Автор: Анастасия Краснова
В современном цифровом документообороте факсимиле – точная копия подписи, печати или штампа, выполненная техническими средствами – играет ключевую роль. Оно позволяет визуально подтвердить авторство и согласование документов в электронном виде, заменяя необходимость физической подписи.
Преимущества использования факсимиле:
- Ускорение документооборота: Исключение этапов распечатки, подписания и сканирования значительно сокращает время обработки документов.
- Удаленное подписание: Возможность подписывать документы из любой точки мира, что особенно важно для распределенных команд и сотрудников в командировках.
- Экономия ресурсов: Сокращение затрат на бумагу, печать и хранение документов.
Области применения факсимиле:
Факсимиле можно применять как для внутренних, так и для внешних задач организации.
Внутри компании оно может использоваться для оформления служебных удостоверений, поздравительных и информационных писем, грамот за успешную работу. Предварительно руководитель должен выпустить приказ, в котором будут перечислены все возможные способы применения штампа.
Для использования факсимиле в документообороте с контрагентами нужно юридически зафиксировать такую возможность в работе. Это можно сделать в основном договоре или отдельным соглашением сторон. Сам документ заверяется собственноручно — использование оттиска возможно только в дальнейшем.
Безопасность использования факсимиле:
Для использования Факсимиле в электронных документах, необходимо обеспечить ряд правил безопасности:
1. Ограничить доступ: Предоставить право вставки и изменения факсимиле только определенной группе пользователей.
2. Контроль статуса документа: Вставка факсимиле должна быть доступна только для утвержденных или подписанных электронной подписью документов.
Для наших клиентов мы создали расширение конфигурации «1С:Документооборот 3.0» для вставки факсимиле в документ Microsoft Word утвержденной карточки документа исходящего письма. Рассмотрим процесс работы:
Настройка прав доступа:Определите пользователей, имеющих право вставлять факсимиле (например, генеральный директор и секретарь), создайте соответствующее полномочие «Вставка факсимиле» и назначьте его выбранной группе.
Хранение факсимиле:Изображения факсимиле хранятся в справочнике «Файлы – Факсимиле» с ограниченным доступом.
Настройка шаблона:Необходимо настроить шаблон файла для карточки документа исходящего письма, где нужно указать ключевое слово «Факсимиле» – именно в этом месте будет вставлена подпись.
Вставка факсимиле:Создаем исходящее письмо и запускаем его в обработку.
Важно! Если пользователь попробует вставить факсимиле в не утвержденный договор, то выйдет ошибка «Вставка факсимиле производится только в утвержденный документ»
После согласования и утверждения в документ можно вставить факсимиле.
Важно! Если пользователь попробует вставить Факсимиле в...
Продолжение статьи читайте на нашем сайте 1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ