В 1С прикрепление файлов — это стандартная и очень удобная функция, которая позволяет связать электронные документы (сканы, фотографии, текстовые файлы, таблицы и т. д.) с конкретными объектами информационной базы, такими как документы, элементы справочников или даже записи регистров.
Эта функциональность в 1С реализована через "Подсистему работы с файлами" и называется "Присоединенные файлы". Она доступна в большинстве современных типовых конфигураций 1С:Предприятие 8.3 (например, "Бухгалтерия предприятия", "Управление торговлей", "Управление нашей фирмой", "ERP Управление предприятием", "Документооборот" и другие).
Давайте подробно рассмотрим, как это сделать.
Шаг 1: Проверка и настройка функционала "Присоединенные файлы"
Прежде чем прикреплять файлы, убедитесь, что эта функция включена в вашей конфигурации. Она обычно включена по умолчанию, но бывает, что ее отключают.
Запустите 1С:Предприятие в режиме пользователя (не Конфигуратора). Перейдите в раздел "Администрирование" (или "НСИ и администрирование" в некоторых конфигурациях). Найдите пункт "Настройки работы с файлами" (или "Настройки пользователя и прав" > "Настройки работы с файлами"). В открывшемся окне убедитесь, что установлен флажок "Присоединенные файлы" (или "Хранить файлы в программе").
"В информационной базе": Это стандартный вариант, когда файлы хранятся прямо внутри базы данных 1С. Удобно, но может увеличивать размер базы. "В томах на диске": Для больших объемов файлов или для распределенных систем можно настроить хранение файлов вне базы данных, например, в специальном каталоге на сетевом диске или сервере. Этот вариант требует дополнительной настройки "Томов хранения файлов".
Если вы внесли изменения, нажмите "Записать и закрыть".
Шаг 2: Прикрепление файла к объекту 1С
Процесс прикрепления практически идентичен для большинства объектов (документов, элементов справочников). Рассмотрим на примере Документа "Реализация (акты, накладные)".
Откройте объект, к которому хотите прикрепить файл.
Например, перейдите в раздел "Продажи" (или "Покупки", "Склад", "Банк и касса" и т. д. в зависимости от типа документа). Выберите нужный вид документов (например, "Реализации (акты, накладные)"). Откройте существующий документ или создайте новый и запишите его (документ должен быть записан, прежде чем к нему можно будет прикрепить файлы).
Найдите кнопку "Присоединенные файлы" (иконка скрепки).
В форме открытого документа или элемента справочника найдите кнопку, похожую на Скрепку. Она может находиться на панели команд сверху, внизу формы или на отдельной вкладке, в зависимости от конфигурации. Рядом с иконкой скрепки часто указывается текущее количество прикрепленных файлов, например, (0), (1) и т. д. Нажмите на эту кнопку.
Откроется окно "Присоединенные файлы".
В этом окне вы увидите список всех файлов, которые уже прикреплены к данному объекту.
Нажмите кнопку "Добавить".
Появится выпадающее меню с опциями:
"Файл с диска…": Наиболее частый вариант. Позволяет выбрать существующий файл с вашего компьютера или сетевого диска. "Сканировать…": Если у вас подключен и настроен сканер, эта опция позволит отсканировать документ напрямую в 1С и прикрепить его. "Создать": Позволяет создать новый текстовый файл, таблицу или другую простую запись прямо внутри 1С и прикрепить ее.
Выберите "Файл с диска…" (если прикрепляете существующий файл).
Откроется стандартное диалоговое окно Windows для выбора файла. Перейдите в нужную папку, выберите файл (или несколько файлов, если система это позволяет) и нажмите "Открыть".
Файл добавлен.
Выбранный файл появится в списке в окне "Присоединенные файлы". В этом окне вы можете:
Просмотреть: Открыть прикрепленный файл во внешней программе (например, PDF-файл в Adobe Reader, DOCX-файл в Microsoft Word). Для некоторых форматов (изображения, текст, HTML) может быть доступен предпросмотр прямо в правой части окна. Редактировать: Открыть файл для редактирования во внешней программе. После сохранения изменений в файле, 1С предложит обновить присоединенный файл. Удалить: Удалить файл из списка присоединенных. Переименовать: Изменить наименование файла в 1С (это не меняет имя оригинального файла на диске, только его представление в 1С). Добавить описание: Добавить текстовое описание к файлу. Сохранить на диск: Сохранить прикрепленный файл на ваш компьютер. Версии: В 1С часто поддерживается версионирование файлов. Если вы добавляете новую версию файла с тем же именем, старые версии сохраняются, и вы можете просмотреть их историю.
Закройте окно "Присоединенные файлы".
После того как вы добавили все нужные файлы, закройте окно "Присоединенные файлы". Не забудьте Записать и закрыть сам документ или элемент справочника, чтобы прикрепленные файлы сохранились.
Примеры использования:
К Договору: Скан подписанного договора, протоколы разногласий. К Реализации: Скан акта сверки, подтверждение отгрузки, специфические требования заказчика. К Сотруднику: Копия паспорта, диплом, трудовая книжка (сканы). К Номенклатуре: Фотография товара, техническое описание, сертификаты качества.
Прикрепление файлов значительно упрощает работу с документами, повышает их информативность и уменьшает необходимость в бумажном архиве.