📝 Meeting Notes
1️⃣ Ситуация
Вы созвонились с продактом, дизайнером, коллегой по команде — о чём-то договорились. Через какое-то время он вас спрашивает:
«А почему реализовано вот так?»
Вы отвечаете:
«Мы с тобой об этом договорились».
А он в ответ:
«Такого не было, я такого не говорил».
2️⃣ Другая ситуация
Вы созвонились, о чём-то договорились, не записали, задачу отложили на пару дней — и уже не помните, о чём договорились. Приходится снова созваниваться и вспоминать, о чём же всё-таки говорили.
Знакомо?
✅ Решение: Чтобы не было подобных ситуаций, можно вести протоколы встреч, а затем отправляем тем, кто участвовал в обсуждении.
❓ Зачем вести протоколы?
- Чтобы не забыть. По исследованиям:
через 20 минут мы забываем 40%,
через час — 60%,
через день — 70%.
- Не исказить информацию с течением времени — ведь наш мозг безбожно врёт 😅
- Чтобы обратиться к заметкам в будущем и решить разногласия. Протокол встречи в какой-то степени имеет статус юридического документа.
- Чтобы сохранить информацию для отсутствующих на совещании, например, если коллега был на больничном.
- Передать информацию присутствующим — особенно актуально, если вы работаете в англоязычной компании, где у всех разный уровень английского.
- Люди будут ответственнее относиться, например, к срокам, которые они называют (но это не точно 😄)
✍️ Как писать протокол
- Должен быть кратким — меньше времени на написание, меньше времени на чтение.
- При этом важно не терять контекст — вы должны взглянуть на него со стороны и понять, о чём речь, через пару недель.
- Важно указывать, от кого поступила информация.
- Если было принято какое-то решение, нужно описать контекст — почему оно было принято и кем.
🗂 Мой формат
С протоколами у меня была такая же проблема, как была раньше с ведением заметок. Я не отделял в них заметки от задач, и всё смешивалось в одну неподдерживаемую кучу. Поэтому для себя я придерживаюсь следующего очень простого формата:
- Agenda
- Зачем встречаемся
- Список вопросов, которые нужно обсудить
- Notes
- Важная информация, которую следует зафиксировать
- Action Items
- Задачи, которые нужно сделать мне или другим членам команды
🛠 Инструменты
Мы мигрировали на стек Microsoft — Teams, OneNote и т.д.
Поэтому я просто веду заметки на одной странице в OneNote, к которой имеет доступ команда.
Если это встреча 1:1, я использую Obsidian, а затем отправляю свои заметки собеседнику.
---
🔗 Подробнее
- 📹 Видео — Meeting notes как средство коммуникации в проектной команде
А вы ведёте meeting notes? Поделитесь, как вы это делаете и какими инструментами пользуетесь
#process #management
