Добро пожаловать в материал из подборки «Лидовые истории». «Лидовые истории» – это материалы про всякие штуки, связанные с управлением. Управлением ресурсами, коммуникациями, командами и всем в этом роде.
Следует сразу пояснить, что я не являюсь признанным экспертом в этой области, и даже степень MBA в портфолио не присутствует, но как мне кажется, некоторая экспертиза в обозначенной сфере присутствует.
Более того сама сфера менеджмента мне очень интересна и как следствие хочется: во-первых структурировать свои мысли, а во-вторых поделиться реальным опытом. Надеюсь, что у меня это получится, а Тебе это будет полезно.
В первом материале хотелось бы поговорить про встречи. На этот материал меня надоумил подкаст «Три тимлида заходят в бар», а точнее конкретный выпуск «Бесконечные встречи в календаре. Как не сойти с ума и успеть пообедать?». Крайне рекомендую его к прослушиванию.
В общем-то, рабочие встречи штука непредсказуемая. Особенно если к ним не готовиться и в процессе не модерировать. Ну-с, поехали!
Подготовка ко встречам
Готовиться ко встречам – это базовое правило. Как в том случае, если Ты ведешь эту встречу, так и в том, когда являешься участником.
Вообще идеально, если перед встречей Ты задумался о том, какие у неё цели и для чего вообще её проводят. Или для чего Тебе нужно её провести. Для чего Тебе во встрече участвовать и почему пригласили именно Тебя? Как Ты можешь быть полезен? Это как минимум позволит Тебе и твоим коллегам избежать лишних встреч, а как максимум принесет пользу, так как добавит осознанности в процессе самой встречи.
Замечательно, если перед встречей, Ты чекнул, что там было на предыдущих (если таковые были), о чем договаривались и выполнены ли эти договоренности. Если не выполнены, то почему? И в какую сторону их надо передоговорить? Как можно это сделать с минимальными потерями для тебя и твоих коллег?
В подкасте говорилось, что с некоторого уровня иерархии готовиться ко встречам становится невозможным. Тут склонен, конечно, согласиться, но всё-таки есть опция попросить кого-нибудь из подчиненных сделать краткий экскурс и подготовиться хотя бы таким образом. Лишним не будет точно.
Модерация встреч
При модерации встреч, базовая история, на мой взгляд – это разъяснить всем для чего Мы все здесь собрались. Понятно, что при идеальной подготовке все и так должны быть в курсе, но поскольку реальность часто с идеальным миром не совпадает, стоит сделать это. Это своего рода стартовая точка. От которой будет отталкиваться вся остальная встреча.
Вообще, по моим наблюдениям, люди склонны отклоняться от сути. И хорошо бы, чтобы на встрече был человечек, который вернет всех в конструктивное русло. Под конструктивным тут понимается как минимум возврат к исходной теме. Иногда для этого можно предложить вынести какую-то конкретную тему в отдельную встречу. А иногда необходимо просто пресечь лишние обсуждения. По возможности, разумеется, мягко.
В финале, когда встреча подходит к своему завершению, следует подвести итоги. Озвучить достигнутые договоренности и ответственных, если таковые во время встречи определялись. Также следует озвучить моменты, по которым договориться не удалось и, возможно, есть необходимость собраться повторно.
А кого, собственно, звать?
Правильного ответа, как Ты понимаешь нет. Есть лишь различные мнения. Моё мнение, что следует звать всех, кто заинтересован (в том числе потенциально) в обсуждаемом вопросе. В некоторых случаях, для консультации следует дополнительно позвать конкретных специалистов. Например, если есть аналитика каких-либо штук и её можно неоднозначно интерпретировать.
Дополнительный вопрос возникает еще и тогда, когда все заинтересованные стороны собрать не удается. Вот тут уже следует поразмыслить. Если встреча дико важна и её нужно было проводить еще вчера, то полный круг заинтересованных сторон следует сузить до самых ключевых персонажей. Если всем ключевым персонажам удобно – можно проводить встречу.
Что еще я делаю на рабочих встречах и после их завершения?
Так как все, что написано выше – это мое личное мнение, я стараюсь выполнять все рекомендации, которые дал. Но кроме них, существует еще парочка важных штук. Итак, я:
1. Задаю вопросы. Это некая базовая штука, которая относится не только к рабочим встречам, а в принципе к жизни. Если мне что-то не понятно или не очень нравится какой-либо вариант реализации чего-либо – я задаю вопросы.
2. Стараюсь слушать ответы. На самом деле, разумеется, не только ответы. В общем и целом, хорошая практика дослушивать собеседника до конца и давать ему закончить его мысль. Это часто помогать корректно понять человека, а также уменьшает количество дополнительных (и, возможно, не самых умных) вопросов.
3. Записываю. Этот пункт тоже из серии базовых штук. Я как-то услышал выражение, что наш мозг создан для того, чтобы генерировать идеи, а не запоминать их. Поэтому я стараюсь не беспокоить мозг непрофильными задачами и просто делаю записи по ходу встреч/обсуждений/решения рабочих задач.
4. После завершения встречи записываю её итоги и делюсь со всеми заинтересованными сторонами. В первую очередь, конечно, с участниками встречи. Во вторую – со всеми, кто на встрече не присутствовал, но её итоги (или просто информация) влияют на их работу.
Завершение материала
Если материал был полезен или интересен, то поставь лайк и подписывайся на Telegram, группу ВКонтакте и Яндекс. Дзен. Это поможет в продвижении канала и ускорит выход других интересных и полезных материалов.
