Что такое активный и пассивный счет, чем они отличаются?
Активный счет
– это счет, который устроен так, как мы привыкли: по дебету приход, а по кредиту расход. Или, другими словами, по дебету увеличение счета, по кредиту уменьшение счета.
Все счета учета имущества – активные, например, 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет». У них может быть только дебетовое сальдо, т.к. нельзя потратить больше, чем было в наличии. В бухгалтерских программах обычно заложен контроль соответствия вида счета и сальдо по нему, и, если образуется кредитовое сальдо у активного счета, оно отображается как отрицательное дебетовое сальдо и подсвечивается красным цветом в оборотно-сальдовых ведомостях, чтобы обратить внимание. Конечно, это ошибка учета, и ее нужно исправлять.
Пассивный счет
– по сравнению с активным все наоборот: и движение, и остатки по другой стороне, то есть зеркально. На пассивных счетах никогда не учитывается имущество, а наоборот, отражаются наши задолженности и капитал, т.е. источники финансирования.
У пассивного счета «начисление», то есть увеличение задолженности, происходит по кредиту, а погашение задолженности, т.е. ее уменьшение, по дебету, и, естественно, сальдо может быть только кредитовое.
К пассивным счетам относят, например, 66 и 67 «Расчеты по кредитам и займам», 80 «Уставный капитал», 83 «Добавочный капитал» и т.п.
Активно-пассивный счет
как понятно из названия, может вести себя и как активный, и как пассивный счет. В основном это счета учета расчетов: с покупателями (62), поставщиками (60), прочими дебиторами и кредиторами (76), участниками общества (75), работниками по выплате заработной платы (70) или по выданным в подотчет суммам (71), а также все счета налогов (68) и страховых взносов (69), учета выручки (90), доходов и расходов (91), прибыли/убытка (84,99).
Такие счета могут увеличиваться и по дебету, и по кредиту в зависимости от типа задолженности, которая на них отражается, и иметь сальдо как по дебету, так и по кредиту. Например, счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»: если зарплата выплачена не вся, то сальдо будет кредитовое; если выплачен аванс, но конец месяца еще не наступил и начисление зарплаты не производилось, сальдо будет дебетовое, и это в учете допустимо.
Субсчета
Некоторые активно-пассивные (АП) счета разбиты на субсчета, которые, в свою очередь, являются только активными (А) или только пассивными (П), например, счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" (АП) имеет субсчета: 62.01 (А), на котором отражается только задолженность покупателей, и 62.02 (П), на котором отражаются только авансы покупателей. Так же делится и счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (АП). При таком способе учета в балансе дебиторская и кредиторская задолженность будет отражена не сводно одной суммой, а в разбивке субсчетов: например, в активе и в пассиве могут отразиться расчеты с одним и тем же контрагентом, если по одному договору у него долг, а по второму предоплата, не закрытая отгрузкой.
Счета учета доходов, расходов и выручки также делятся на субсчета:
90 «Продажи» (АП); 90.01 «Выручка» (П); 90.02 «Себестоимость продаж» (А); 90.03 "Налог на добавленную стоимость" (А).
91 «Прочие доходы и расходы» (АП); 91.01 «Прочие доходы» (П); 91.02 «Прочие расходы» (А).
Далее все дебетовые остатки по счетам попадут в актив при формировании баланса, а кредитовые – в пассив (в следующей статье мы рассмотрим взаимосвязь оборотно-сальдовой ведомости с балансом).
На практике в процессе ведения учета важно не допускать отрицательных остатков по субсчетам (для этого перед формированием отчетности необходимо контролировать оборотно-сальдовую ведомость на предмет "красного сальдо"), тогда все виды отчетов по задолженности будут отражать правильные цифры, и финансовый результат будет формироваться корректно.