Запланированный или спонтанный - переезд предприятия вызывает стресс еще до начала сборов. Сотрудник Ночного Экспресса рассказал, к чему приводит спешка и составил чек-лист для минимальной потери нервных клеток при перевозке предприятия.
К чему приводит самодеятельность?
Этим летом сотрудники популярной доставки роллов решили перевезти головной офис из Ангарска в Иркутск. Поначалу решили переехать самостоятельно. Технику и мебель частично вывезли на личных авто, но срок аренды прежнего помещения вышел еще вчера, а договоренности с новым арендодателем вступают в силу только через 2 дня.
“Теряем много рабочего времени, что делать?” - с таким вопросом сотрудники обратились в Ночной экспресс.
Решение: Через час к месту погрузки подъехали две бортовых газели из автопарка Ночного Экспресса. Для упаковки потребовалась стрейч-пленка и картонные коробки, каждую из которых мы промаркировали.
Через 3 часа груз прибыл на наш склад, а колл-центр на 2 дня передержки перевели в удаленный режим работы - так нам удалось исключить потерю рабочего времени. В назначенный день с утра груз прибыл в “новый дом”.
Вывод: Офисный переезд может запомниться в двух вариантах — либо всё очень сложно, либо всё очень просто. Чтобы точно был второй вариант стоит воздержаться от совершения необдуманных действий и обратиться к профессионалам.
Чек-лист простого переезда
— Проведите ревизию
Избавьтесь от лишнего хлама: сломанный принтер, износившуюся мебель, старый факс. Чем больше хлама вы выбросите, тем больше сэкономите сил при погрузке и упаковочных материалов — сплошная выгода!
— Не экономьте на упаковке
Если вы дорожите офисной техникой и сохранностью мебели - не игнорируйте упаковку. Понадобятся коробки, стрейч-пленка и пузырчатая пленка для хрупких вещей.
— Маркируйте все
Нужно промаркировать коробки с вещами, технику, мебель — в соответствии с планом размещения на новом месте. Подписывать коробки и вещи нужно с двух сторон, чтобы маркировка была видна сразу. Для офисного переезда подойдёт такая маркировка:
- имя и фамилия сотрудника;
- циферный шифр — куда нести коробку, предмет мебели или технику в помещении (в соответствии с планом);
- что находится внутри коробки;
- пометка «Хрупкое», «Ценное» , если необходимо;
Как обращаться с дорогой оргтехникой?
Разберем упаковку компьютера. Первым делом закрепите за каждым сотрудником номер, и промаркируйте этим номером все составные части: монитор, системный блок и тп. Это поможет избежать неразберихи при переезде.
Системный блок и монитор следует упаковать в отдельные коробки. Важно заполнить пустоты пузырчатой пленкой. Ей же оборачиваем мелкие вещи, аудио-колонки или гарнитуры. На каждую коробку с двух сторон клеим маркировку с номером сотрудника, которому принадлежит вещь. Что касается проводов - лучше класть их в коробку, что и техника, к которой они относятся. Шнур нужно скрутить, перевязать и прикрепить скотчем к крупному предмету, чтобы он не потерялся.
Как сохранить архивы?
Каталог, маркировка и принцип “матрешки” - ваши союзники и безопасной перевозке ценных архивов.
Составьте каталог документов. Самая простая и практичная схема – разбить документы по категориям: «бухгалтерия», «транспорт», «закупки», «клиенты», «отдел кадров» и так далее. Перечень поможет упаковать документы по группам и так же, группами, погрузить их в машину.
Маркировка. Популярнее всего пометки: «налоговая отчетность за 2015 год», «бухгалтерия 2011 год», «офис 1-26». Иногда под общим названием пишется подробный перечень бумаг, что лежат внутри. Клеить маркировку нужно с двух противоположных сторон.
“Матрешка”. Уложите несколько малых коробок с документами в одну большую. Это освободит место в кузове и послужит дополнительной защитой для архива. Еще одна небольшая хитрость: коробки в кузове укладывайте вплотную друг к другу.
Офисный переезд с опытным и надежным перевозчиком — это, пожалуй, главный лайфхак, о котором точно стоит знать заранее.