полдня работы (14 400 секунд) менеджера меняем на 1 секунду
Это история о том, как один отчёт не только упростил жизнь менеджерам по работе с заказами поступающими от федеральной торговой сети по EDI обмену, но и фактически исключил вероятность ошибок в планировании масштабного производства. Погружаемся в детали.
Началось все со звонка руководителя отдела продаж в нашу ИТ компанию Soft +. Нас пригласили на очную встречу, обсудить на месте с непосредственными пользователями их проблему. В эпоху удалёнки такие встречи стали редкостью, и их ценность возросла вдвое. На повестке дня была настоящая вызывающее беспокойство ситуация – менеджеры на протяжении почти полугода теряли 40% своего рабочего времени на сбор заказов сетевых клиентов в одном excel-отчете. И это ещё не всё: столько же времени уходило на пересчёт ожидаемой заказчиками продукции по этим же заказам.
Причиной такой ситуации стали изменения в автоматизированном учёте крупных федеральных ритейлеров (Красное и Белое, Магниты, Пятерочки и прочие), которые повлияли на алгоритм автоматического расчета потребностей в пополнении остатков. К сожалению, наш клиент не имел возможности изменить этот внешний фактор, и отделу сбыта необходимо было адаптироваться к новым условиям. Каждый день менеджеры сталкивались с необходимостью корректировки заказов – это означало, что им приходилось пересчитывать заказ на план производства, что включало в себя обработку сотен сетевых запросов и около 700 листов распечаток. При этом часы, проведённые за работой, обходились в миллионы нервных клеток, истощая ресурсы отдела сбыта.
Когда мы выслушали все детали, казалось, впереди нас ждала масштабная разработка, долгое тестирование. Однако, как показали дальнейшие обсуждения, решение могло оказаться гораздо проще. Ответ кроется в создании отчета и оперативной автоматической корректировке изменений ранее оформленных заказов на поставку продукции по торговым точкам федеральных торговых сетей.
Разработка нашего нового отчета приобрела особую важность, так как он должен не просто автоматизировать процессы, но и обеспечивать эффективное управление данными о заказах. В частности, этот отчет будет собирать информацию о не проведенных заказах, поступивших через систему Контур в 1С от заказчиков. Он будет анализировать данные в разрезе номенклатуры, заказов, торговых точек и контрагентов за указанный период. Поскольку отгрузка может производиться и на Дальний Восток, мы предусмотрели возможность формирования отчета на месяц вперед с детальной разбивкой по датам отгрузки. Это позволит более точно планировать производственные мощности и эффективно распределять ресурсы.
При загрузке корректировок заказов через Контур EDI по ранее оформленным запросам был разработан алгоритм перезаполнения и пересчета данных. До момента оформления на погрузку в транспортную службу, клиент имеет право изменить комплект поставки по номенклатуре, количеству и объемам.
Процесс создания отчета был организован очень продуктивно. Мы написали техническое задание и согласовали его в тот же день. На следующий день разработали его, а через день уже приступили к тестированию изначально по одной торговой сети, и далее отработав на пилотном, самом сложном и трудоемким этапе перешли к остальным. В результате мы подготовили несколько вариантов этого отчета для различных менеджеров, отвечающих каждый за свою торговую сеть, учитывая их индивидуальные потребности и способы работы.
Этот пример иллюстрирует, как за всего шесть часов разработки и тестирования можно решить задачу, которая ранее заняла бы у наших менеджеров почти половину рабочего времени. Благодаря внедрению данного решения мы значительно экономим ресурсы, сокращаем количество распечаток и минимизируем вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором при подсчете заказов. Создавая этот отчёт, мы стремились не просто к сокращению времени, необходимого для рутинной работы, но к обеспечению высокого уровня точности. Система могла бы учитывать все изменения в заявках в реальном времени, предоставляя актуальную информацию для планирования и минимизируя риск ошибок.
Кроме того, важно отметить, что при допущении ошибок менеджеров в процессе подсчета заказов компании грозили штрафы от торговых сетей за задержки и полноту поставок. Такие финансовые санкции сказывались на бюджете компании и могли негативно повлиять на партнерские отношения с ритейлерами. Введение нового отчета не только исключает вероятность ошибок при подсчете, но и, таким образом, минимизирует риск возникновения этих штрафов.
В завершение статьи, важно отметить, что многие компании сталкиваются с задачами, которые тянутся изо дня в день, отнимая силы и ресурсы у сотрудников. Наша история стала ярким примером того, что, зачастую, эти рутинные процессы можно оптимизировать гораздо проще, чем кажется. Для нас положительные отзывы клиентов служат мощным источником вдохновения, подстегивая к поиску эффективных решений для повседневных задач.
Если какой либо процесс вызывает раздражение и гнев, давайте избавимся от этого раздражителя!
Автор: Пирмагомедова Светлана, руководитель проектов по 1С ИТ компании Soft+
