Подотчетные средства — это денежные средства, которые работодатель выдает сотруднику на определенные хозяйственные нужды организации. Эти деньги не являются личным доходом получателя, а представляют собой временно переданные организации средств для совершения конкретных расходов от ее имени.
После совершения расходов сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию первичные учетные документы (чеки, квитанции, счета-фактуры и т.д.) для оформления авансового отчета.
Это удобно, если что-то нужно срочно купить. Например, проще и быстрее приобрести товар в ближайшем строительном магазине за наличные, а потом компенсировать расходы с расчетного счета СНТ, чем искать поставщика, который продаст материал по предоплате с расчетного счета СНТ.
Порядок расчетов может быть авансовым (СНТ выплатило средства под отчет, работник закрыл их чеками) или постоплатным (работник купил за свои, СНТ ему компенсировало). Такие расходы не облагаются налогами, поэтому пользуются спросом у председателей.
Председатель СНТ о котором данная статья, приговорен к лишению свободы на срок 1 год 6 месяцев без штрафа и ограничения свободы по статье присвоение и растрата (Приговор № 1-389/2023 1-41/2024 от 21 июля 2024 г. по делу № 1-389/2023) из-за легкомысленного отношения к расходованию подотчетных средств и отчету по ним.
Расскажу, какие нюансы нужно учесть, чтоб не попасть в аналогичную ситуацию. Это касается не только расчетов с подотчетными лицами, но и любых других расчетов за счет денежных средств СНТ (банковская карта, прикрепленная к расчетному счету СНТ, наличные денежные средства (если в СНТ все еще их собирают), платежи с расчетного счета СНТ в адрес физических и юридических лиц):
- Средства, выплаченные подотчет подлежат возврату подотчетным лицом, если не закрыты первичными учетными документами (чек, товарная накладная и пр.). Иными словами, все, что выплачено в подотчет и не закрыто чеками, можно истребовать с работника (в т.ч. в судебном порядке).
- Акт правления, расписка в получении денег и прочие "самописные" документы в данном случае не приравниваются к первичным учетным документам. Именно поэтому выплата физлицу (не ИП) из подотчетных средств невозможна, так как оно не может "выбить чек".
- Наличие чека само по себе не гарантия неуязвимости. Сам по себе расход должен быть целевым. "Целевым" в данном контексте подразумевает "включенным в приходно-расходную смету".
- Списания с корпоративной карты также должны быть "прикрыты" чеками.
- Не используйте сомнительные способы экономии (последний абзац, как пример).
Как видно из текста приговора, ошибка председателя - расход подотчетных средств на цели не предусмотренные сметой и отсутствие первичных учетных документов. Общая сумма относительно небольшая - около 100 т.р.
К сожалению, такие ошибки допускает каждый второй председатель.
Из практики могу назвать еще несколько случаев, когда обошлось просто в силу того, что никто ничего не предпринял. Вот, например, ситуация: чтоб сэкономить на зарплате (взносах в фонды и НДФЛ, в частности) председателю негласно (без внесения в протокол ОС) разрешили покупать технику (для себя) за счет СНТ "как бы" в счет зарплаты. В сухом остатке председатель покупает стиральную машину, микроволновку и мясорубку за счет СНТ. В смете этого разумеется нет. Представьте, как при желании можно развернуть эту ситуацию?
Абонентское обслуживание СНТ - узнать условия и стоимость.
Подписывайтесь на наш канал и не пропустите следующую статью!
ТСН-СЕРВИС - услуги узкопрофильных специалистов для СНТ и садоводов