Как молодому специалисту «дорасти» до менеджера, которому доверяют организацию мероприятий для первых лиц компаний заказчиков? Каждый проект в MICE-индустрии требует тонкого понимания клиентов и умения работать экстремальных условиях. Что касается мероприятий для VIP-клиентов, от их успеха зависит имидж всей компании.
Путь молодого специалиста не всегда легок, как может показаться на первый взгляд, но точно интересен. Своим опытом в рамках рубрики «MICE Market в лицах» делится наш экспертный менеджер Анна Крюкова. В ходе интервью мы разобрались, какие навыки помогают менеджерам проектов наращивать свои компетенции и увеличивать насмотренность. Анна точно знает, с чего начинается карьера в MICE-отрасли. В разговоре она поделилась с нами своим опытом работы с запросами формата «всё должно быть идеально».
— Представьтесь и расскажите, с чего начался Ваш путь в сфере организации мероприятий и в MICE-индустрии, в частности.
Меня зовут Анна Крюкова. На данный момент я являюсь менеджером проектов в агентстве MICE Market. Работаю в компании уже практически 3 года.
Всю свою жизнь до прихода в MICE Market я так или иначе была связана с организацией различных мероприятий. Я проявляла свой интерес к этой деятельности и в раннем возрасте, и в школе, и в университете. То есть, я всегда соприкасалась с этой сферой и чувствовала себя в ней как в своей тарелке.
После окончания университета я впервые столкнулась с MICE-индустрией в тот момент, когда меня позвали помочь с проектом MICE Market по расселению 4 тысяч человек в Самаре, принимавших участие в Российской студенческой весне (РСВ). Мне предложили на день стать координатором проекта, от чего я решила не отказываться.
— Какие были Ваши первые задачи как молодого специалиста?
За мной был закреплён определённый отель, и в день заезда участников я должна была координировать их размещение. Не обошлось, конечно, без приключений: в одном из номеров разбили стекло с гидрантом и вся комната и рядом находящиеся номера оказались затоплены водой. Поэтому тут же встал вопрос о переселении участников. Но номерной фонд, в том числе и в других гостиницах, был уже полностью загружен. Ситуацию мы, конечно, разрешили, но свой первый день работы в MICE-индустрии я запомнила навсегда.
День работы на первом проекте был для меня, как для молодого специалиста, целым испытанием. Но именно в тот момент я твердо для себя решила, что хочу сделать эту деятельность частью своей жизни. Я прокручивала в голове тот день, наполненный трудностями, и переживала исключительно счастливые эмоции и приятную усталость. Оказалось, такие вызовы и сложности — точно дня меня.
Главное в нашей работе — уметь преодолевать все эти вызовы и оперативно решать возникающие сложности. Лично я — человек, направленный на результат. Я стараюсь сделать ради своих проектов всё, чтобы они были реализованы на высшем уровне, и направлять присущее мне достигаторство в правильное русло.
— Что Вас привлекло в нынешней профессии?
Мне всегда нравилось учиться видеть общую картину и одновременно находиться внутри ситуации, контролировать и систематизировать все процессы. MICE-индустрия и организация протокольных мероприятий, в частности, требуют ежедневной тренировки и совершенствования такого helicopter view (”взгляда с высоты”).
Одним из главных аспектов, благодаря которым моя текущая деятельность все больше привлекает меня, выступает и отсутствие рутины. В каждом проекте есть что-то новое и интересное. Работая в MICE-индустрии, мы не можем предугадать, что нас ждет и чему нам нужно будет научиться. Многогранность нашей деятельности формирует в менеджерах проектов безграничный пул способностей, качеств, компетенций. После организации множества мероприятий мы и правда чувствуем себя всемогущими.
— Были ли наставники, повлиявшие на формирование тех компетенций, которыми Вы владеете сейчас?
Когда я непосредственно устроилась в MICE Market, моим наставником стал исполнительный директор нашего агентства — Александр Потапов. Грамотно выстраивая процесс обучения, он делился со мной своим опытом становления в этой деятельности, а путь у него в нашей сфере достаточно тернистый и интересный. До сих пор я продолжаю учиться у Александра и каждый день еще больше вдохновляюсь его опытом. Может быть, это и есть одна из главных причин моего успеха в нашей деятельности.
— Расскажите про свой первый самостоятельный проект.
Это был новогодний корпоративный праздник сотрудников завода. По причине большого количества участников мы разделили мероприятие на 2 дня, отмечали Новый год в Самарском театре драмы «Камерная сцена». Сейчас организация подобного проекта представляется для меня совершенно простой задачей. Однако, 3 года назад мероприятие казалось мне невероятно масштабным и ответственным и стало для меня существенным шагом в карьере.
— Были ли еще какие-то поворотные проекты в Вашем карьерном пути?
Точно да! Проект по расселению в Самаре участников Добро.Конференции, по сути, был повтором опыта со Студвесной, только с меньшим количеством человек. На тот момент я параллельно вела и другие проекты, и тогда это стало настоящей «проверкой на прочность». Мы проводили ночи за работой, сталкивались с постоянными изменениями, задержкой сроков и кучей других сложностей и нюансов. В какой-то момент я начала всерьёз задумываться, что могу не справиться. Но благодаря поддержке коллег, силе воли, ответственности, мы не сдались и смогли реализовать поворотный в моей карьере проект. Вспоминая сейчас Добро.Конференцию, я даже ощущаю некое благоговение, осознавая, что все может получиться, если этого очень захотеть.
— Какие качества помогают Вам справляться с трудностями, возникающими при работе с запросами от заказчиков?
Во-первых, очень важно для менеджера проектов быть терпеливым и терпимым к любым сложностям в организации самого мероприятия и коммуникации с клиентом. Заказчик и подрядчик — это, прежде всего, наши коллеги, с которыми мы находимся «в одной лодке», работаем во благо единой цели. Если придерживаться такой стратегии, работа будет протекать ровно, спокойно и четко.
Во-вторых, менеджер проектов должен быть в меру настойчивым. В нашей деятельности целеустремленность играет очень важную роль. При этом важно находить активности и вещи, которые помогают в нужный момент отвлечься, заземлиться, восстановить внутреннюю гармонию. Выпить чашку кофе, сходить на занятие по йоге или просто прогуляться по улице — каждый выбирает «дело для души» индивидуально. Так или иначе, этот инструмент при правильном применении помогает выстраивать свою работу эффективнее.
В конце концов, всем начинающим специалистам стоит развивать навыки тайм-менеджмента, учиться грамотно выстраивать распорядок дня, чтобы контролировать запасы энергии и не столкнуться с эмоциональным выгоранием. Лично мне этот навык пришлось развивать уже в рамках трудовой деятельности. Не существует всемогущих людей, так что важно искать пути восстановления и саморегуляции, соблюдая принцип work life balance.
— Когда Вы впервые стали работать с мероприятиями, в которых участвуют первые лица компаний?
Это случилось спустя 1,5 года моей работы в MICE Market. Мой дебютный проект по работе с первыми лицами был приурочен к празднику Крещения, и мы организовывали посещение купели в селе Ташла. Помимо стандартного комплекса услуг, задача состояла в том, чтобы предусмотреть любую мелочь: от технического оснащения купели до подготовки специального одеяния и индивидуальных предметов гигиены — каждую деталь необходимо было учесть для комфортного пребывания гостей и проведения протокола по стандартам.
А во второй день гостей ждала программа с самыми настоящими зимними активностями на гоночном Полигон LADA Sport и катанием на собачьих упряжках. Основные сложности были связаны с погодой и трудной логистикой города Тольятти, то есть факторами, практические не зависящими от нас. Во всём остальном мероприятие прошло без малейших нареканий.
— В чем особенность организации мероприятий для топ-менеджеров?
Главное правило при организации протокольных мероприятий — внимание ко всем деталям. Все должно быть идеально и без малейших шероховатостей. При работе с VIP-клиентами у менеджера нет права на ошибку. Здесь важно полное присутствие менеджера на каждом этапе работы с запросом и его максимальная отдача и вовлечённость.
Навыку «выточенной организации» нужно учиться. На первых порах мы нередко имеем дело с недоумением и противоречиями, часто задаемся вопросами. Тем не менее, со временем постепенно начинаешь смотреть глазами требовательного заказчика на весь даже минимальный реквизит, который закупается для мероприятия, и взаимодействовать с подрядчиками, опираясь исключительно на предпочтения клиента.
Кроме того, такие проекты отличаются строгой конфиденциальностью. Важна аккуратность и строгость во всём. Не говоря уже об освещении протокольных мероприятий в социальных сетях, что иногда затрудняет публикацию наиболее ярких кейсов MICE Market в наших каналах.
— Насколько важна при этом работа в партнерстве?
Это критически важно! Одной из ценностей MICE Market как раз выступает партнерство. Мы всегда работаем с позиции заточенности на получение хорошего результата, а при взаимодействии с первыми лицами — идеального.
Наш заказчик — это наш коллега на время проведения мероприятия, в ходе подготовки и даже по завершении проекта. Отталкиваясь от наших принципов, при работе с запросами я делаю все, чтобы заказчик оставался довольным, хотел вернуться к нам и, конечно же, был готов доверять MICE Market решение своих важнейших бизнес-задач снова и снова.
— Как же тогда выстроить это доверие и в целом комфортное для обеих сторон профессиональное общение?
В таком случае мы тоже руководствуемся четко сформулированными ценностями. Что касается партнерства, оно позволяет нам демонстрировать предрасположенность к заказчику и нацеленность на результат. Мы также отталкиваемся еще и от того, чтобы быть полностью открытыми, понимая, насколько важен контроль каждого процесса для наших клиентов.
Заполучить доверие можно, если демонстрировать свою заинтересованность в реализации проекта и профессиональный подход к делу, который проявляется в том числе и во внимании к деталям. Мы даем заказчику понять, что его мероприятие -- событие № 1 по важности в жизни менеджера, задача, на выполнение которой в данный момент направлены все ресурсы.
— Есть ли у Вас опыт обучения молодых специалистов?
Да, безусловно. В MICE Market сейчас проходит стажировку новый сотрудник, в перспективе менеджер проектов. Около года назад я занималась разработкой системы наставничества для молодых специалистов MICE Market. Сейчас же я стараюсь действовать по составленной мною структурированной методологии и интегрировать нового сотрудника, согласно четко прописанному плану.
Мы вместе работаем над ее становлением как профессионала в отрасли, плавно, мягко и грамотно интегрируя в ключевые бизнес-процессы. При этом я стараюсь объяснить всю специфику нашей деятельности, чтобы стажер трезво оценивал готовность к работе в нашей индустрии.
— Какие источники, сообщества или курсы Вы могли бы посоветовать начинающим специалистам в MICE-индустрии для повышения насмотренности и наращивания компетенций?
Навряд ли я бы посоветовала начинающим специалистам прохождение специализированных курсов, но для повышения насмотренности, конечно, рекомендую подписываться на интересные каналы в Telegram, которые ведут крупные MICE-агентства, часто иллюстрируя примеры крупных, интересных мероприятий в отрасли. Из такого контента всегда можно почерпнуть много крутых идей, концепций и форматов или даже найти контакты новых проверенных подрядчиков.
Мы не можем не окружать себя MICE-сферой. Идеи не всегда рождаются из ниоткуда, так что я считаю базовой задачей каждого молодого специалиста наполнять свою новостную ленту вдохновляющим и привлекательным отраслевым контентом, ведь наша профессия — это не просто работа. Это целый образ жизни.
Путь молодого специалиста — это всегда накопление опыта и насмотренности вместе с воспитанием внутренней дисциплины. Успех приходит к тем, кто не боится ответственности, постоянно учится и умеет оставаться спокойным даже в самых напряженных ситуациях.
Долгий и тернистый путь молодых сотрудников, которые хотят стать организаторами мероприятий для первых лиц, начинается с маленьких, а иногда и совсем не заметных шагов, но внимание к деталям, навык слушать заказчика и постоянная работа над собой превращают начинающих менеджеров настоящих специалистов с огромным опытом за плечами.