Как выплачивается аванс в 1с бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) существует несколько способов выплаты аванса сотрудникам, и выбор способа зависит от настроек вашей учетной политики и используемых механизмов расчета заработной платы. Опишу основные варианты:

1. Выплата аванса “фиксированной суммой” или “процентом от оклада” (самый распространенный способ, если не используется полноценный расчет зарплаты за первую половину месяца):

• Описание: Этот способ предполагает выплату аванса в виде фиксированной суммы или процента от оклада сотрудника. Расчет фактической заработной платы за первую половину месяца не производится.
• Настройка в 1С:
• Учетная политика по персоналу: В разделе “Зарплата и кадры” - “Настройки зарплаты” - “Порядок учета зарплаты” проверьте, чтобы в учетной политике вашей организации был установлен переключатель “Рассчитывать зарплату за первую половину месяца”. Если он установлен, то аванс будет рассчитываться исходя из отработанного времени. Если переключатель не установлен, то нужно будет настроить выплату фиксированной суммой или процентом.
• Настройки выплаты аванса: Перейдите в раздел “Зарплата и кадры” - “Настройки зарплаты” - ссылка “Порядок учета зарплаты”. Внизу окна, в разделе “Выплата аванса”, нужно установить способ расчета аванса:
• Фиксированной суммой: Укажите фиксированную сумму аванса для каждого сотрудника в кадровых документах (например, в приказе о приеме на работу или в кадровом переводе).
• Процентом от оклада: Укажите процент от оклада, который будет выплачиваться в качестве аванса.
• Расчетом за первую половину месяца: Если выбран этот способ, то необходимо правильно вести табель учета рабочего времени и регистрировать отклонения (больничные, отпуска и т.д.).
• Выплата аванса:
• Создание ведомости на выплату:
• Перейдите в раздел “Банк и касса” - “Ведомости на выплату зарплаты”.
• Создайте новую ведомость (кнопка “Создать”).
• Вид выплаты: “Аванс”.
• Месяц выплаты: Укажите месяц, за который выплачивается аванс.
• Организация: Выберите вашу организацию.
• Счет выплаты: Выберите счет, с которого будут выплачиваться деньги (касса или расчетный счет).
• Заполнить: Нажмите кнопку “Заполнить”. 1С автоматически заполнит ведомость сотрудниками, для которых настроена выплата аванса. Суммы аванса будут рассчитаны в соответствии с настройками (фиксированная сумма или процент от оклада).
• Проверьте и при необходимости отредактируйте суммы аванса для каждого сотрудника.
• Проведение выплаты:
• На основании ведомости создайте документ “Списание с расчетного счета” или “Расходный кассовый ордер” (кнопка “Создать на основании”).
• Проведите документ.

2. Выплата аванса “расчетом за первую половину месяца” (если используется полноценный расчет зарплаты за первую половину месяца):

• Описание: Этот способ предполагает расчет фактической заработной платы за первую половину месяца на основании отработанного времени и зарегистрированных отклонений (больничные, отпуска и т.д.).
• Настройка в 1С:
• Учетная политика по персоналу: В разделе “Зарплата и кадры” - “Настройки зарплаты” - “Порядок учета зарплаты” убедитесь, что установлен переключатель “Рассчитывать зарплату за первую половину месяца”.
• Графики работы: Убедитесь, что для всех сотрудников установлены графики работы.
• Табель учета рабочего времени: Регулярно заполняйте табель учета рабочего времени (Зарплата и кадры - Табели).
• Регистрация отклонений: Своевременно регистрируйте отклонения от графика работы (больничные, отпуска, командировки и т.д.) с помощью соответствующих документов 1С.
• Выплата аванса:
• Расчет зарплаты за первую половину месяца:
• Перейдите в раздел “Зарплата и кадры” - “Зарплата” - “Начисление за первую половину месяца”.
• Создайте новый документ “Начисление за первую половину месяца” (кнопка “Создать”).
• Месяц начисления: Укажите месяц, за первую половину которого производится расчет.
• Организация: Выберите вашу организацию.
• Заполнить: Нажмите кнопку “Заполнить”. 1С автоматически рассчитает заработную плату за первую половину месяца для всех сотрудников на основании отработанного времени и зарегистрированных отклонений.
• Проведите документ.
• Создание ведомости на выплату:
• Перейдите в раздел “Банк и касса” - “Ведомости на выплату зарплаты”.
• Создайте новую ведомость (кнопка “Создать”).
• Вид выплаты: “Зарплата за первую половину месяца”.
• Месяц выплаты: Укажите месяц, за который выплачивается аванс.
• Организация: Выберите вашу организацию.
• Счет выплаты: Выберите счет, с которого будут выплачиваться деньги (касса или расчетный счет).
• Заполнить: Нажмите кнопку “Заполнить”. 1С автоматически заполнит ведомость сотрудниками, для которых рассчитана заработная плата за первую половину месяца.
• Проверьте и при необходимости отредактируйте суммы аванса для каждого сотрудника.
• Проведение выплаты:
• На основании ведомости создайте документ “Списание с расчетного счета” или “Расходный кассовый ордер” (кнопка “Создать на основании”).
• Проведите документ.

3. Выплата аванса через “Зарплатный проект” (если у вас подключен зарплатный проект с банком):

• Если у вас настроен зарплатный проект с банком, то выплату аванса можно производить непосредственно из ведомости на выплату зарплаты. 1С автоматически сформирует платежные поручения для перечисления денежных средств на счета сотрудников.

Важные моменты:

• НДФЛ: При выплате аванса НДФЛ не удерживается. НДФЛ удерживается при окончательном расчете заработной платы за месяц.
• Реквизиты сотрудников: Убедитесь, что в карточках сотрудников указаны правильные банковские реквизиты (для перечисления на расчетный счет) или паспортные данные (для выплаты из кассы).
• Сроки выплаты: Соблюдайте установленные законодательством сроки выплаты заработной платы и аванса.
• Учет удержаний: Если с сотрудника удерживаются какие-либо суммы (например, алименты), то необходимо учитывать это при расчете аванса.
• Настройки программы: Правильные настройки в программе - залог успешного и корректного расчета и выплаты аванса.

Рекомендации:

• Перед выплатой аванса обязательно проверяйте правильность заполнения всех необходимых документов.
• Регулярно сверяйте данные бухгалтерского учета с данными кадрового учета.
• В случае возникновения сложностей обращайтесь к специалистам по 1С или к бухгалтеру по заработной плате.

Выбор способа выплаты аванса зависит от специфики вашей организации и используемых механизмов расчета заработной платы. Правильная настройка и корректное отражение операций в 1С позволят избежать ошибок и обеспечить своевременную выплату аванса сотрудникам.