Эту статью мы решили написать после успешного внедрения нашего решения в одном из Event-агентств. Команда организует много праздников и мероприятий еженедельно — от детских дней рождений до выездных корпоративов.
Опыт внедрения оказался настолько успешным, что вскоре к нам обратились и другие агентства с похожими запросами: «Сделайте нам так же». Так появилась понятная модель автоматизации, которая помогает event-компаниям:
- избежать хаоса в расписании;
- убрать ручной труд;
- повысить качество обслуживания клиентов.
С чем к нам обратились
Клиент столкнулся с типичными проблемами для Event-сферы:
📱 Заявки поступали через WhatsApp, сайт и звонки, но фиксировались вручную в таблицах.
🧩 Аниматоры и подрядчики получали информацию о мероприятиях через звонки, голосовые и пересылки скриншотов.
❌ Часто возникали накладки по времени и составу команды.
📆 Не было прозрачного календаря, где можно было бы быстро свериться с занятостью сотрудников и залов.
⏳ Организаторы тратили 1–2 часа в день только на то, чтобы «собрать всех по кусочкам».
Главный запрос звучал просто:
«Нам нужно собрать заявки в одном месте и синхронизировать с расписание, чтобы все участники команды получали автоматически актуальную информацию — без звонков, скриншотов и ошибок в свой календарь».
Решение: amoCRM + Google Календарь
Мы предложили простую и эффективную связку:
amoCRM стала центром управления заявками и сделками,
Google Календарь — инструментом которым уже все пользовались для отображения задач для команды на местах: аниматоров, ведущих, декораторов и т. д.
Как работает автоматизация на практике
1. Входящие обращения — создаётся сделка
Клиент звонит, пишет в WhatsApp, Telegram или оставляет заявку на сайте. Интеграции автоматически создают сделку в воронке продаж в amoCRM:
2. Подтверждение и выбор команды
Менеджер уточняет и заполняет детали в карточки Сделки amoCRM (дата, место, состав гостей, услуги) и переходит на стадию «Подтвердили бронь». В системе проверяется доступность команды через связанный календарь.
3. Создаётся событие в Google Календаре
При подтверждении автоматически создаётся событие в Google Календаре с полной информацией:
- имя клиента,
- дата и время,
- адрес мероприятия,
- количество гостей,
- состав команды,
- услуги (фотограф, шоу, кейтеринг),
- остаток по оплате.
📅 Календарь доступен каждому исполнителю прямо на телефоне — больше не нужно звонить или пересылать детали вручную.
При этом по одной сделке можно автоматически создать несколько событий в разные календари с нужной информацией. Это позволяет гибко разграничить обязанности между участниками процесса и показывать каждому только ту часть данных, которая ему необходима.
4. Синхронизация и обновления
Если клиент переносит время или меняет условия, менеджер корректирует информацию в amoCRM и событие обновляется автоматически во всех календарях, это максимально удобно🔥.
5. Сбор обратной связи
После мероприятия аниматор/ведущий может оставить комментарий и прикрепить фото в карточку события через специальную форму/ссылку amoCRM, прямо через свой телефон без дополнительных приложений. Это помогает оперативно закрывать сделки и собирать материалы для соцсетей и отчётов.
Почему Google Календарь — ключевой элемент.
📱 Простой и привычный интерфейс Организаторы, подрядчики и артисты получают доступ к своим задачам прямо на смартфоне — не нужно осваивать новые системы.
⚡ Синхронизация в реальном времени Все изменения в расписании моментально отражаются у всех участников — это устраняет недоразумения и лишнюю коммуникацию.
🔔 Уведомления и напоминания Исполнители получают автоматические напоминания о событиях, что снижает риски срывов и опозданий.
🧘 Меньше стресса в команде Все уверены, что работают с одной и той же актуальной информацией. Это помогает организовывать мероприятия спокойно и без спешки.
🎯 Гибкая настройка событий По одной сделке можно создавать несколько событий в разные календари — например, отдельно для координатора, технической команды и подрядчиков. Каждый получает только релевантную ему информацию.
Результаты внедрения
Компания почувствовала эффект в первые же недели:
🔻 -40% накладок. Все знают, куда ехать и что делать.
⚡ В 4 раза быстрее подтверждение. Менеджеры видят всё в одном окне.
📈 Рост выручки. Освободившееся время потратили на продажи.
💬 Больше положительных отзывов. Родители и заказчики отмечают слаженную работу.
Что под капотом
Наше решение — это не просто виджет, а проверенная рабочая связка бизнес процессов через amoCRM + Google Календарь для задач event-агентства:
- Сопоставление стадий воронки и типов мероприятий
- Автозаполнение событий календаря из масок полей сделки
- Настройка отдельных календарей на каждого сотрудника
- Возможность обновлять события вручную и автоматически
- Удаление отмененных событий и многое другое.
Итоги
Если вы — Event-агентство, которое устало от хаоса в расписании и ручной пересылки данных, связка amoCRM + Google Календарь — это простой путь к порядку и росту качества сервиса.
Мы уже внедрили решение в нескольких агентствах в Санкт-Петербурге и Москве результат.
Готовы рассказать и показать, как это может работать у вас.
💡Пишите нам или оставьте заявку на сайте, будем рады внедрить данный подход в ваше Event-агентство. Или вы можете самостоятельно установить протестировать на сайте.
Сайт: dicitech.com
Telegram: dici_tech_bot
Whatsapp: +7 965 593 26 46