Инвентаризация ОС — важный, но трудоемкий процесс. Особенно когда у предприятия на балансе большое количество основных средств: компьютеров, мебели, оборудования, торгового инвентаря и других активов. Ручной пересчет отнимает массу времени и часто сопровождается ошибками. Автоматизация учета имущества позволяет кардинально изменить подход к «ревизии»: проводить ее в кратчайшие сроки и без ошибок. В статье расскажем, как автоматизировать инвентаризацию имущества по штрих-кодам с помощью современных средств: ПО и мобильных устройств.
Что такое штрихкодирование имущества и как оно работает
Суть технологии заключается в том, что каждому объекту учета присваивается уникальный идентификатор (штрих-код). Он содержит: инвентарный номер, наименование, место хранения, МОЛ. Стикер со штриховым кодом, прикрепленный, например, к системному блоку или офисному креслу, позволяет быстро идентифицировать актив. Как это работает на практике:
- Имущество регистрируют в системе учета (например, в «1С»).
- Для каждого актива генерируют уникальный идентификатор в виде штрих-кода, распечатывают на специальном стикере.
- Этикетки наклеивают на объекты учета, например, на монитор, стул, сейф.
- При инвентаризации сотрудники сканируют символику с помощью смартфона или терминала сбора данных (ТСД).
- Актуальные сведения о местоположении и состоянии актива передаются в учетную систему.
Штрихкодирование имущества позволяет быстро и точно идентифицировать его, проводить инвентаризацию в короткие сроки.
Как создать стикеры со штрих-кодами для маркировки основных средств
Инвентаризация основных средств по штрих-кодам начинается с создания стикеров для маркировки имущества. Сгенерировать уникальные идентификаторы можно с помощью опции «Печать штрих-кодов» в программе «1С». Для создания стикеров потребуются:
- Термотрансферный принтер. Специальное устройство, позволяющее создавать долговечные этикетки. С его помощью наносят символику на самоклеящуюся ленту и получают изображения, устойчивые к стиранию и выцветанию.
- Этикетки и риббон (красящая лента). Для маркировки офисной техники подойдут бумажные наклейки, а для производственного оборудования лучше использовать износостойкие полиэстеровые материалы.
Готовые стикеры размещают на ОС так, чтобы их было удобно сканировать.
Автоматизация учета имущества: с чего начать, как выбрать оборудование и программное обеспечение
Когда на предприятии сотни или даже тысячи единиц оборудования, мебели и техники, ручной учет становится источником ошибок, потерь и лишней работы. В таких условиях автоматизация инвентаризации ОС — реальная необходимость. Рассмотрим этот процесс.
Шаг 1. Маркировка основных средств. Генерация идентификаторов, печать этикеток и нанесение на объекты имущества.
Шаг 2. Выбор оборудования для сканирования штрих-кодов. Для автоматизации учета ОС рекомендуем использовать терминалы сбора данных, например, бесклавиатурный АТОЛ T31 или защищенный IData K3S. Оба устройства поддерживают передачу данных по Wi-Fi, Bluetooth, 4G, что важно для работы на крупных предприятиях.
Шаг 3. Выбор программного обеспечения для ТСД. Софт должен легко интегрироваться с учетной системой (например, «1С»), поддерживать полезные функции (перемещение имущества, списание, смену МОЛ). Также важно, чтобы программа для инвентаризации ОС была простой в использовании, тогда персоналу не придется тратить много времени на ее освоение.
Шаг 4. Интеграция мобильной программы и учетной системы предприятия. Это позволит выгружать справочники ОС на ТСД, сверять фактическое наличие активов с «зарегистрированным» в «1С» и отправлять сведения с мобильного устройства на ПК.
Программа DM.Invent: максимум возможностей для инвентаризации ОС
DM.Invent — приложение из линейки DataMobile, которое позволяет проводить инвентаризацию основных средств с помощью мобильных устройств. Разработано для предприятий, стремящихся внедрить быструю и надежную автоматизацию учета имущества. С его помощью можно сканировать штрих-коды, сопоставлять полученные сведения с данными из учетной системы и сразу отправлять их обратно, без бумажной волокиты и перепроверок. Это не просто программа для сбора информации, а полноценный инструмент управления активами компании.
Основные функции DM.Invent:
- Мгновенная идентификация основного средства, получение полной информации о нем: инвентарный номер, наименование, подразделение, материально ответственное лицо.
- Сверка фактического наличия активов с записями в базе данных. Инвентаризация ОС проводится по документам, созданным на устройстве либо выгруженным из учетной системы.
- Редактирование сведений об активе: смена ответственного сотрудника,
местоположения (перемещение имущества). - Списание объекта с добавлением фото и комментариев.
- Создание этикеток для маркировки ОС по готовым шаблонам.
- Быстрый поиск активов по RFID-меткам (при подключении дополнительного программного модуля RFID).
- Автоматическое формирование документов списания и перемещения в учетной системе после проведения инвентаризации ОС.
Преимущества программного обеспечения:
- Быстрое внедрение.
- Простая интеграция с «1С» без драйверов.
- Надежность — лицензионный продукт, проверенный десятками российских предприятий.
Если хотите автоматизировать учет основных средств быстро, без лишних затрат и с минимальной нагрузкой на сотрудников — DM.Invent отличный выбор.
Как купить DM.Invent
Программа для инвентаризации ОС доступна в магазинах приложений Google Play и RuStore. Скачать можно бесплатно. Чтобы купить лицензию, перейдите в наш интернет-магазин или на официальную страницу приложения. Там найдете необходимую информацию: описание ПО, цены, инструкцию пользователя.
Варианты лицензирования:
- LifeTime — позволяет купить программное обеспечение и привязать к конкретному устройству (ТСД, смартфону, планшету).
- Оформление подписки на короткий срок (1 или 6 месяцев) или сразу на год. Включает бесплатное обновление софта.
За LifeTime платите один раз и используете программное обеспечение без ограничений по времени. Управление лицензиями по подписке происходит в облачном сервисе DMcloud. Получаете доступ к личному кабинету, где сможете переносить их с одного устройства на другое. Прежде чем купить программное обеспечение, протестируйте работу с ним бесплатно, подключив TRIAL-лицензию на 14 дней.
Как правильно проводить инвентаризацию с помощью DM.Invent
Программное обеспечение разработано так, чтобы упростить процесс учета до минимума — достаточно пройтись по помещениям с имуществом и отсканировать уникальные коды со стикеров. Ниже — пошаговая инструкция работы с приложением DM.Invent.
Инвентаризация основных средств по штрих-кодам проводится по документу, выгруженному из системы учета либо «с нуля». Порядок работы:
1. На ТСД выгружают данные об имуществе, зарегистрированном в учетной системе, и, при необходимости, перечень активов для проверки (в разрезе мест хранения или МОЛ).
2. Пользователь авторизуется в приложении.
3. Выбирает задание на инвентаризацию либо создает новый документ.
4. Сканирует штрих-коды с объектов учета. В процессе проводит списание, перемещение, смену ответственных сотрудников.
5. Завершает работу с документом и отправляет сведения в «1С».
Автоматизация учета имущества позволяет проводить «ревизию» за считанные минуты.
Краткие итоги
Переход на штрихкодирование и мобильную автоматизацию позволяет упростить учет имущества, который раньше занимал дни и сопровождался массой ошибок. Современное специализированное программное обеспечение, такое как DM.Invent из линейки DataMobile, помогает сократить время на проверку активов и избавиться от бумажных форм. Софт легко интегрируется с «1С», обладает интуитивно понятным интерфейсом и набором необходимых функций — начиная с создания шаблонов этикеток до автоматического формирования документов в учетной системе.
Положительные отзывы клиентов подтверждают — инвентаризация ОС с DM.Invent ускоряется в десятки раз. А гибкие условия лицензирования позволяют выбрать удобный срок использования софта по подписке.
Присоединяйтесь к аудитории нашего канала и читайте другие полезные материалы об автоматизации бизнес-процессов в компаниях.