Проведение больничного листа уволившегося сотрудника в 1С имеет свои особенности, так как он уже не состоит в штате организации на момент предоставления больничного. Важно правильно отразить это в учете для корректного расчета пособия и его выплаты.
Общий порядок действий:
Получение и регистрация больничного листа:
Сотрудник должен предоставить вам оформленный надлежащим образом больничный лист (электронный или бумажный). Убедитесь, что больничный лист выдан в течение 30 календарных дней после увольнения (это одно из основных условий для выплаты пособия).
Проверка данных сотрудника:
Убедитесь, что в 1С правильно указаны данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, ИНН) и что он действительно был уволен.
Ввод данных больничного листа в 1С:
Не нужно создавать документ “Больничный лист”. Вместо этого используется специальный механизм для учета пособий бывшим сотрудникам.
Расчет пособия по временной нетрудоспособности:
1С автоматически рассчитает пособие исходя из среднего заработка сотрудника за предыдущие два календарных года. Важно проверить правильность данных для расчета среднего заработка (начисления за предыдущие два года).
Выплата пособия:
Пособие выплачивается сотруднику в течение 10 календарных дней со дня предоставления им больничного листа. Выплату можно произвести через кассу или перечислением на банковский счет сотрудника.
Отражение выплаты в учете:
В 1С формируются проводки по начислению и выплате пособия. Пособие облагается НДФЛ и страховыми взносами (за исключением взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний).
Формирование и предоставление отчетности в СФР (ранее ФСС):
Информация о выплаченном пособии отражается в форме ЕФС-1.
Инструкция для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП ред. 3.1):
Ввод данных больничного листа:
Раздел: Зарплата -> Пособия за счет ФСС (СФР). Нажмите кнопку “Создать” -> “Сведения о пособиях”. Организация: Выберите вашу организацию. Сотрудник: Выберите уволенного сотрудника из справочника “Физические лица”. (Убедитесь, что в карточке физического лица указан СНИЛС). Вид пособия: Выберите “Пособие по временной нетрудоспособности (бывшим сотрудникам)”. Период нетрудоспособности: Укажите даты начала и окончания больничного. Причина нетрудоспособности: Выберите причину нетрудоспособности из справочника. Страховой стаж: Укажите страховой стаж сотрудника (это нужно для расчета процента оплаты больничного). На вкладке “Оплата”:
Проверьте расчет суммы пособия. 1С должна автоматически рассчитать сумму пособия, исходя из среднего заработка сотрудника и страхового стажа. При необходимости, откорректируйте сумму пособия (например, если есть ограничения по максимальному размеру пособия). Укажите способ выплаты пособия: “Через кассу” или “Перечислением на счет в банке”. Укажите дату выплаты пособия.
Вкладка “Дополнительно”: Заполнять не обязательно. Проведите и закройте документ “Сведения о пособиях”.
Выплата пособия:
Если выплата через кассу:
Раздел: Банк и касса -> Касса -> Выдача наличных. Вид операции: Выдача заработной платы по ведомостям. Укажите организацию, кассу, дату выплаты и сумму выплаты. В поле “Основание” укажите “Выплата пособия по временной нетрудоспособности бывшему сотруднику”. В табличной части “Выплачиваемая зарплата” добавьте строку с указанием сотрудника и суммы пособия. Проведите и закройте документ.
Если выплата перечислением на счет в банке:
Раздел: Банк и касса -> Банковские выписки. Создайте документ “Списание с расчетного счета”. Вид операции: Перечисление заработной платы сотруднику. Укажите организацию, расчетный счет, дату списания и сумму выплаты. В поле “Получатель” выберите уволенного сотрудника из справочника “Физические лица”. В поле “Назначение платежа” укажите “Перечисление пособия по временной нетрудоспособности бывшему сотруднику”. Проведите и закройте документ.
Отражение удержанного НДФЛ (если необходимо):
В документе “Сведения о пособиях” НДФЛ должен рассчитываться автоматически. В платежном документе (Выдача наличных или Списание с расчетного счета) НДФЛ также должен отражаться автоматически.
Формирование отчетности в СФР (ЕФС-1):
Раздел: Отчетность, справки -> 1С-Отчетность (или аналогичный раздел для сдачи отчетности). Создайте отчет ЕФС-1. Заполните отчет. Информация о выплаченном пособии бывшему сотруднику должна автоматически попасть в отчет. Проверьте и отправьте отчет в СФР.
Важные моменты:
Условие выплаты пособия: Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается бывшему сотруднику, если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после дня прекращения работы по трудовому договору. Сумма пособия: Сумма пособия зависит от страхового стажа сотрудника. Если стаж менее 5 лет, то оплачивается 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, более 8 лет — 100%. Максимальный размер пособия: Пособие ограничивается максимальным размером, установленным законодательством. Налогообложение: Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, но не облагается взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Сроки выплаты: Пособие должно быть выплачено в течение 10 календарных дней со дня предоставления больничного листа. Отражение в отчетности: Обязательно отразите информацию о выплаченном пособии в форме ЕФС-1. Бухгалтерский учет: Проверьте правильность проводок, сформированных в бухгалтерском учете.
Пример проводок:
Начисление пособия:
Дт 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” Кт 69.01 “Расчеты по социальному страхованию” — Начислено пособие по временной нетрудоспособности бывшему сотруднику.
Удержан НДФЛ:
Дт 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” Кт 68.01 “Налог на доходы физических лиц” — Удержан НДФЛ с суммы пособия.
Выплата пособия:
Дт 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” Кт 50 “Касса” (или 51 “Расчетные счета”) — Выплачено пособие бывшему сотруднику из кассы (или перечислено на расчетный счет).
Важно!
Проверьте актуальность законодательства и методических указаний, так как они могут меняться. Если у вас возникли вопросы или сомнения, обратитесь к специалисту по заработной плате и кадровому учету или к консультанту по 1С.
Следуя этим инструкциям, вы сможете правильно провести больничный лист уволившегося сотрудника в 1С:ЗУП и отразить все операции в учете.