«1С:Кабинет сотрудника» — что это за сервис
«1С:Кабинет сотрудника» — это сервис для взаимодействия сотрудников компаний с отделом кадров и бухгалтерией. Он автоматизирует документооборот и сокращает время на предоставление расчетных листков, оформление отпусков, командировок, больничных, кадровые перемещения и т.д.
Как устроен сервис. «1С:Кабинет сотрудника» интегрируется с программами 1С (Зарплата и управление персоналом, Управление предприятием, Комплексная автоматизация, Зарплата и кадры государственного учреждения и др.). Решение поддерживает работу в веб-версии и мобильном приложении. «Дружит» с операционными системами Android и IOS.
«1С:Кабинет сотрудника» уменьшает нагрузку с основных систем учета, которые использует компания. Документы не нужно дублировать или подключать дополнительные модули.
Например, сотрудник может написать заявление и одним нажатием клавиши отправить его в отдел кадров. Кадровый специалист получит его моментально и тут же сможет его рассмотреть и завизировать.
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» полезен компаниям, которые хотят полностью автоматизировать взаимодействие сотрудников с отделом кадров и бухгалтерией или дополнить «привычные» процессы компонентами кадрового ЭДО.
Преимущества «1С:Кабинет сотрудника»
На походы сотрудников с документами в подразделения уходит много времени. Некоторые компании используют «костыли» для обмена документами — мессенджеры, электронную почту, облачные диски, онлайн-таблицы. Но в таком хаосе документы могут потеряться, а еще не исключены утечки данных из-за слабой защиты.
«1С:Кабинет сотрудника» — это безопасный сервис, который обеспечивает защиту всех информационных баз компании (список сотрудников, начисления зарплаты, больничные листы и т.д.). Сервисом могут пользоваться авторизованные пользователи, вход только по логину и паролю — это исключает риск несанкционированных доступов и утечек данных.
- С помощью сервиса компаниям проще работать с удаленными сотрудниками — принимать на работу, перемещать между подразделениями, информировать о начислении зарплаты. Упрощается весь цикл кадрового учета — от приема сотрудника на работу до увольнения.
- Есть выгода и при взаимодействии со штатными сотрудниками. Им не нужно носить документы в отдел кадров или бухгалтерию, это время они могут потратить с пользой для компании, а не отвлекать специалистов от дел.
С помощью интеграции систем компании проще соблюдать требования статьи 136 ТК. Трудовое законодательство обязывает компании оповещать сотрудников о начисленной зарплате и обязательных удержаниях.
Например, расчетный лист, сформированный в «1С:Зарплата и управление персоналом», отобразится в «1С:Кабинет сотрудника». А сотрудник, в свою очередь, сможет через кабинет запросить Справку о доходах и суммах налога (2-НДФЛ).
На формирование заявления или запроса у сотрудника уходят буквально минуты, а специалист кадрового отдела или бухгалтерии может создать нужные документы прямо в заявлении сотрудника (простые сценарии обмена формами).
- Для работы в сервисе руководителю потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), а сотрудникам — усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП).
- Руководитель может получить УКЭП в сервисах 1С:Подпись или 1С-ЭТП, в ФНС или уполномоченном Удостоверяющем центре (УЦ). Сотрудники могут бесплатно создать УНЭП в сервисе «1С:Кабинет сотрудника».
Перечень преимуществ «1С:Кабинет сотрудника»:
- Оптимизация внутреннего документооборота — внедрение элементов кадрового ЭДО.
- Защита данных от утечек и несанкционированных доступов — системой пользуются только авторизованные пользователи.
- Соблюдение трудового законодательства — выдача расчетных листков согласно ст. 136 ТК и получение подтверждения от сотрудника, что расчетный листок получен (особенно это важно для бухгалтерии).
- Кадровый учет штатных и удаленных сотрудников — закрывает весь цикл кадрового учета и реализации зарплатных проектов.
- Сокращение времени на обмен бумажными документами.
- Экономия на покупке канцелярии — бумаги, картриджей для принтера.
- Польза для всех сторон кадрового учета — сотрудники могут быстро подать заявление, проинформировать об изменении данных, а специалисты кадрового отдела — выдать справку, скорректировать сведения в карточке сотрудника и т.д.
- Ускорение кадрового документооборота — сотрудник может подать заявление на отпуск или больничный прямо со смартфона.
- Прозрачные условия труда — сотрудники видят данные о своей зарплате, удержаниях, количестве оставшихся дней отпуска. Доступ к этой информации они могут получить из любой точки мира, главное — стабильная интернет-связь.
«1С:Кабинет сотрудника» — это сервис для автоматизации кадрового документооборота. В нем исключаются риски ошибок из-за человеческого фактора. Подача заявлений в электронной системе позволяет быстро согласовать их. Сотрудник видит всю информацию в своем кабинете и не отвлекает специалистов других подразделений вопросами.
Ниже в таблице собрали преимущества сервиса для специалистов подразделений, руководителя и сотрудников:
Как создать личный кабинет в сервисе
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» содержит персональные данные, поэтому доступ к нему должен быть только у ответственных сотрудников, чьи полномочия прописаны во внутренних регламентах компании (ст. 18.1 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 22.2 ТК).
Компания назначает ответственного за настройку сервиса — администратора. Как администратору создать кабинеты сотрудников — пошаговая инструкция:
- Шаг 1. Открыть программу 1С (ЗУП, ERP, УП и т.д.) и перейти в раздел «Кадры» или «Зарплаты» (зависит от используемой программы).
- Шаг 2. Выбрать пункт «1С:Кабинет сотрудника». Указать название организации и адрес сервиса, по которому сотрудники смогут его найти.
- Шаг 3. Указать данные администратора — номер телефона, email. Важно указывать актуальные контактные данные.
- Шаг 4. Создать список сотрудников, которым нужны личные кабинеты в сервисе. При необходимости этот шаг можно пропустить и вернуться к нему позже.
- Шаг 5. Перейти по ссылке, которая появится после успешного подключения, и пройти первичную авторизацию с помощью контактных данных. На номер телефона придет СМС-сообщение для подтверждения авторизации.
- Шаг 6. Перейти в раздел «Администрирование» и проставить галочки напротив нужных сотрудников.
- Шаг 7. Отправить приглашения сотрудникам. В приглашении будет указан код активации, который сотрудники должны ввести для получения доступа к кабинету.
Система попросит сотрудника придумать пароль для входа в сервис. После регистрации сотрудник увидит все данные о себе в кабинете и сможет формировать заявления.
Создание личного кабинета в сервисе — это несложный процесс, но настройки могут отличаться в зависимости от используемой программы 1С. Компании обычно поручают эту задачу своим администраторам или обращаются за помощью к поставщику сервиса.
Как понять, что компании нужен сервис «1С:Кабинет сотрудника»
Некоторые компании привыкли вести документооборот по-старинке — на бумаге, с посещениями кабинетов, личным визированием руководителя. Но современные реалии требуют другого подхода, чтобы ускорить процессы кадрового учета и быть впереди конкурентов.
«1С:Кабинет сотрудника» — это удобное программное решение для взаимодействия персонала и кадровой службы в едином цифровом пространстве.
На какие «маячки» обратить внимание компаниям:
- Выросла нагрузка на программу 1С.
- Увеличилось количество сотрудников (сервис «1С:Кабинет сотрудника» можно использовать при количестве сотрудников от 10 человек).
- На согласование документов уходит много времени.
- Сотрудники допускают ошибки из-за большого объема данных.
- Компания работает с удаленными сотрудниками и без электронного кадрового ЭДО не обойтись.
Если хоть один из этих пунктов имеет место быть, то нужно перейти на полноценный электронный документооборот или «разбавить» привычные процессы элементами кадрового ЭДО.
Компания RG-Soft поможет внедрить и настроить сервис «1С:Кабинет сотрудника». Продукт подходит бизнесу с небольшой командой или внушительным штатом (от 10 до 5 000 и более сотрудников). Оценить преимущества сервиса вы сможете в течение бесплатного пробного периода. Организуйте документооборот в компании и сделайте взаимодействие с отделом кадров простым и прозрачным.