Технологии меняют подход к малым закупкам: автоматизация рутинных операций, интеграция с государственными системами и умные алгоритмы подбора поставщиков сокращают сроки закупок товаров, работ, услуг до 20 раз, а бюджет экономят на 27%.
Руководитель продукта Торговый портал.Маркет Илья Плехов рассказал, какие цифровые решения уже работают и как заказчикам извлечь из них максимум пользы.
Какие процессы необходимо автоматизировать?
Среди ключевых процессов, которые заказчик может автоматизировать с помощью современных технологий:
1. Управление запасами. Автоматизация управления запасами помогает заказчикам своевременно удовлетворять потребности, избегать дефицита или излишков. Автоматизировать управление запасами можно с помощью правильной настройки ERP-системы, например подключения рекомендаций для пополнения товарных запасов и формирования заказов или закупок.
2. Сбор и обработка заявок от подразделений. Цифровизация помогает сократить время, которое сотрудники отдела закупок тратят на сбор потребностей различных подразделений. Здесь также поможет настройка внутренних систем, а затем — грамотные интеграции с внешними сервисами. Внутренние системы, например, подходят для консолидации потребностей. Далее, собранные потребности можно автоматически передавать в электронные магазины или электронные торговые площадки (ЭТП) для создания закупочных процедур.
3. Автоматизация финансов. Финансовая рутина включает различные задачи: от оценки бюджета до расчета НМЦК. Автоматизировать такие операции лучше с помощью интеграции с финансовыми модулями внутренних и внешних информационных систем — это позволит значительно сократить сроки размещения закупочных процедур и снизить их стоимость.
4. Выбор поставщиков и проверка контрагентов. Важным процессом в удовлетворении потребности является выбор поставщика, в том числе проверка на добросовестность. Этот процесс удобнее всего автоматизировать за счет внешних информационных систем, например ЭТП или электронных магазинов. Их функциональные возможности позволяют быстро проверить поставщика и получить широкий набор данных о нем из различных источников информации. Также избежать рисков помогают хранение истории сделок и рейтинги контрагентов — всё это включено в функциональные возможности площадок.
5. Документооборот. К рутинным процессам можно отнести подготовку документов, связанных с закупкой: договоров, технических заданий, отчетов. Этот блок работ можно успешно автоматизировать как с помощью ERP-систем, так и посредством внешних сервисов. Автоматизация позволит использовать шаблоны договоров, актов и спецификаций и ускорит согласование и подписание благодаря функциональности электронного документооборота.
6. Контроль исполнения обязательств. Важно понимать, какие этапы сделки на текущий момент в силе. Автоматизация контроля исполнения обязательств работает за счет синергии ERP-систем и электронных площадок, на которых непосредственно происходит закупка: заказчики по безопасным каналам получают информацию во внутренние системы из внешних.
Автоматизация и ЭТП
Ключ к эффективной автоматизации — успешные интеграции.
Максимальный эффект дает связка функциональности внутренних систем заказчика с возможностями внешних закупочных сервисов. В первую очередь, это электронные магазины и ЭТП, которые обладают мощным инструментарием для проведения закупочных процессов, а также предоставляют множество дополнительных сервисов.
Приступая к автоматизации, заказчику важно определить, какой объем данных он будет администрировать у себя. Целесообразно, например, оставить на стороне ERP управление запасами и инвентаризацией, сбор и обработку заявок от подразделений, утверждение бюджета.
Другие процессы (размещение заказов, проверка контрагентов, выбор поставщиков, контроль исполнения) эффективнее решать за счет внешних модулей, в частности инструментов ЭТП.
Топ-5 внешних цифровых решений
ЭТП и электронные магазины могут предложить заказчику:
- Интеграцию с государственными информационными системами. Одно из преимуществ ЭТП — многие из них уже интегрированы с государственными системами, например ЕИС, что позволяет автоматически публиковать сведения о закупках, или ГИСП — такая интеграция доступна на Торговом Портале.Маркет. Она предоставляет возможность осуществлять закупочные процедуры на основе данных каталога промышленной продукции, а также дает доступ к реестрам российских товаров. Это обеспечивает соблюдение национального режима в закупках.
- Осуществление электронного документооборота. Заказчики могут не только упростить подготовку документов с помощью создания шаблонов и хранения архивов файлов, но и использовать персональные решения ЭТП. Например, автоматически дополнять типовой договор приложением — документом, созданным по форме заказчика, который можно выгрузить по результатам проведенной закупочной процедуры. Кроме того, функциональность электронных площадок позволяет осуществлять подписание договоров, дополнительных соглашений и других документов.
- Онлайн-каталоги. Один из форматов организации закупок посредством электронных магазинов — закупки по принципу единого каталога. Это напоминает логику B2C-маркетплейса: поставщики загружают в каталог описания товаров и прайс-листы, а заказчик может выбирать нужные позиции из наличия. Кроме того, он видит историю цен и может использовать каталог для бюджетирования и планирования. На Торговом Портале.Маркет, например, предлагают товары более 28,3 тыс. предпринимателей.
- Сервисы расчета и обоснования НМЦК. Дополнительные сервисы ЭТП позволяют заказчикам анализировать рынок, сравнивая данные большого числа поставщиков.
- Мобильные решения. Функциональность электронных площадок становится еще удобнее, если будет адаптирована к мобильным платформам. Мобильное приложение помогает контролировать закупочные процессы прямо с телефона — в реальном времени получать информацию о статусе закупки или происходящих в ней событиях.
Цифровые решения помогают заказчикам на Торговом Портале.Маркет значительно сократить сроки проведения закупок — в среднем с 1 месяца до 2-3 дней. Кроме того, заказчики снижают расходы (до 27%) и получают больше предложений. На одну закупочную процедуру могут откликаться 10 и более поставщиков — таких результатов невозможно добиться, если вести переговоры по старинке, на личных встречах или осуществлять сбор предложений посредством электронной почты и вести бумажный документооборот.
Барьеры к автоматизации
Приступая к автоматизации закупок, заказчики могут сталкиваться с рядом сложностей. Ключевыми барьерами становятся:
- Недостаточная цифровизация инфраструктуры. Часто из-за отсутствия настроенных на должном уровне ERP-систем или сложившейся практики заказчику удобнее принять какие-то документы и предложения от поставщиков в бумажном виде, чем обрабатывать цифровые данные. Перед автоматизацией важно провести анализ текущей инфраструктуры и разработать план поэтапного внедрения решений.
- Слабая подготовка сотрудников. Переход на новые технологии требует обучения и изменения привычек — готовности к новым методам работы. Очень важно проводить тренинги, запускать курсы повышения квалификации и вводить новые решения постепенно, параллельно сопровождая и поддерживая специалистов.
- Высокие стартовые инвестиции. В условиях ограниченных ресурсов инвестиции в автоматизацию могут быть серьезным барьером. В такой ситуации поможет автоматизация небольшими порциями. Начать можно с самых важных модулей, например публикации закупок на ЭТП. Дополнительно это откроет доступ и к другим инструментам площадки.
Торговый Портал.Маркет, например, интегрирован с ЕИС, поэтому после публикации закупки сведения автоматически будут переданы в Единую информационную систему. Соответственно, заказчик сэкономит дважды: на заполнении закупочной процедуры и данных в ЕИС.
- Локальные юридические ограничения. Внутренние регламенты и процессы иногда могут быть настолько сложными, что из-за них возникают дополнительные барьеры в настройке интеграции. Это, как правило, касается согласований и политик безопасности в части проверки контрагентов.
- Технические проблемы. Иногда при настройке интеграции возникают технические сложности. Решение — проводить пилотные совместные тестирования и заранее выявлять возможные конфликты.
Автоматизация закупок: чек-лист
1. Начните с аудита — определите, что именно вы хотите автоматизировать. ЭТП обладают множеством функций: от поиска поставщика до подписания дополнительных соглашений, проверки контрагентов, хранения документации.
2. Сформулируйте цели и ожидания. Всё должно быть измеримо и достижимо. Например, вы можете запланировать увеличить количество предложений по закупкам или сократить сроки работы специалистов, оптимизировать количество времени на подписание договора, получить больший контроль за деятельностью сотрудников и т. д.
3. Сформируйте команду. У автоматизации должны быть ответственные лица, координаторы внедрения. В идеале в такую команду входят как менеджеры со стороны заказчика, так и ответственные лица электронной торговой площадки или сервиса.
4. Выбирайте модульный подход — автоматизируйте процессы постепенно. Начните с самого важного, например с реализации автоматической передачи сведений о закупочной процедуре из внутренней системы на электронную площадку.
5. Обучайте сотрудников. Даже лучшие инструменты бесполезны без грамотного использования.