С 2021 года в России официально разрешено вести кадровые документы в электронном виде. Это огромный шаг вперед для бизнеса. Многие компании уже перешли на электронный документооборот — но далеко не все решили вопрос с правильным хранением этих документов.
Но, к сожалению, даже такая хорошая инициатива не обходится без сложностей. Риски, проблемы, штрафы – все это мешает бизнесу использовать КЭДО в полном объеме. В такой ситуации на помощь приходит «1С:Кабинет сотрудника»
Немного о важном: сроки хранения кадровых документов
С помощью простой, но очень полезной таблицы, напоминаем:
А теперь – к делу.
Электронные расчетки без КЭДО? Формально можно. Но риски — на вашей стороне
По закону (ст.136 ТК РФ) работодатель обязан извещать каждого сотрудника о составе его зарплаты, удержаниях и итоговой сумме к выплате. Это не рекомендация, а прямая обязанность.
На практике расчетные листки часто высылаются по почте, в мессенджеры или просто отдаются «под роспись». Формально это допустимо, если такой порядок прописан во внутренних документах. Но — и это важно — Минтруд прямо рекомендует использовать электронный документооборот.
Если у вас нет КЭДО, вы как бы балансируете на грани: судебная практика допускает электронные рассылки, но инспектор при проверке может посчитать иначе. А за нарушение:
- от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц или индивидуальных предпринимателей,
- от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.
И все это из-за одного «неподтвержденного» листка.
С КЭДО таких вопросов не возникает. Подтверждение доставки — есть. Подпись сотрудника — есть. Все хранится и легко поднимается в нужный момент.
До 5 800 ₽ экономии в год — на одного сотрудника. Без потери в качестве.
Если вы все еще сомневаетесь, стоит ли переходить на электронный документооборот, давайте разберемся, какие конкретные плюсы принесет «1С:Кабинет сотрудника». Это не просто софт для документов, а полноценный инструмент для организации рабочего процесса, который сэкономит время и деньги.
Откуда цифра? Мы примерно подсчитали, сколько документов в среднем оформляется на одного сотрудника — посчитали бумагу, печать, картриджи, курьеров. А потом добавили к этому хранение бумажных архивов и время, которое тратят сотрудники отдела кадров.
С КЭДО все проще: документы подписываются онлайн, без беготни и ожиданий. Специалисты по кадрам меньше отвлекаются на рутину, а сотрудники не теряют время. И вот вам результат — экономия на расходах и на трудозатратах.
Как с переходом на КЭДО вам поможет «1С:Кабинет сотрудника»
Это не отдельная программа и не сложный модуль. Это удобный встроенный сервис, который работает прямо в вашей 1С. Он позволяет полностью перевести взаимодействие сотрудников с бухгалтерией и отделом кадров в цифровой формат — законный, защищенный и удобный.
- Выдает расчетные листки в электронном виде — с подтверждением получения.
- Дает сотрудникам доступ к остаткам отпусков, справкам, истории зарплат — в один клик.
- Позволяет сотруднику заказать справку через систему — без звонков, почты, мессенджеров.
- Автоматически уведомляет об издании приказа — и собирает подписи об ознакомлении.
- Позволяет согласовывать отпуск и замещения прозрачно, с фиксацией всех действий.
- Работает в рамках законодательства, с хранением данных в России.
- Настраивается под конкретные процессы вашей компании. Хотите изменить логику уведомлений, добавить шаблоны справок или подключить несколько филиалов — все возможно.
И все это из-за одного «неподтвержденного» листка.
С КЭДО таких вопросов не возникает. Подтверждение доставки — есть. Подпись сотрудника — есть. Все хранится и легко поднимается в нужный момент.
Переход на КЭДО — это не сложно. Разберем шаги.
Цифровой кадровый документооборот — не про «когда-нибудь потом». Это уже давно норма для тех, кто хочет упростить работу, снизить риски и перестать тонуть в бумагах. Вот как можно перейти на КЭДО быстро и без боли:
- Шаг 1. Выбираете, что переводите в цифру.
Расчетные листы? Отпуска? Заявки на справки? Вы сами решаете, какие процессы оставить в прошлом. Сотрудников просто уведомляете о переходе — и включаете новый порядок в локальные документы. - Шаг 2. Настраиваете «Кабинет сотрудника».
Добавляете сотрудников — сразу всех или начинаете с одного отдела. Настраиваете роли, уровни доступа, кому что видно, и кто что может. У каждого появляется свой личный кабинет: без лишних вопросов, звонков и беготни по кабинетам. - Шаг 3. Автоматизируете рутину.
Теперь расчетные листки приходят автоматически, заявки на отпуск не теряются, справки формируются за пару кликов. А отдел кадров и бухгалтерия могут заниматься делом, а не бесконечными просьбами «пришлите еще раз».
С КЭДО и «1С:Кабинет сотрудника» все работает четко, быстро и по правилам. И самое главное — это удобно и для сотрудников, и для вас.
Кейс: как один сервис освободил бухгалтерии 40 часов в месяц
В компании со 150 сотрудниками, включая удаленные и филиалы, весь кадровый документооборот раньше велся вручную.
Расчетные листки печатались, справки запрашивались по телефону, отпуска согласовывались по почте. Бухгалтер постоянно отвлекалась, работала по вечерам, сотрудники нервничали и теряли время.
После внедрения «1С:Кабинет сотрудника» 100% расчеток стали подтверждаться в электронном виде, справки — оформляться через систему, а отпуска и замещения — согласовываться в понятной цепочке. Бухгалтер перестала перерабатывать, сотрудники получили доступ ко всем нужным данным без звонков и мессенджеров.
Экономия — 40+ часов рабочего времени бухгалтера в месяц, снижение ошибок, меньше конфликтов и полная готовность к любой проверке.
Вы можете протестировать сервис абсолютно бесплатно в течение 45 дней. Никаких обязательств. Просто взять и посмотреть, как изменится работа отдела уже на первом этапе.