Заполнение формы ЕФС-1 — головная боль каждого бухгалтера. Нужна точность: малейшая ошибка — и штраф прилетит молниеносно. Отчетность должна идти в СФР с выверенной информацией о сотрудниках: прием, увольнение, переводы и любые изменения в карьере.
Особенно страдают пользователи «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерия». Постоянные вопросы на линии консультаций сводятся к одному: как правильно подать и исправить данные?
Эта статья раскроет все тонкости и поможет избежать ошибок, отнимающих нервы и деньги.
Что такое форма ЕФС-1?
ЕФС-1 — обязательный отчет, который должен сдавать каждый работодатель, включая ИП. Информация о сотрудниках: кем взяли, куда отправили, кого уволили, — все фиксируется здесь. И не думайте, что гражданско-правовые договоры (ГПХ) обойдут стороной: если заключили после 1 января 2023 года, значит, и их тоже придется сдавать.
Если у вас больше 10 сотрудников, сдавайте отчетность только в электронном виде. Если меньше — можете отправить как бумажный, так и электронный вариант.
Но помните: даже мелкие ошибки в отчете могут обернуться серьезными штрафами.
Кто обязан сдавать форму ЕФС-1?
- Любой работодатель: компании, ИП, частные лица.
- Все, кто заключил гражданско-правовые договоры (авторские, лицензии, выполнение работ, оказание услуг).
Кого минует участь подачи?
Никого! Даже если вы брали студента на пару месяцев или фрилансера на удалёнку — подавать придется.
Когда надо подавать отчет?
Если вы сомневаетесь, вспомните: «Лучше переспросить сто раз, чем потом штраф платить!»
Корректировка в «1С:ЗУП»
Если в переданном фонду документе обнаружена ошибка, например, в приказе о приеме на работу, есть два способа исправить ситуацию:
Исправление через кадровый документ
Если ошибка допущена в самом приказе, исправьте её прямо в документе. Система предупредит, что изменять уже отправленные данные опасно. Чтобы внести изменения, нажмите кнопку «Разблокировать форму», отредактируйте нужные поля и повторно проведите документ.
Исправление через документ «Регистрация трудовой деятельности»
Нажмите кнопку «Изменить», выберите нужное событие и внесите исправления. Документ создаст две строки: одну для отмены устаревших данных, вторую — для внесения корректировок (например, исправления номера приказа). Завершив правки, нажмите «Провести и закрыть».
Пример 1: Корректировка даты приема на работу
Допустим, сотрудник устроился на работу 7 февраля 2024 года, но в отчете указали 8 февраля. Исправляем ошибку так:
1. Открываем документ «Прием на работу».
2. Нажимаем кнопку «Разблокировать форму».
3. Меняем дату на правильную — 7 февраля.
4. Проводим документ заново.
Далее создаем новый отчет ЕФС-1 с верной датой, и старая запись автоматически отменяется.
Пример 2: Ошибка в номере приказа
Если в отчет был передан неверный номер приказа (например, с префиксом «НАЗК-000002», хотя в трудовой книжке номер должен быть без префикса), можно отредактировать номер через «Регистрацию трудовой деятельности».
После внесения изменений, новый номер приказа отразится в отчете, а предыдущий номер будет отменен.
Пример отмены: ошибочный перевод на другую должность
Допустим, сотрудника ошибочно перевели на другую должность. В таком случае необходимо:
1. Снять ошибочный документ с проведения.
2. Аннулировать его.
3. Создать новый документ с правильными данными.
В отчёте появятся две строки: одна — с отменой старых данных, вторая — с верной информацией.
При следующем формировании отчета ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности, СЗВ-ТД автоматически добавится строка с отмененными данными, помеченная как отмененная. Дата отмены будет установлена на день, когда кадровый документ был снят с проведения.
Например, сведения о сотруднике, которого суд лишил водительских прав, ошибочно поступили в Социальный фонд России. Позднее выяснилось, что речь шла о другом сотруднике с такой же фамилией. Чтобы исправить ошибку, отмените кадровое событие о запрете занимать определённые должности. Используйте для этого документ «Регистрация трудовой деятельности», на основании которого формируются отчётные формы ЕФС-1 и СЗВ-ТД.
Чтобы отменить ошибочно проведённое мероприятие, снимите с регистрации исходный документ «Регистрация трудовой деятельности» либо воспользуйтесь функцией «Отменить документ». Поскольку в нашем примере в документе присутствовали дополнительные события помимо ошибочного, мы воспользовались вариантом «Отмена». Далее создайте новый документ «Регистрация трудовой деятельности», выберите функцию «Отмена». Появится новая запись об отмене ранее переданной информации. Дата отмены выставляется автоматически на дату текущего документа, однако при необходимости её можно скорректировать вручную. Завершив изменения, подтвердите операцию нажатием кнопки «Провести и закрыть».
Сведения, которые были отменены, отразятся в следующем отчете ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД.
Корректировка сведений в «1С: Бухгалтерии»
Если нужно исправить информацию, ранее направленную в Социальный Фонд России (СФР), можно воспользоваться одним из двух способов:
1. Изменить непосредственно исходный кадровый документ, которым регистрировалось соответствующее мероприятие.
2. Создать отдельный документ «Регистрация трудовой деятельности».
Выбор способа зависит от характера вносимых поправок. После внесения изменений обязательно сформировать и направить новый отчет ЕФС-1 в СФР.
Пример коррекции
Допустим, сотрудник был принят на работу 7 февраля 2024 года, и данная информация была направлена в СФР. Впоследствии оказалось, что прием состоялся 8 февраля. Для устранения ошибки нужно откорректировать строку 1.1 формы ЕФС-1.
Последовательность действий следующая:
1. Откройте исходный документ «Прием на работу».
2. Над формой появится уведомление, предупреждающее, что изменять данные нежелательно. Нажмите кнопку «Ещё» → выберите «Разблокировать форму».
3. Измените дату приема с 7 февраля на 8 февраля.
После сохранения внесенных изменений необходимо подготовить и передать обновленную версию отчетности ЕФС-1 в СФР.
После внесения изменений в документе ЕФС-1 автоматически создадутся две записи: первая отменяет прежнюю информацию, вторая фиксирует актуальные данные. Обратите внимание, что дата отмены совпадает с датой корректировок, а дата новой информации должна быть не раньше даты отмены.
Пример. Ситуация, когда в СФР были переданы неверные данные (например, был указан неправильный номер приказа), также требует корректировки. Например, был передан номер приказа с префиксом (НА00-000001), хотя в бумажной трудовой книжке номер приказа без префикса. В таком случае, чтобы исправить несоответствие между данными в электронной и бумажной трудовой книжке, нужно подать корректировку по подразделу 1.1 формы ЕФС-1.
Открываем документ «Регистрация трудовой деятельности», переходим на вкладку мероприятий, находим нужное и кликаем «Изменить». Документ покажет две строки: одну с отменой старой информации, вторую — с обновлёнными данными. Меняем номер приказа и сохраняем изменения кнопкой «Провести и закрыть».
После внесения изменений в документ обновленные данные автоматически появятся в отчёте при его следующей генерации. Это значит, что все сделанные поправки будут учтены и отражены в нужных строках отчёта.
Отмена переданных данных о трудовой деятельности
Если нужно аннулировать уже отправленные сведения о трудовой деятельности, достаточно снять соответствующий кадровый документ с обработки. Обязательно создайте новый документ ЕФС-1 с указанием отменённых данных и направьте его в Социальный фонд России (СФР).
Пример
Предположим, по сотруднику ошибочно передали сведения о переводе на новую должность (например, из-за неверного приказа). Чтобы отменить данное событие, снимите ранее зарегистрированный документ с проведения или используйте специальный инструмент «Регистрация трудовой деятельности». При последующем формировании документа ЕФС-1 автоматически создастся строка с отменёнными старыми данными.
Другой случай: если сотрудник неправомерно лишён права управления транспортом из-за путаницы с другой персоной, то необходимо отменить некорректное событие. Для этого откройте документ «Регистрация трудовой деятельности» и активируйте функцию «Отмена». После этого создайте новый документ с верными данными, которые автоматически отобразятся в отчёте.
При формировании нового документа ЕФС-1, все отмененные сведения будут автоматически отражены в отчете.
Если исправляются сразу несколько мероприятий, важно проверить, что все изменения внесены в отчёты и корректно обновлены в данных Социального фонда России.
Типичные ошибки при корректировке данных в форме ЕФС-1
Основные ошибки:
- Неправильный УИД мероприятия. Возникает, если при внесении изменений использован неверный уникальный идентификатор события.
- Остаточные устаревшие сведения. Часто причина — отсутствие отметки «принято фондом» в прошлых отчетах или сохранение неиспользуемых записей.
- Ошибка в номере приказа. При наличии префикса в приказе, отсутствующего в трудовой книжке, потребуется подача корректировочной формы с правильным номером.
- Отсутствие признака неполного рабочего дня. Необходимо корректно заполнить пункты 2 и 5, касающиеся даты перехода и трудовых функций при изменении режима труда.
Как предотвратить ошибки?
Заполнение формы ЕФС-1 требует внимательности и аккуратности. Любые ошибки грозят штрафами и дополнительными проверками. Чтобы минимизировать риски:
- Проверяйте правильность передаваемых данных, особенно связанных с трудоустройством.
- Своевременно подавайте корректирующие документы и соблюдайте сроки сдачи отчетности.
- Пользуйтесь специализированными инструментами типа «1С:Зарплата и Управление Персоналом» и «1С:Бухгалтерия» для автоматизации процессов корректировки и передачи отчетности.
Хотите сдать отчетность быстро и без головной боли? Обращайтесь! Наши специалисты превратят любые заморочки с формами и корректировками в простые задачи.