый от Пушкинского отдела милиции, записан так: Картина «Пейзаж с фигурами» в багетной раме. Автор и время создания произведения не указаны. Затем он прошел вторую ступень учета, его внесли в инвентарную книгу, запись уточнили.
Фото: ГМЗ «Царское Село», Екатерина Новак