Часто менеджеры недооценивают эффект рабочих встреч. Это ключевой инструмент управления, но его эффективность зависит от правильного формата и подготовки. Рабочие встречи могут быть бестолковыми и демотивирующими, буквально поглощать рабочее время, высасывать энергию команды. А могут - бодрить, помогать ресурсами, фокусировать. Как и в случае с готовкой - надо уметь собрать ингредиенты, организовать процесс, правильно миксовать участников, не спешить, но и не передерживать.
Разберем три ключевых типа встреч: регулярные, тематические и стратегические, а также особенности их проведения.
📆 Регулярные рабочие встречи проводятся с определенной периодичностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) и служат для оперативного обмена информацией и контроля текущих задач.
Подготовка:
- Определите четкую повестку с фиксированной структурой.
- Назначьте ведущего, ответственного за соблюдение регламента.
- Распространите материалы заранее, чтобы участники были в курсе обсуждаемых вопросов
Проведение:
- Соблюдайте тайминг и сфокусируйте обсуждение.
- Концентрируйтесь на задачах и решениях, избегая отвлеченных обсуждений.
- Подведите итоги и зафиксируйте ответственных за выполнение решений.
🧠 Тематические встречи посвящены обсуждению одной конкретной темы (например, внедрению нового функционала продукта или анализу проекта).
Подготовка:
- Четко обозначьте цель встречи и критерии успеха.
- Соберите только тех участников, чье участие действительно необходимо.
- Подготовьте аналитические данные и материалы для продуктивного обсуждения.
Проведение:
- Начните с вводной части: контекст и цель.
- Дайте слово экспертам и ответственным за проект.
- Достигните конкретного результата: решения, списка задач или плана действий.
🧭 Стратегические сессии - это долгосрочное планирование, достижение договоренности о приоритетах и ключевых направлений развития компании.
Подготовка:
- Заранее сформируйте повестку, включив главные стратегические вопросы.
- Проведите предварительный сбор данных, подготовьте аналитику, потребуйте от участников изучения материалов до встречи.
- Определите модератора, который будет управлять дискуссией.
Проведение:
- Используйте методики стратегического планирования (помимо стандартных SWOT и PEST - описанные мной ранее STEEP, OODA, одна проблема в день, CRAZY, Квадрат Декарта).
- Поощряйте активное обсуждение и разные точки зрения.
- Зафиксируйте стратегические направления, ключевые этапы, договоритесь о единственном ответственном за каждое направление и этап.
Выбор формата встречи зависит от целей и задач, а ключом к эффективности является подготовка, четкий регламент и фиксация решений. Оптимизируя подход к организации встреч, руководитель повышает продуктивность работы команды и как результат - ускоряет достижение бизнес-целей.
***