Один из самых частых вопросов, который задают нам клиенты: "Какие документы по охране труда можно вести в электронном виде, а какие по-прежнему нужно хранить в бумажном формате?"
Можно полностью перевести в электронный формат:
✅ Инструкции по охране труда
✅ Программы обучения и инструктажей
✅ Положения и стандарты организации
✅ Журнал учета инструкций и выдачи инструкций
✅ Перечни профессий и должностей
✅ Протоколы проверки знаний требований охраны труда
✅ Результаты специальной оценки условий труда
Можно вести электронно, но с соблюдением особых требований:
⚠️ Карты СОУТ (при условии наличия электронной подписи всех членов комиссии)
⚠️ Журналы инструктажей (при наличии УКЭП у инструктируемого и инструктирующего)
⚠️ Личные карточки учета выдачи СИЗ (при условии подтверждения выдачи электронной подписью работника)
Пока нужно хранить в бумажном виде:
❗ Трудовые договоры (если нет соглашения о ведении электронного документооборота)
❗ Документы, оформляемые при несчастных случаях (акты, протоколы опросов)
❗ Документы, подтверждающие прохождение работниками обязательных медосмотров
Важно помнить:
- Электронные документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью
- Система хранения должна обеспечивать сохранность и неизменность документов
- Необходимо обеспечить резервное копирование данных
- При проверках вы должны обеспечить инспектору доступ к просмотру электронных документов
Переход на электронный документооборот в охране труда может значительно упростить работу, но требует грамотного подхода и соблюдения всех требований законодательства.
У вас остались вопросы? Задавайте в комментариях!