В жизни многих компаний наступает момент, когда остро встаёт вопрос об оптимизации корпоративной телефонной сети. Установка IP-телефонии обеспечивает значительную экономию затрат, а также обладает гибкостью и масштабируемостью, недоступными традиционным каналам связи. Как работает эта система? Что учесть перед подключением? На что обратить внимание при выборе провайдера? Об этом расскажем в нашей статье.
Что такое IP-телефония и как она работает
IP-телефония, также известная как VoIP-телефония (Voice over IP), представляет собой инновационную технологию, которая позволяет передавать голосовую информацию через интернет.
Как это работает? Всё начинается с того, что пользователь говорит в микрофон устройства, подключённого к интернету. Это может быть телефон, компьютер или специализированный VoIP-адаптер. Голосовой сигнал мгновенно преобразуется в цифровой формат и разбивается на пакеты данных. Каждый пакет помечается уникальным IP-адресом получателя и отправляется по виртуальной сети. По прибытии пакеты собираются в исходную последовательность и преобразуются обратно в единый голосовой сигнал. Он воспроизводится на устройстве получателя, позволяя ему услышать собеседника.
Что учесть перед подключением IP-телефонии
Чтобы установка IP-телефонии была максимально эффективной, необходимо учесть специфику работы своего бизнеса. Для этого заранее ответьте на следующие вопросы:
- Сколько каналов связи необходимо?
Если компания получает много звонков одновременно, многоканальный номер позволяет обрабатывать их всех. Вместо сигнала «занято» клиенты будут слышать просьбу подождать. Звонок ставится в очередь и переходит на свободного оператора. Количество каналов определяет, сколько звонков компания может принять одновременно. Это поможет не терять клиентов.
- Какие задачи должна выполнять IP-телефония?
Кроме базовых функций, у айпи-телефонии есть большие дополнительные возможности. Стоит заранее продумать схему своей работы. Например, вы хотите, чтобы клиент вначале звонка попадал на голосовое меню, чтобы все разговоры были записаны, а в конце месяца вы ждёте подробную статистику о звонках. Заранее узнайте, может ли провайдер подстроить функционал телефонии под ваши потребности.
- Сколько сотрудников будут работать с IP-телефонией?
Для эффективной работы телефония необходима каждому сотруднику, обрабатывающему звонки. Это обеспечит оперативную связь с клиентами и коллегами. Кроме того, некоторым сотрудникам, часто взаимодействующим с другими отделами, например, бухгалтерам или юристам, могут потребоваться личные короткие номера. Это упростит и ускорит внутреннюю коммуникацию.
Схемы работы IP-телефонии
Существует три основных способа совершения и принятия звонков с помощью IP-телефонии. Давайте подробнее рассмотрим каждый из них:
- На компьютер. Этот метод предполагает использование программных телефонов, также известных как софтфоны. Эти приложения имитируют функциональность обычного телефона, позволяя совершать и принимать звонки через интернет-соединение. Софтфоны, как правило, совместимы с различными операционными системами и предоставляют широкий спектр опций, включая удержание вызова, переадресацию, конференц-связь и запись разговоров.
- На приложение на смартфоне. Настройка приема звонков IP-телефонии на смартфон позволит вам оставаться всегда на связи и оперативно реагировать на важные звонки, независимо от вашего местоположения. Работает такая схема по аналогии с предыдущей, но с помощью специального мобильного приложения. Существует множество их вариантов, как платных, так и бесплатных, с разным набором функций. При выборе убедитесь, что приложение совместимо с вашей IP-АТС или VoIP-провайдером.
- Через переадресацию на стационарный или мобильный телефон. Эта схема работы позволяет оставаться на связи, даже если вы не находитесь у своего IP-телефона или компьютера. Когда на ваш IP-номер поступает входящий вызов, система VoIP автоматически перенаправляет его на указанный вами номер стационарного или мобильного телефона. Это происходит практически мгновенно, и звонящий, как правило, не замечает никакой задержки. Важно понимать, что при данном способе подключения нельзя совершать звонки, а можно только принимать их.
Как выбрать провайдера
Чтобы подключить и настроить IP-телефонию нужно найти надёжную компанию-провайдера. При его выборе учитывайте не только предлагаемые тарифы, но и качество обслуживания, а также возможности расширения системы в соответствии с растущими потребностями вашего бизнеса.
Немаловажным моментом является наличие у провайдера эффективной технической поддержки. Так в случае возникновения проблем или вопросов, связанных с продуктом или услугой, вы сможете получить квалифицированную помощь в кратчайшие сроки.
Стоит уточнить о наличии и функционале личного кабинета. Удобно, когда с помощью него предоставляется возможность круглосуточно управлять услугой без обращения к провайдеру. Например, настроить телефонию под задачи бизнеса: сохранять звонки, установить переадресацию, подключить голосовую почту и выполнить другие операции.
Прежде чем внедрять IP-технологию на постоянной основе, попросите провайдера провести тестирование системы. Запустите пилотный проект на ограниченном участке, чтобы выявить возможные проблемы и обеспечить более плавный переход на новую связь.
Уделите особое внимание безопасности передачи данных. Узнайте, какие меры предпринимает провайдер для шифрования трафика, как осуществляется контроль доступа, и насколько часто происходит обновление системы безопасности.
Подключение и настройка IP-телефонии
Первое, что нужно сделать, — заключить договор с провайдером. Если вы знаете, какой функционал вам необходим, обсуждение деталей и подписание соглашения занимают минимум времени. После оплаты провайдер обычно предоставляет подробную инструкцию или же назначает персонального менеджера, который будет курировать процесс настройки.
Стандартная установка IP-телефонии включает несколько шагов:
- Провайдер предоставляет данные (логин и пароль) для доступа к личному кабинету на своём сайте;
- Вы входите в личный кабинет и проверяете подключение всех услуг. Затем добавляете сотрудников в систему и настраиваете схему распределения звонков на номере;
- Далее проводится настройка оборудования. Если компания приобретает IP-телефоны или шлюзы у провайдера, то они будут доставлены в офис уже настроенными и готовыми к использованию.
Преимущества IP-телефонии
В отличие от традиционной телефонной сети, IP-телефония представляет собой более прогрессивный и адаптивный инструмент для современного бизнеса. Её ключевые преимущества заключаются в следующем:
- Сокращение расходов на телефонную связь. Стоимость междугородних и международных звонков при айпи-телефонии значительно ниже, чем с обычного телефона.
- Простота установки и настройки. Традиционная телефонная связь требует прокладки сетей, закупки стационарных телефонов и офисной АТС, а также дорогостоящего монтажа и настройки всего оборудования. IP-телефония подключается быстро через виртуальную станцию, а из аппаратуры достаточно купить гарнитуру для сотрудников.
- Расширенный функционал. Помимо стандартных функций, IP-телефония предлагает такие возможности, как видеоконференции, коллтрекинг, запись разговоров, распознавание речи, автоматическая переадресация вызовов, голосовая почта и многое другое.
- Масштабируемость и гибкость. Система легко адаптируется к растущим потребностям компании. Добавление новых выделенных телефонных линий или изменение конфигурации занимает минимум времени и ресурсов.
- Мобильность и доступность. Сотрудники могут оставаться на связи в любой точке мира, где есть доступ к интернету.
- Интеграция с бизнес-программами. Объединение виртуальной АТС с другими системами, например, с CRM и 1C, повышает эффективность работы и улучшает качество обслуживания клиентов.
- Отличное качество связи. Современные IP-системы обеспечивают высокое качество звука и надежную связь.
- Сохранение номера при смене местоположения компании. Номер телефона привязан к виртуальной АТС, которая находится в облаке. При переезде компании достаточно изменить настройки АТС, указав новый IP-адрес.
Стоимость IP-телефонии
Цена на IP-телефонию может быть с поминутной тарификацией или в виде абонентской платы с определённым набором подключённых номеров и функций. Часто провайдеры предлагают разные варианты и пакеты, чтобы каждая компания могла выбрать для себя оптимальное решение.
Кроме ежемесячных платежей установка IP-телефонии влечёт за собой расходы на:
- Оборудование, которое можно купить или взять в аренду у провайдера;
- Прямой виртуальный номер для входящих звонков со стационарных и мобильных телефонов.