Наступила пора сессии и сдачи всевозможных работ. Времени не хватает ни на что, а преподаватель ещё и просит переделать. Предлагаем несколько способов облегчить себе жизнь хотя бы в оформлении.
Всем студентам приходится хотя бы один раз за время учёбы написать большую работу с оглавлением – курсовую работу, проект, реферат, диплом. А может быть даже статью в журнал или сборник! И всегда встаёт вопрос с правильным оформлением, потому что требования отличаются, а заметить в большом объёме какой-то недочёт не всегда удаётся. Приходится постоянно отвлекаться на внешний вид, когда все силы надо направить на содержание. Но есть способы избежать хотя бы частично этих неприятных хлопот.
"Практически любая письменная работа студентов представляет собой очень интегрированный документ из собственных мыслей, заимствований и цитат. Чаще всего ребята не пишут текст «с чистого листа», а предпочитают копировать и вставлять готовые отрывки, с которыми в дальнейшем уже работают – перефразируют, вносят какие-то свои рассуждения или корректировки. Логичный подход с точки зрения экономии времени. Но с технической стороны каждый такой фрагмент привносит в общий документ очень много того, что мы не видим невооружённым глазом, но оно может сбить всё оформление в документе".
Команда кафедры информационных технологий МАУ подготовила пять конкретных советов по оформлению работ, разобраться в которых сможет студент абсолютно любого направления.
Для начала оговоримся, что все советы рассматриваются на примере текстового процессора Microsoft Word – он до сих пор является наиболее популярным. Но если вы пользуетесь другой программой (например, LibreOffice Writer), то всё это будет работать и там, отличия в расположении кнопок или пунктов меню будут незначительными.
1. Отображай непечатаемые символы
Уметь увидеть то, что скрыто, – это удел не только экстрасенсов. Любой текстовый процессор имеет инструмент, который позволяет это сделать. Приглядимся к ленте "Главная" – там в группе кнопок "Абзац" есть кнопка с непонятным значком: ¶ – она позволяет отобразить скрытые знаки абзаца и другие знаки форматирования. Например, на месте каждого пробела мы увидим точку. А каждый раз, когда мы переходили на новую строку – нажимали клавишу Enter на клавиатуре – в документе будет стоять такой же символ ¶. Чтобы познакомиться с другими видами этих символов и их обозначениями, достаточно в любом поисковике написать запрос «Непечатаемые символы в Word» и все пояснения будут в нашем распоряжении.
Зачем это нужно? На самом деле это очень полезная «способность» программы. Отображая скрытые знаки форматирования, можно однозначно понять, где и сколько именно пробелов мы поставили, когда нажали клавишу Enter и случайно создали новый абзац в тексте, где нажали клавишу табуляции (Tab), которая отодвинула следующее слово дальше, чем требовалось. Все эти случайные и ненужные, но спрятанные символы могут очень мешать при оформлении (форматировании) документа в дальнейшем.
2. Проверяй абзацы
Абзац в текстовом процессоре штука весьма интересная и непривычная. Это в школе нас учили, что абзац – это несколько предложений, объединённых законченной мыслью. Для программы же смысловое содержание не играет абсолютно никакой роли, и абзац – это всего лишь фрагмент текста между двумя последовательными нажатиями клавиши Enter. Это означает, что каждый раз, когда мы нажимаем эту клавишу, мы начинаем новый абзац. Даже если просто хотим перейти на новую строку. К слову, перевод на следующую строку в текстовом процессоре всегда происходит автоматически. Но иногда пользователи не дожидаются этого и выполняют переход самостоятельно, создавая тем самым новые абзацы в тексте. Каждый из них будет наследовать все установленные настройки по форматированию абзаца и, возможно, вызывать недоумение «А почему так?».
Итак, мы уже отобразили непечатаемые символы и проверили, нет ли у нас ненужных пробелов и все ли наши абзацы – это действительно абзацы, а не просто отдельные и случайные строки. Если всё так, то можно переходить к следующему совету.
3. Очищай форматирование
Для начала давайте вспомним, что при работе с текстом на компьютере есть две операции: редактирование и форматирование. Редактирование – это когда мы изменяем содержимое текста, его смысл: переставляем слова местами, что-то удаляем, что-то дописываем. Форматирование – это когда мы не обращаем внимание на смысл написанного, а «наводим красоту», т. е. занимаемся оформлением: меняем вид или начертание шрифта, его цвет, заливку, интервал между строками и т.д. Форматировать мы можем либо символы, либо абзац, либо всю страницу.
Когда мы вставляем в документ фрагмент текста из внешнего источника, то одновременно с текстом добавляются и настройки его форматирования. В результате мы можем увидеть то, чего совсем не ожидали. Например, выделение текста фоновым цветом, слишком большие или слишком маленькие интервалы между строк и др. Причём не всегда удаётся эти настройки отменить/заменить привычными способами. В этом случае нужно выделить «непослушный» фрагмент текста и воспользоваться специальной кнопкой на ленте "Главная" в группе "Шрифт" – "Очистить всё форматирование". Что это нам даст? Удалятся все внешние настройки форматирования – и шрифта, и абзаца – у выделенного фрагмента, останется только обычный текст. Конечно, совсем без форматирования он не останется (такого просто не может быть), но это будут те установки, которые заданы в нашем документе по умолчанию. А наша цель избавиться от заимствованных и ненужных настроек будет достигнута.
4. Используй диалоговые окна
В повседневной работе с документами для форматирования шрифта и абзаца мы обычно пользуемся кнопками, которые вынесены в соответствующие группы на ленте "Главная". Хотя разработчики и стараются сделать интерфейс своей программы максимально дружелюбным по отношению к пользователю, надо понимать, что это наиболее популярные операции форматирования, но не все. Часть возможностей спрятана и доступна только через диалоговые окна – специальные элементы интерфейса, с помощью которых выводится определённая информация для пользователя, а сам пользователь может выбрать какие-то установки.
Чтобы открыть эти диалоговые окна можно воспользоваться разными способами. Например, нажать на значок стрелочки в правом нижнем углу соответствующей группы кнопок на ленте "Главная" (к слову, такие стрелочки есть и на некоторых других лентах, значит, там тоже есть возможность открыть диалоговое окно). А можно воспользоваться контекстным меню – оно появляется, когда мы нажимаем правой кнопкой мыши (или тачпада) по нужному объекту. Важно помнить, что для форматирования шрифта перед вызовом диалогового окна обязательно нужно выделить тот фрагмент шрифта, с которым мы хотим работать. А для форматирования абзаца вполне достаточно установить курсор (мигающая вертикальная черта, обозначающая место ввода символов) в любом месте нужного абзаца.
Что же такого необычного мы можем настроить с помощью этих диалоговых окон? Для шрифта, например, можно задать цвет подчёркивания или межзнаковый интервал (расстояние между символами в словах) – сделать шрифт уплотнённым или, наоборот, разреженным. Для абзаца можно задать или убрать различные отступы: от левого или правого поля, отступ первой строки (так называемая «красная строка» или «абзацный отступ»), междустрочный интервал и дополнительный интервал до и/или после абзаца. Также полезной настройкой является установка запрета висячих строк – в этом случае в конце нашей странице никогда не будет оставаться одна строка от абзаца, она автоматически будет перенесена на следующую, к остальному тексту.
5. Используй стили
Для небольших документов, где оформление ситуативно и не принципиально, вполне приемлемо форматировать вручную с помощью кнопок или диалоговых окон. Но если документ большой и с конкретными требованиями, то лучше использовать стили – это зафиксированный набор параметров форматирования символов, абзацев или других элементов документа.
Текстовый процессор Word по умолчанию предлагает очень широкий набор готовых стилей, которые мы при необходимости можем изменить. Наиболее часто используемые стили отображаются в коллекции стилей на ленте "Главная" в группе "Стили". С помощью кнопок прокрутки (стрелочки вверх и вниз) в правой части коллекции мы можем просмотреть все имеющиеся в ней стили или открыть дополнительные параметры (стрелочка вниз с чертой). Как правило, основным стилем документа является стиль "Обычный" – он выбирается автоматически при создании нового документа и является стилем абзаца.
Чтобы задать конкретные настройки, лучше создать свой стиль. Для этого в дополнительных параметрах коллекции стилей надо выбрать пункт "Создать стиль", вписать его название и нажать кнопку "Изменить". В открывшемся диалоговом окне мы получаем доступ к различным установкам форматирования для символов шрифта и абзаца. Нужно убедиться, что в строке "Стиль" выбрано значение "Связанный" (абзац и знак) – в этом случае в стиле сохранятся настройки как для шрифта, так и для абзаца. Кроме имеющихся кнопок форматирования можно воспользоваться кнопкой Формат в левом нижнем углу окна и открыть диалоговые окна настройки шрифта, абзаца и др. После того, как все настройки выполнены, диалоговое окно нужно закрыть кнопкой "Ок".
Какое преимущество мы получили? Теперь нам не надо для каждого фрагмента текста помнить и устанавливать все настройки в соответствии с требованиями – мы можем просто установить курсор в любую строку абзаца и выбрать в коллекции стилей созданный нами. В результате буквально в два нажатия будут применены все нужные параметры форматирования и шрифта, и абзаца. А если для названий пунктов (глав, параграфов) использовать стиль "Заголовок" (его тоже можно настроить в соответствии с требованиями, выбрав в контекстном меню пункт "Изменить"), то в дальнейшем можно будет воспользоваться автособираемым оглавлением (лента "Ссылки" / "Оглавление"). В этом случае программа сама соберёт все заголовки в нашем тексте, красиво выстроит их в нужном порядке и расставит номера страниц. Обновляя это оглавление в процессе работы, мы автоматически будем обновлять и номера страниц.
Сегодня компьютеры и прочие цифровые устройства так прочно заполнили нашу жизнь, что уметь использовать их наиболее эффективно должен каждый современный человек. Все эти советы только на первый взгляд кажутся сложными. Но стоит попробовать, чтобы научиться и освободить время для других занятий.