Предпринимателям часто приходится решать миллион задач одновременно: контролировать работу сотрудников, следить за финансами, успокаивать клиентов. А ещё не забывать про дни рождения друзей, уделять время семье и заниматься здоровьем. Без системы планирования от всего этого можно порваться.
Рассказываем про методику getting things done (GTD). Она поможет правильно ставить задачи, вести списки дел и лучше контролировать свою жизнь.
Что такое методика GTD и кому она будет полезна
GTD — система планирования и доведения дел до конца. Её сформулировал и описал Дэвид Аллен — писатель, консультант по вопросам личной эффективности.
Сначала он проводил тренинги для сотрудников корпораций, а в 2001-м обобщил свой опыт в полноценную методику. Он описал её в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».
🧐 Изначально книга была адресована владельцам бизнеса и руководителям, но на самом деле эти принципы полезны всем, кто хочет навести порядок в делах и сделать жизнь более управляемой.
Как работает метод GTD: 5 шагов
Очень кратко: записываем всю поступающую информацию, проясняем, что это за дела и как с ними справляться, и распределяем задачи в списки.
1. Соберите всю входящую информацию, которая похожа на задачи или идеи. Если до этого вы не вели списки дел, выгрузить мысли из головы поможет техника фокусировки.
Найдите тихое место, где вас не будут тревожить, положите перед собой блокнот или откройте приложение на телефоне и поставьте таймер на 15 минут. Найдите точку перед собой и непрерывно смотрите на неё. В течение этого времени у вас в голове будут появляться разные мысли — не отгоняйте их, а просто наблюдайте.
В какой-то момент случайным образом начнут всплывать дела и задачи. Как только это происходит — записывайте их и продолжайте смотреть в одну точку, пока не прозвенит таймер.
У вас может получиться довольно длинный список входящих идей и задач: маленьких, больших, важных, неважных, личных, рабочих и других. Дальше будем всё это упорядочивать.
2. Систематизируйте получившийся список. Теперь разберёмся, с чем вы имеете дело — от этого будет зависеть дальнейший порядок действий.
Есть пять сущностей: проекты, задачи, встречи, справочная информация, мусор.
👉 Проект — большое дело, состоящее из множества этапов, к которым нужно прописывать конкретные шаги и определять их последовательность. Например, «Лечение зубов», «Ремонт квартиры», «Наём новых сотрудников».
👉 Задача — конкретное действие, которое можно выполнить за один раз. Если «Ремонт квартиры» — это проект, то «Купить молоток» — это задача.
💡 А если задача ну очень не срочная?
Бывает, что задачи не горят, но могут стать актуальными через пару месяцев. Например, подготовка плана для отпуска или идеи для стратегической сессии с сотрудниками.
По GTD их принято называть задачами на «когда-нибудь». Чтобы они не потерялись, заведите им контрольный срок: в обозначенный день вернётесь к ним и проверите, стали ли они актуальны. Если нет и покажется, что и в будущем не станут, можно считать их мусором.
👉 Встреча — любое событие, под которое нужно выделить временной слот.
👉 Мусор — информация, которая не нужна в моменте и не будет полезна в будущем. Её можно удалить из списка.
3. Определите действия для новых задач. Разделим данные на списки и напишем, что нужно сделать:
👉 Смотрим на проекты, выбираем один
И составляем список задач на неделю и день - повторяем это со всеми проектами из списка. Задачи должны быть корректные и простые
🎯 Полезные советы:
- Используйте цифровые инструменты (Notion, Todoist, Trello, Obsidian) или бумажный планировщик.
- Начните с полной "выгрузки мозга".
- Не забывайте делать еженедельный ревью!
📌 Хотите больше таких постов? Сохраняйте под кат, делитесь опытом и подписывайтесь!
#таймменеджмент #GTD #продуктивность #gettingthingsdone #личнаяэффективность #планнации #работасмыслями