Проектная CRM помогает налаживать взаимоотношения с клиентами и контролировать все аспекты бизнеса: от получения заявок и планирования до успешного завершения проекта и учета финансов. Одна из комплексных систем для бизнеса, которая закрывает все потребности проектных организаций, — Аспро.Cloud. Эта CRM-система подходит для архитектурных и строительных компаний, планировщиков инженерных систем и конструкторских бюро.
В статье расскажем:
- чем Аспро.Cloud выгодно выделяется от конкурентов;
- как CRM-система для проектной деятельности помогает решать задачи бизнеса;
- какие инструменты Аспро.Cloud сделают работу компании еще эффективнее.
👉 Узнать о возможностях системы для проектных организаций
Преимущества Аспро.Cloud
Аспро.Cloud — облачный сервис от отечественных разработчиков, который входит в Реестр российского программного обеспечения. Благодаря этому пользователи системы:
- внедряют ее в работу коммерческих и государственных организаций;
- оплачивают сервис в российской валюте удобным способом;
- не переживают за блокировку платформы из-за санкций.
Аспро.Cloud — российская CRM-программа для проектов, которая включает множество модулей для эффективной работы бизнеса, в том числе управления сложными проектами.
Система позволяет:
👉 Узнать о других возможностях
Чтобы попробовать инструменты, достаточно зарегистрироваться в системе, привязывать карту не потребуется. В течение 14 дней для вас будет открыт доступ ко всем возможностям и модулям. Это поможет бесплатно протестировать полный функционал системы. После завершения тестового периода можно остаться на бесплатном тарифе или оформить платную подписку с расширенным функционалом.
👉 Попробовать бесплатно
Какие особенности отмечают пользователи системы:
- мобильное приложение позволяет в любой момент контролировать работу команды и всегда оставаться на связи;
- оплата за команду, а не за каждого пользователя, дает возможность включать в работу сторонних исполнителей или стажеров без дополнительных расходов;
- дружелюбный интерфейс, подсказки и обширная пользовательская документация помогают быстро вникнуть в нюансы работы и начать пользоваться сервисом с первого дня;
- встроенные интеграции с 1С, банками, телефонией, электронной почтой и мессенджерами позволяют работать с информацией из одного окна.
Если вы хотите познакомиться с системой и узнать, подходит ли она для вашего бизнеса, запишитесь на бесплатную онлайн-демонстрацию. В течение 30 минут специалист по внедрению сервиса расскажет об инструментах, которые помогут вашей команде работать эффективнее. Для этого достаточно только заполнить бриф и выбрать удобное время.
👉 Записаться на демо
Какие задачи решает CRM для проектировщиков
Посмотрим на примере инжиниринговой компании «Водолей». Она занимается проектированием систем водоснабжения и водоотведения на крупных промышленных объектах. На старте бизнеса под началом директора работали:
- 3 команды инженеров-проектировщиков;
- геодезист;
- специалист по охране окружающей среды.
Со временем штат разросся пропорционально заказам: теперь под началом директора уже находится 10 команд и еще 6 отдельных специалистов. В работе параллельно может находиться до 20 крупных объектов. А оборот компании исчисляется миллионами. Как всем этим управлять?
Руководитель принимает решение о внедрении CRM-системы для проектного бизнеса Аспро.Cloud. Посмотрим, какие задачи «Водолея» помогает решить CRM.
Проектное планирование
В CRM для ведения проектов можно разбивать работу на основные вехи и этапы, а затем создавать внутри них задачи и подзадачи. Все этапы работы можно отображать в разном виде — списком, карточками на канбан-доске и диаграммой Ганта.
В Аспро.Cloud можно создавать детальные планы каждого объекта, учитывать сроки, исполнителей, бюджет и другие ресурсы. Такое подробное планирование в CRM для работы с проектами помогает:
- Избегать перерасхода бюджета. Когда все задачи известны и учтены заранее, можно более точно оценивать временные и денежные ресурсы на проект во время планирования.
- Обосновывать стоимость работы заказчикам. Подробное планирование дает возможность лучше презентовать услуги и отрабатывать возражения по цене.
- Получать оплаты частями. Можно формировать счета на основе тех работ, которые завершены на одном этапе. Разбивка всех задач на этапы и вехи помогает объединять финансовые затраты на каждое направление работ.
- Укладываться в дедлайны. На диаграмме Ганта и канбан-доске отмечены сроки каждого этапа. Это помогает команде понимать, когда нужно приступать к задачам, а когда — завершить работы. А если что-то идет не по плану, вы сможете в два клика сместить задачи, даже связанные.
Как «Водолей» работал с проектами до внедрения CRM-системы
До CRM в «Водолее» ситуация была близка к хаосу. Руководитель не знал, в каком проекте появилась проблема, например:
- где допущен перерасход бюджета,
- почему сорвался дедлайн;
- на каком проекте не хватает рабочих рук.
Оценка сроков часто оказывалась неточной еще на этапе инициации проекта — это приводило к неправильному распределению ресурсов и некорректной оценке стоимости работ. Плохое планирование усугублялись потерей важных документов.
В результате клиенты часто выражали недовольство, а репутация компании ухудшалась. Еще один неприятный момент — ответственность часто ложилась на плечи отдельных рядовых сотрудников, хотя они в одиночку не могли исправить ситуацию.
Как изменилась работа после внедрения СРМ-системы для проектных организаций
Когда в компанию поступает новый заказ, работа начинается с детального планирования в системе. Руководитель разбивает работу на четкие этапы, вехи и задачи со сроками выполнения и ответственными сотрудниками.
Руководитель на одном виджете видит, как проходит работа по всем проектам. Благодаря этому, «Водолей» реже допускает просрочки по заказам: клиенты получают заказы в срок, а сотрудники работают по четкому плану и не перекидывают ответственность друг на друга.
Контроль проектных бюджетов
В системе проекты имеют подробную детализацию по поступлениям и списаниям со счетов. Сервис сам рассчитывает рентабельность каждого проекта, а также следит за кассовым разрывом.
Финансовый модуль в Аспро.Cloud помогает:
- Контролировать общую прибыль компании и оценивать рентабельность отдельных проектов. Так вы сможете найти убыточные направления, изменить ценообразование на свои услуги и сделать акцент на более прибыльных работах.
- Предотвращать кассовый разрыв. В сервисе можно вести платежный календарь и заносить в него все плановые поступления и списания. С этим инструментом вы заранее будете знать, сколько денег будет на счету компании, когда понадобится сделать закупку, оплатить кредит или выдать сотрудникам зарплату.
- Выставлять счета и акты. Вы сможете формировать и отправлять счета заказчикам прямо из системы. Это снизит вероятность ошибки и ускорит процесс расчетов с контрагентами.
- Прогнозировать денежный поток в рамках одного проекта. Система учета поможет сравнивать план и факт. Наглядные графики покажут финансовую картину, а детализация подскажет, где причина отклонения фактических расходов от планируемых.
- Объединять проекты в портфели. Например, все заказы по строительству — в одну группу, а по благоустройству участков — в другую. Так вы сможете комплексно анализировать финансы по направлениям работы.
Как «Водолей» вел финансовый учет до внедрения CRM
В «Водолее» авансовая система расчетов. Из-за того, что деньги по всем объектам находятся на одном счете, часто бюджет распределялся неправильно. Например, заказчик перечислил аванс, а эти деньги ушли на реализацию другого проекта. Когда нужно было закупать материалы, оказалось, что денег на счету нет. Что делать? Приходилось или снова брать «взаймы» из другого заказа, или ждать оплаты от другого клиента. Иногда «Водолей» даже брал кредиты для завершения проектов, хотя по отчетам прибыль в компании есть.
Как изменилась работа после внедрения CRM-системы для ведения проектов
Компания начала вести раздельный учет финансов по каждому проекту. В системе фиксируются все поступления и расходы, а руководитель отслеживает движение средств по каждому заказу. Платежный календарь помогает избегать кассовых разрывов: расходы на объект оплачиваются теперь только из авансовых средств.
Автоматизация рутинных действий
С СРМ проектная деятельность остается приоритетом для команды, а организацией небольших, но трудоемких задач займется система. Если настроить автодействия, можно:
- Доверить CRM выставление и отправку счетов. После завершения задачи система сама будет формировать закрывающие документы для сделки и отправлять контрагенту. Менеджеры не будут тратить на это время, а клиент получит максимально быстрое обслуживание.
- Автоматически распределять новые задачи на менеджеров. Когда в CRM попадает новая сделка, система сама ставит задачу на менеджера. Теперь ни один лид не будет потерян, а все заявки будут обрабатываться сразу после их поступления.
- Получать автоматические уведомления, если задача в проекте долго не двигается. Когда карточка с задачей долго не меняет статус, руководить получает уведомление. Так он может быстро отреагировать и решить проблему с задержкой сроков.
Как «Водолей» работал без автодействий
За последний год штат сотрудников «Водолея» стремительно расширялся. Постоянная проблема — обучение стажеров и контроль за их задачами. Часто стажеры уже выполняли какую-то работу по проектированию, но допускали ошибки или долго разбирались в ТЗ. Приходилось переделывать чертежи или отрываться от работы, чтобы помочь.
Что изменилось после внедрения СРМ-системы для проектной организации
Руководитель поставил автодействие: ко всем задачам стажеров система сама добавляет наблюдателей — более опытных проектировщиков. CRM отправляет им уведомления обо всех изменениях статуса задач стажеров. Так они могут оперативно помогать и контролировать их работу.
Анализ бизнес-показателей
Сервис Аспро.Cloud собирает информацию о всех бизнес-процессах компании: сделках, задачах, проектов и финансов компании. Руководитель может следить за показателями с помощью интерактивных виджетов или отчетов.
С помощью CRM проектная деятельность компании будет под контролем. Вот что можно анализировать в сервисе:
- Количество проектов в портфеле. Вы сможете наглядно посмотреть, какое направление деятельности самое востребованное и рентабельное. Это поможет вам строить долгосрочные планы, опираясь на конкретные цифры, а не на субъективные ощущения.
- Выполнение проекта в формате план/факт. Вы точно узнаете, как реальная работа отличается от планирования, где допущены ошибки. Например, вы сможете найти причины расхождений по срокам или перерасхода бюджета.
- Затраченное на проект время. Анализ времени на работу поможет точнее распределять ресурсы при планировании в будущем, а также определять цену на разные услуги.
Как «Водолей» анализировал показатели до внедрения CRM
Руководитель не знал точно, сколько рабочих часов уходило у сотрудников на каждый проект, а учитывал только общие дедлайны. Из-за этого две услуги, проектирование водопровода в коммерческом и промышленном здании, стоили одинаково, хотя сложность и трудозатраты были совершенно разные. Это вело к убыткам и неправильному распределению ресурсов. А еще команды проектировщиков всегда хотели взять коммерческие объекты, а не промышленные — ведь работа по ним проще, а цена одинаковая.
Как изменилась работа после внедрения СРМ для проектировщиков
Через два месяца регулярного сбора данных руководитель «Водолея» смог пересмотреть систему ценообразования. Он начал учитывать фактическое время выполнения проектов и трудозатраты. В результате:
- возросла прибыльность компании;
- расходы трудовых и временных ресурсов были оптимизированы;
- руководитель начал управлять ценами на основе данных, а не только на основе предположений;
- сотрудники получили корректные зарплаты, исходя из сложности проектов.
Распределение нагрузки на сотрудников
В Аспро.Cloud все задачи по проектам можно открыть списком или на канбан-доске. Это позволяет:
- Ставить приоритеты. Если появилось срочное дело, отметьте в карточке с задачей высокий приоритет. Исполнитель возьмет ее в работу в первую очередь, и важное дело не потеряется среди большого списка второстепенных задач.
- Распределять нагрузку по командам. Если в работу поступил новый проект, можно посмотреть по загрузке исполнителей, кто сейчас может взять клиента. Так вы сможете равномерно распределять работу между сотрудниками и командами.
- Привлекать сторонних подрядчиков. Если команда загружена, можно нанять специалистов на аутсорсе и также ставить им задачи на общей доске.
Как в «Водолее» распределяли работу до CRM
Руководитель распределял заказы по проектным группам в порядке очереди. Если команда освобождалась, то могла взять проект вне очереди. В целом, это работало, хотя находились и недовольные: исполнители жаловались, что им дают более сложные и долгие проекты.
Самая большая проблема была с сотрудниками, которые не входят в проектные группы, а работают со всеми. Например, это юристы, геодезисты, специалисты по охране природы. У них был сложный график, часто случались накладки или, наоборот, свободные дни. Например, эколог мог неделю быть свободен, а потом внезапно понадобиться сразу в трех проектах.
Как изменилась работа после внедрения CRM-системы для проектных продаж
Руководитель «Водолея» установил лимит на количество задач для внепроектных сотрудников. Когда потребность в их услугах превышала установленный лимит, компания подключала специалистов на аутсорсе. Это позволило избежать перегрузки сотрудников, обеспечить равномерное распределение работы и повысить эффективность использования ресурсов.
Эффективная коммуникация с клиентом
В CRM для проектных продаж можно вести сделки с клиентами и сохранять всю информацию о заказчиках в базе системы.
Что это дает:
- Все сделки под контролем. С момента заявки каждая сделка попадает в воронку продаж. Вы видите, на каком этапе находятся переговоры, когда выполнять работу, а когда — ждать оплату.
- Документация по сделке больше не теряется. Вам не нужно искать договор или счет на оплату в разных папках на ПК, мессенджерах или почтовых ящиках — просто отфильтруйте все документы по контрагенту в CRM, чтобы найти нужный файл.
- Информация о клиенте и история переписки хранятся в одном окне. Неважно, в каком мессенджере вы общаетесь с клиентом — все попадает в CRM. В системе вы найдете контактные данные заказчика и информацию о заключенных сделках.
- База клиентов формируется автоматически. Можно в любой момент найти нужный контакт в системе и повторно связаться с ним.
Как в «Водолее» общались с клиентами до CRM
До CRM клиентская база в «Водолее» велась вручную. К чему это привело:
- менеджеры иногда забывали вносить информацию в клиентскую базу;
- переписка с заказчиками хранилась в разных источниках: электронные письма, мессенджеры, соцсети, сообщения и контакты терялись со временем или уходом менеджера из компании;
- было сложно найти корректные данные о клиенте.
Что изменилось после внедрения CRM для учета клиентов по проектам
Система автоматически заводит карточки клиентов и вносит в них информацию о заказчике. Сегментация заказчиков помогла настроить автоматические рассылки и запускать маркетинговые кампании — это помогло укрепить отношения с существующими клиентами и привлечь новых. Все коммуникации с клиентами стали централизованными: сотрудникам стало удобнее общаться с заказчиками, а руководителю — следить за перепиской через систему.
Привлечение подрядчиков
В CRM-системе для проектной организации Аспро.Cloud можно настраивать гибкий доступ к разделам и инструментам сторонним пользователям. Например, если в проекте участвует подрядчик, можно дать ему гостевой доступ в систему.
Благодаря этому:
- Вы не беспокоитесь за утечку информации. Просто закройте для просмотра клиентскую базу, финансовую отчетность и другие конфиденциальные разделы — подрядчик увидит в системе только то, что касается его работы напрямую.
- Можно быстро рассказать о требованиях к выполнению проекта. Дайте подрядчику внешний доступ к системе и откройте базу знаний для просмотра. В статьях для внутреннего пользования можно записать всю полезную информацию: инструкции, чек-листы, правила, чтобы не пришлось каждый раз тратить на обучение много времени.
- Вы контролируете работу подрядчиков. Можно ставить на них задачи, призывать к ответу в комментариях и следить за выполнением поручений — все так же, как и со штатными сотрудниками.
Как «Водолей» работал с подрядчиками без CRM
Когда нужно было пригласить стороннего специалиста, вся ответственность за его работу ложилась на плечи руководителя проектной группы. Он обучал, устно давал поручения, постоянно проверял выполнение работы и, в целом, отвечал за него. Работа с подрядчиком часто занимала так много времени руководителя, что он не успевал заниматься своими прямыми обязанностями.
Что изменилось после внедрения СРМ для ведения проектов
Руководитель проектной группы приглашает подрядчика в систему и дает ему доступ только к нужной информации и инструментам. В CRM находятся все задачи, сроки и коммуникации. Это делает работу со сторонними специалистами прозрачной. Руководитель точно знает, за что он платит деньги и когда будет выполнена работа.
Чем еще Аспро.Cloud может помочь бизнесу
В СРМ для проектных менеджеров встроено много дополнительных возможностей, которые оптимизируют бизнес-процессы компании и помогают сотрудникам работать эффективнее, например:
- не пропускать важные события помогут напоминания и события в календаре;
- общаться с коллегами можно во встроенном чате системы — личном или групповом;
- привлекать сотрудников к ответу и обсуждать задачи в комментариях к ним;
- делиться опытом с новичками и хранить полезные материалы о проектировании — CRM-система предлагает в базе знаний;
CRM для проектной работы Аспро.Cloud помогает вашему бизнесу расти без рутины и организационных трудностей. Система подходит для работы и масштабирования любой проектной организации — от небольшого конструкторского бюро до группы компаний со множеством филиалов по стране.
💡 Попробуйте CRM для проектной организации бесплатно
Зарегистрируйтесь в системе Аспро.Cloud и начните управлять проектами эффективно. Пробный период — 14 дней.