Самозанятые работают проще, чем ИП или ООО. Но проще — не значит «без документов». Если вы дизайнер, копирайтер, коуч или бухгалтер, то уже привыкли отправлять клиентам чек. Но иногда клиенту мало просто чека — он просит больше бумаг, и тут возникают вопросы.
Разберемся, какие документы нужны самозанятым, почему их требуют, и как сделать так, чтобы бумаги не стали головной болью.
Какие документы должен предоставить самозанятый
Самозанятые не ведут бухгалтерию и не обязаны открывать счёт в банке. Но подтверждать доходы и статус нужно по закону. Клиенты и компании могут попросить разные документы, чтобы не получить штрафы и правильно списать расходы.
Что обычно просят клиенты:
- Чек об оплате — главный документ самозанятых. Формируется в приложении «Мой налог», заменяет кассовый чек и подтверждает факт оплаты.
- Справку о постановке на учёт — официальная бумага от ФНС, которая подтверждает, что вы самозанятый. Легко скачивается в приложении «Мой налог».
- Акт выполненных работ — не обязателен, но компании часто его требуют, чтобы закрыть расходы.
- Договор ГПХ — защищает самозанятого и клиента, прописывает условия работы, стоимость услуг и ответственность сторон.
- Счёт на оплату — нужен, если клиент оплачивает безналично, помогает компании оформить платёж.
- Товарный чек — бывает нужен при продаже товаров. Самозанятый вправе его выдавать, но по желанию.
Эти бумаги защищают вас и ваших клиентов от проблем с налоговой и позволяют быстро и без претензий получать оплату.
Договоры и акты без рутины
Сервис самозанятых помогают создавать договоры и акты по готовым шаблонам за несколько минут. Не нужно разбираться в юридических нюансах и тратить силы на согласование документов.
Еще больше полезных статей и гайдов в моем блоге: https://npd-freelance.ru
Что может запросить клиент дополнительно
Некоторые клиенты — особенно крупные компании — могут запросить дополнительные документы, которые на первый взгляд кажутся необычными. Но если вы работаете с корпоративными заказчиками, стоит быть готовым.
Что могут попросить дополнительно:
- Копию паспорта и ИНН — нужны бухгалтерии клиента, чтобы подтвердить личность и правильно оформить документы.
- Отказное письмо — если ваш товар или услуга не подлежит сертификации.
- Документы, подтверждающие квалификацию или право на деятельность — например, если вы психолог, репетитор или массажист. Они не обязательны по закону, но некоторые заказчики, особенно крупные компании, могут просить такие бумаги в рамках внутренней проверки исполнителя.
- Страховой полис — например, если вы дизайнер и берётесь за дорогой проект, клиент может перестраховаться и попросить страховку.
- Налоговую справку об уплате налогов — нужна редко, но банки и крупные клиенты могут запросить такую бумагу.
Эти документы не понадобятся в 90% случаев, но лучше заранее иметь их под рукой, чтобы не упустить крупный заказ или постоянного клиента.
Как подтвердить статус самозанятого
Когда заказчик впервые работает с самозанятым, ему важно убедиться, что вы действительно зарегистрированы. Подтверждением служит только один официальный документ — справка из ФНС.
В ней указаны:
- ваше ФИО и ИНН,
- дата регистрации,
- налоговый режим («налог на профессиональный доход»).
Справка скачивается онлайн и предоставляется клиенту за минуту.
Итог: какие документы самозанятый должен иметь всегда
Если коротко, то минимальный набор документов, которые должны быть всегда под рукой:
- Паспорт и ИНН,
- Справка о регистрации самозанятого,
- Чеки, сформированные в «Моём налоге»,
- Договоры и акты, если работаете с компаниями.
Чем больше бумаг у вас уже готово, тем меньше будет вопросов от клиентов и быстрее пройдет оплата.