Для многих компаний работа аналитика бизнес-процессов представляется как непрерывное создание моделей As-Is (читается «аз из) и To-Be («ту би»). Начинающим аналитикам и всем интересующимся темой оптимизации систем управления на основе моделей процессов, полагаю, будет интересно познакомиться с сутью этих моделей и важности их создания. И ещё узнать о реже встречающейся, но не менее важной, модели Must-Have («маст хейв»).
Вопрос «почему важно создавать модели процессов?» нередко ставит и аналитиков, и руководство компаний в тупик. Подчас кажется, что достаточно поставить задачу "улучшить управление", и останется только ждать результат. Однако, не все так просто.
Представьте, что вы переезжаете в новый дом или в новую квартиру. Прежде чем расставлять мебель на новом месте, нужно:
- Зафиксировать, что и где лежит сейчас (As-Is или по-русски «Как Есть»)
- Решить, что точно возьмёте с собой (Must-Have или «Должно Быть»)
- Спланировать новую расстановку (To-Be или «Как Будет»)
А теперь небольшой экспресс-обзор этих моделей.
Модель As-Is ("Как есть")
Это описание текущего состояния бизнес-процессов компании. Аналитик документирует реальные рабочие операции: как работа выполняется на практике, а не как прописано в регламентах.
Ключевая ценность модели As-Is — она показывает разрыв между формальными процедурами и реальной практикой. Например, может выясниться, что сотрудники месяцами не используют утверждённую CRM-систему, предпочитая Excel-таблицы.
Особенная модель Must-Have ("Должно быть")
Это минимально необходимый набор процессов, без которых компания не может функционировать. Создание этой модели критически важно в отраслях с высокими рисками (энергетика, авиаперевозки), где остановка процессов недопустима, или в системах управления Lean и Kaizen для гарантированного результата.
Ещё одно полезное применение модели Must-Have это возможность провести анализ критической цепочки процессов по методу теории ограничений.
Многие компании совершают ошибку: сразу переходят от As-Is к To-Be, упуская анализ Must-Have процессов. В результате оптимизируют второстепенные операции, оставляя без внимания системные проблемы.
Модель To-Be ("Как будет")
Это целевое состояние процессов после оптимизации. Создаётся на основе анализа As-Is с устранением узких мест.
Модель To-Be может разрабатываться принципиально двумя способами:
- Через анализ, оптимизацию или перепроектирование процессов (требуются ключевые компетенции аналитика)
- Путем простого документирования пожеланий руководства (достаточно владеть навыками описания бизнес-процессов)
В следующих публикациях рассмотрю каждую модель отдельно и приведу примеры из личного опыта, когда эти модели сыграли значимую роль в оптимизации бизнес-процессов.