Карточка предприятия является ключевым инструментом в работе бухгалтера при добавлении новых контрагентов в базу данных. В ней фиксируются все необходимые реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП, банковские данные, юридический и фактический адреса, контактные телефоны.
Бухгалтеры регулярно обращаются к личной карточке предприятия для проверки актуальности информации перед заключением договоров, выставлением счетов и проведением платежей.
Особое внимание уделяется заполнению разделов с лицензиями, сертификатами и другими документами контрагента. Корректно заполненная карточка предприятия ИП позволяет избежать ошибок в документообороте и обеспечивает юридическую чистоту сделок.
В этой статье мы подробно разберем, как создать карточку предприятия для ИП и ООО.
Упросить и ускорить документооборот с контрагентами легко с Entera!
Entera — это система автоматизации документооборота, которая помогает обработать сотни документов за считаные минуты. Она создана для того, чтобы вы перестали тратить лучшие часы дня на ввод и поиск документов — и занялись тем, что действительно важно.
👉 Узнайте подробнее о возможностях мультисервиса!
Что такое карточка предприятия ООО и для чего она нужна?
Карточка предприятия – это важный документ, который содержит всю необходимую информацию о компании для ведения деловой документации и взаимодействия с контрагентами.
Назначение карточки заключается в систематизации данных о предприятии. Создать карточку предприятия нужно для:
- Ведения базы контрагентов.
- Проверки актуальности данных.
- Оформления договоров и счетов.
- Проведения платежей.
- Налогового учета.
- Подготовки отчетности.
- Хранения и оперативного доступа к информации о контрагенте в личной карточке предприятия.
Форма карточки предприятия (образец) не является единой и может различаться в зависимости от организации. Каждая компания вправе разработать собственный шаблон, учитывая свои потребности и особенности документооборота.
Вы можете создать свою карточку предприятия, как образец, в которую внесете необходимые вам для работы реквизиты. Обязательные реквизиты в карточке предприятия документ:
1) Полное и сокращенное наименование организации.
2) ИНН и КПП.
3) ОГРН.
4) Юридический и фактический адреса
5) Банковские реквизиты (расчетный счет, БИК, корреспондентский счет).
6) Контактные данные (телефон, email, сайт).
7) Данные руководителя.
8) Коды статистики.
9) Виды деятельности (ОКВЭД).
10) Информация о лицензиях и разрешениях.
11) Данные об учредительных документах.
Дополнительная информация в карточке предприятия может включать:
- Данные о филиалах.
- Схемы проезда.
- Список ответственных лиц.
- Особые условия сотрудничества.
Карточка предприятия АО является живым документом, который необходимо регулярно обновлять для обеспечения актуальности данных и соблюдения законодательства.
Как сделать карточку предприятия быстро и облегчить работу с новыми контрагентами?
При начале сотрудничества с новыми контрагентами после внесения в 1С карточка предприятия нового контрагента, бухгалтеры сталкиваются с масштабным документооборотом.
Он требует значительных временных затрат. Сначала необходимо заключить основной договор, который часто дополняется отдельными соглашениями, уточняющими условия сотрудничества. После этого начинается активная фаза взаимодействия, сопровождается постоянным обменом первичными документами: при покупке товаров оформляются накладные, при оказании услуг составляются акты выполненных работ.
На каждом этапе требуется проверка корректности заполнения документов, их согласование и подписание, что создает дополнительную нагрузку на бухгалтера.
Весь процесс осложняется тем, что каждый контрагент может использовать свои шаблоны документов, карточки предприятия, имеющие различное оформление и структуру данных. Это приводит к необходимости постоянного перепроверки информации, ручного ввода данных и, как следствие, увеличению вероятности ошибок. Ситуация усугубляется при работе с большим количеством контрагентов, когда объем документации существенно возрастает.
В таких условиях особенно важно автоматизировать рутинные операции и минимизировать человеческий фактор. Использование специализированных сервисов для распознавания документов и автоматической загрузки данных в учетную систему позволяет существенно ускорить обработку документации, снизить количество ошибок и освободить время сотрудников для более сложных задач. Внедрение электронного документооборота также помогает упорядочить процесс обмена документами и обеспечить их надежное хранение.
Оптимизация работы с новыми контрагентами требует комплексного подхода, включающего как технологические решения, так и стандартизацию внутренних процессов. Это позволяет не только ускорить документооборот, но и повысить качество работы бухгалтерии в целом.
Entera поможет вам автоматизировать документооборот в вашей компании, что значительно ускорит согласование с контрагентами!
👉 Попробовать бесплатно!
Entera - современное решение для автоматизации документооборота!
Устали от рутинного ввода документов в 1С? Наш сервис значительно облегчит вашу работу. Благодаря современным технологиям, Entera распознает документы с невероятной точностью до 98%, что минимизирует вероятность ошибок при вводе данных.
Ключевые преимущества при работе:
- Облачная технология обеспечивает удобный доступ к документам для всей команды.
- Мгновенный обмен первичкой между бухгалтерией и другими отделами.
- Интеграция с 1С и системами электронного документооборота.
- Автоматическое распознавание любых первичных документов.
- Простое внедрение в существующий рабочий процесс.
Удобство использования достигается благодаря интуитивно понятному интерфейсу и быстрой адаптации к вашим бизнес-процессам. Сервис позволяет существенно сократить время на обработку документации и освободить время сотрудников для более важных задач.
Не упустите возможность оптимизировать документооборот!