Реализация
Немного дат и цифр про разработку:
Запрос на реализацию процесса поступил в июле 2020 г.
Первая презентация состоялась в сентябре 2020, а запуск процесса для пользователей 1 октября 2020 года.
Всего было 4 версии процесса, т.е. после запуска было 3 итерации с существенными улучшениями/изменениями.
В октябре 2020 — запуск, сбор обратной связи и огромное количество хотфикса по горячим следам и обращениям пользователей.
В декабре 2020 — корректировки логики процесса, с технической точки зрения выделили основной управляющий процесс и подпроцессы по стадиям, добавили доп.ветки, стандартизировали некоторые шаги, упростили логику работы с отправкой исходящих и получением входящих.
В марте 2021 — добавили дополнительные шаги в ветку согласования спецификаций, а также автоматизировали получение менеджером по продажам информации о статусе входящего документа.
В июле 2021 — существенно доработали интерфейс, практически не меняя логику процесса.
Если не считать мелких доработок, заметных корректировок в процесс не вносили с июля 2021 года.
Техническая сторона реализации
— это универсальные списки и набор последовательных бизнес-процессов. Мы создали 3 основных списка: Согласование договоров, Входящая корреспонденция, Исходящая корреспонденция.
Почему списки, а не смарт-процессы?
Первая и главная причина: когда мы запускали этот процесс, смартов еще не было.
Вторая причина: нам нужны были права на отдельные элементы. Есть договора, которые не должны видеть те, кто не участвует в согласовании.
Каждый УС содержит набор информационных, технических и сервисных полей. В информационных хранятся данные о согласуемом документе, файлы, статус, список согласующих и т.д. В технических — в основном, различные id, возникающие по ходу процесса.
Сервисные поля нужны для того, чтобы сделать использование процесса удобным для пользователя.
Самый простой пример сервисных полей — это ссылки на поставленные по ходу процесса задачи, чтобы на них было удобно кликать прямо из карточки элемента или сформированная в отдельном поле ссылка на карточку согласования, которую удобно скопировать, чтобы переслать коллегам.
Более сложный пример — это поля с дополнительными статусами для секретарей или сотрудников отдела закупки, чтобы им было удобно фильтровать документы во время работы.
Также мы используем специальное поле «Есть задания Бизнес-процесса», куда записываем id всех пользователей, которым ставятся задания. Это даёт возможность удобно отфильтровать договора, требующие твоего внимания из общего списка.
Еще один пример сервисного поля — История. По мере прохождения процесса пользователю важно знать, что уже было сделано и где сейчас находится договор. Поэтому мы создаём специальное поле История и в него записываем результат выполнения важных шагов процесса и следующее действие.
На данном проекте технически — это множественное поле HTML/текст, в других проектах мы дополняем его Универсальным списком с результатами, это даёт больше возможностей по форматированию текстов и сортировке значений.
Важный момент — мы не записываем в историю техническую информацию, технический лог ведётся отдельно, как и обычно, в журнале самого бизнес-процесса.
Также было заведено несколько вспомогательных списков-справочников. Например, в компании есть офисы в разных городах, в каждом городе будет свой РОП, Подписант, Секретарь и т.д. Поэтому мы завели справочник Наши офисы (города), в нем хранится информация о том, кто является РОПом, секретарем, бухгалтером в каждом из офисов компании.
Для списка согласования договоров создали управляющий процесс, который проверяет стадию элемента и запускает подпроцессы для соответствующей стадии.
Для списков Входящей и Исходящей корреспонденции были реализованы свои бизнес-процессы.
Как организованы бизнес-процессы
Нам нужно было так спроектировать бизнес-процессы, чтобы:
• Шаги шли строго в нужной последовательности и пользователи не могли вручную что-то запустить, поменять, передвинуть, пропустить.
• Была возможность перезапускать процесс так, чтобы он сразу попадал на нужную стадию. Например, если процесс уже был на стадии Подписания при перезапуске он должен проскочить все предыдущие стадии и снова оказаться на Подписании.
• На каждом этапе в процессе были актуальные данные и маршрут согласования. Некоторые согласования длятся месяцами, за это время может поменяться регламент и участники согласования, а, как известно, изменения шаблона бизнес-процесса не влияет на уже запущенные экземпляры.
Поэтому мы разделили все действия внутри согласования на 4 типа бизнес-процессов:
1. Управляющий. Фактически — это процесс маршрутизатор, которые определяет текущую стадию документа и запускает бизнес-процесс обработки этой стадии.
2. Бизнес-процессы по стадиям — в них содержится основная логика согласования, скрыты от ручного запуска пользователей.
3. Технические бизнес-процессы — повторяющиеся процессы, могут использоваться на разных стадиях согласования, также скрыты из ручного запуска, например, запись в историю или отправка уведомлений,
4. Действия — это бизнес-процессы, которые доступны пользователям для ручного запуска и влияют на ход основного процесса. Например, если документ уже согласован, а в него нужно внести правки, получен дополнительный скан, нужно изменить значение какого-то из полей или клиент отказался от договора и процесс нужно остановить.
На сегодняшний день в согласовании используется 25 бизнес-процессов.
Чтобы не запутаться в них, мы придумали простую систему названий.
Управляющий процесс и процессы по стадиям содержат номер шага перед названием (номер присваивается еще при разработке схемы процесса).
К техническим процессам добавляется пометка «тех.», а также при необходимости версия или дата.
Названия процессов—действий видны пользователям, поэтому называются по своим функциям и не содержат ничего лишнего в названиях.
Все эти правила разработки упрощают сопровождение и обновление бизнес-процесса, делая процесс удобным и понятным не только для пользователей, но и для сопровождающих сотрудников.
Техническая реализация внутреннего согласования
По соображениям безопасности в компании не используются Битрикс24.Документы, хотя такой вариант был бы комфортнее и удобнее для пользователей. Для многопользовательского редактирования документов используются локальные версии MS Word, а синхронизация осуществляется через приложение Битрикс24, либо через загрузку версии, если кто-то работал в оффлайне. Первое время после запуска возникало какое-то количество вопросов и конфликтов версий, но сейчас все привыкли, научились работать с версионностью внутри Битрикс24 и вполне довольны функционалом.
Дополнительно была выполнена доработка, принудительно блокирующая документ, когда кто-то из пользователей начинает его редактировать, и разблокирующая через час после загрузки последних изменений (если пользователь не сделал этого самостоятельно).
Как мы уже говорили, на этапе внутреннего согласования для участников создаётся общая задача, а не ставятся индивидуальные задания.
Процесс согласования предполагает получение определенного результата на шаге согласования. Как известно, в задачах нет такой возможности. Да, сейчас появилась возможность выделить комментарий и зафиксировать его как итоговый. Но из бизнес-процесса нельзя обратиться к таким комментариям, а даже если бы было можно, нет возможности однозначно определить он означает, что автор хочет согласовать или отклонить документ.
А в 2020 не было и такой возможности)
С другой стороны в комментариях к заданиям бизнес-процесса не получается устроить обсуждение, так как эти комментарии видят только те, кто непосредственно участвует в данном задании.
Поэтому мы сделали доработку для задач.
Можно не только отметить комментарий как результат, но и выбрать в нём один из двух вариантов: согласовать или отклонить.
Такие комментарии визуально выделяются в ленте и доступны из бизнес-процесса (есть специальное активити).
После завершения задачи можно проверить, был согласован или отклонён документ и получить текст
комментария.
Это дало возможность упростить и стандартизировать шаги Внутреннее согласование и Согласование суммы. Если кто-то завершит задачу без согласования, процесс дальше не пойдет, отправит уведомление, вернёт задачу и т.д.
Доп. фишки для удобства:
1. Статусы согласования для менеджеров по продажам
В системе созданы понятные и визуально выделенные статусы, которые показывают, на каком этапе находится договор с точки зрения согласования. Это помогает менеджерам быстро понимать, нужно ли им ждать ответа или документ уже готов.
2. Статусы корреспонденции для секретарей
Специальные статусы помогают секретарям отслеживать, какие документы требуют отправки или получения, какие уже в пути, а какие уже завершены. Это упрощает их работу и позволяет фильтровать задачи по стадиям.
3. Отправка сканов согласованных договоров на электронную почту всех заинтересованных
После завершения согласования система автоматически отправляет копии документов на почту всем участникам процесса. Это исключает необходимость ручной рассылки и гарантирует, что все получают актуальную информацию. Это удобно с точки зрения быстрого старта реализации договора, пока бумажные версии доставляются транспортной службой.
4. Фильтр по заявкам, которые требуют внимания
В системе реализован фильтр, который позволяет пользователям видеть только те договоры, по которым им нужно выполнить какие-либо действия. Это экономит время и помогает не упустить важные задачи.
5. История процесса в отдельном поле
В карточке согласования договора есть специальное поле, в которое записывается хронология действий — кто и когда что сделал. Это помогает участникам быстро понять, где находится документ и что уже было сделано.
6. Ссылки на задачи, создаваемые в процессе, добавлены в уведомления
При получении уведомления пользователь видит не просто текст, а прямую ссылку на задачу, которую нужно выполнить. Это ускоряет переход к действию и повышает удобство работы с системой.
Доработки для коробки:
1. Открывать в слайдере
В каждом уведомлении мы даем ссылку на карточку, которая открывается в слайдере. Из уведомления можно сразу перейти в карточку согласования и понять, о чем идет речь, совершить требуемое действие.
Это позволяет ответственному работать последовательно с несколькими документами, при этом не перезагружая каждый раз страницу с основным списком, ускоряет работу с документами.
2. Все в одном окне
Наша детальная карточка позволят разместить в одном окне все важные разделы, посвященные согласованию: общая информация со стартовой формы заявки, список участников согласования, обмен документами, файлы, появляющиеся в процессе, задачи, задания, история согласования.
3. Таблица с привязанными задачами в карточке согласования
В карточке в удобной табличной форме представлен список задач, созданных в процессе согласования: задача на обсуждение документа, на внесение правок, задачи на подписание и отправку, контроль возврата документа. В таблице сразу видны крайний срок, исполнитель и статус.
4. Чат
В карточке согласования отдельно вынесена кнопка по созданию чата. Для согласования можно создать несколько чатов с разными участниками. Бывают ситуации, когда надо оперативно обсудить важные пункты без «лишних глаз» или согласовать нестандартный организационный нюанс по отправке/обмену документами.
5. Ссылка на страницу базы знаний
В карточке согласования мы вывели кнопку, по которой открывается статья Базы Знаний Битрикс24 с инструкцией к процессу. Если пришел новый сотрудник или нужно освежить в памяти шаги процесса, то эта кнопка в нужном месте существенно сокращает время поиска информации. Нужная информация в нужном месте и в нужное время.
6. Левое меню и Счетчики
При установке решения мы выводим в левом меню ссылки на основные процессы (Согласование, Корреспонденция, Реестр договоров) для облегчения навигации сотрудникам.
И, если в ходе процесса требуется выполнение задания, то мы подсвечиваем такие заявки ответственным за задание в списке заявок знакомым всем пользователям Битрикс24 счетчиком, а их сумму выводим в левое меню, аналогично счетчикам задач, новостей и т.п.
7. Генерация Листа согласований
Часто лицам, принимающим решения, подписантам требуется краткий перечень экспертных мнений по договору. Как раз их мы и фиксируем в задаче и затем переносим в лист согласования, который генерируем после завершения задачи по согласованию документа. А, чтобы он был нагляднее, мы сделали доработку, и в печатном документе появилась табличная часть, в которой перечислены все решения с комментариями согласующих.
Заключение
Мы ставили перед собой важную и сложную задачу — сделать процесс согласования договоров понятным и удобным для менеджеров по продажам, чтобы они могли быстро получить согласованный договор, без лишних шагов.
Как мы решили эту задачу:
– Сначала изучили, как всё работало раньше: выяснили, что согласование через почту приводило к множеству версий документов, отсутствию прозрачности и задержкам.
– Затем пересмотрели маршрут согласования — вместо типов договоров стали учитывать ключевые параметры: сумма, новый/действующий клиент, необходимость согласования с юристами, бухгалтерией и т.д.
– Составили чёткий регламент — теперь РОП может легко выбрать нужный маршрут согласования из 4 вариантов.
– Реализовали всё через списки и бизнес-процессы, а не смарт-процессы, чтобы обеспечить контроль доступа и гибкость.
– Интегрировали с документооборотом: автоматизировали постановку задач для отправки и получения оригиналов договоров, настроили регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
– В несколько итераций доработали процесс, внесли улучшения в интерфейс и добавили ветки согласования.
Что получилось:
Результат: на конец мая 2025 года через систему прошло более 6877 договоров. Процесс стал более прозрачным, сократилось количество ошибок и итераций согласования. Участники получили удобный инструмент для работы с документами, а руководители — контроль над заключаемыми сделками.
Авторы статьи:
- Светлана Русова, основатель и директор ООО Бестранк
- Виктор Павлов, руководитель отдела тиражных решений ООО Бестранк
Узнать больше о решении можно по ссылке