Как автоматизировать учет компьютеров и оргтехники в компании

В любой организации, где есть офисная техника, периодически возникают вопросы: за кем числится ноутбук, когда последний раз заправляли картридж для принтера или делали ремонт системного блока. Часто это пытаются отслеживать в таблицах Google или Excel. Однако когда у предприятия на балансе десятки, а то и сотни компьютеров, мониторов и другого оборудования, как, например, в IT-компаниях или ЦОД, вести учет вручную становится неудобно. Инвентаризация превращается в квест, техника «теряется», а сотрудники тратят часы на «ревизию» активов. Существует современный способ организации учета компьютерной техники, о котором расскажем в статье.

Почему учет компьютеров в таблицах Excel и Google безнадежно устарел

Таблицы долгое время были самым привычным способом учета. Просто открыть новый файл, создать столбцы вроде «Инвентарный номер», «Модель», «Сотрудник» — и готово. На первых порах — удобно. Но чем больше техники, тем труднее поддерживать актуальность информации. Вот проблемы, с которыми сталкиваются компании, ведущие учет компьютерной техники в таблицах:

1. Нет контроля за серийными номерами.
2. Сложно отслеживать историю ремонтов и перемещений.
3. Никакой защиты от человеческого фактора. Один сотрудник случайно удалил строку, другой ввел некорректные данные — ошибки накапливаются.
4. Инвентаризация превращается в огромную волокиту. Нужно распечатать таблицу, сверить фактическое количество устройств с указанным в ней. А если объектов 100 или больше — потери времени неизбежны.

В итоге получаем хаотичный учет, неактуальную информацию об активах. А когда дело доходит до аудита — приходится в срочном порядке все перепроверять вручную. Скорость, точность и надежность возможны только при переходе к автоматизированной системе учета. Как она работает — разберемся дальше.

Современный учет компьютерной техники на предприятии с помощью ТСД и «1С»

Если таблицы уже не справляются со своей задачей, пора переходить к более современным методам, таким как использование ТСД (терминала сбора данных). Для работы также понадобится специализированная программа — учет оборудования с помощью нее становится значительно проще, ошибки сводятся к минимуму.

ТСД — компактное устройство, похоже на смартфон, создано специально для работы с учетной информацией. Он «умеет» сканировать двумерную символику (штрих-коды) с помощью встроенного 2D-модуля. На терминал устанавливают специализированный софт, позволяющий обрабатывать полученную при считывании идентификатора информацию, и передавать ее в «1С» или подобную учетную программу. Таким образом, важна комплексная система учета компьютерной техники в организации, которую составляют 3 элемента:

1. «1С» или аналогичная программа учета компьютерной техники.
2. Терминал сбора данных.
3. Мобильное приложение для учета компьютеров и оргтехники.

После того как приложение для ТСД интегрировано с «1С», учет компьютерной техники в организации выглядит так: сотрудник с терминалом проходит по офису, сканирует штрих-коды с наклеек на устройствах, и сведения о них автоматически подтягиваются в базу данных. Никаких блокнотов, бумажек и последующего ручного ввода информации в таблицу.

Популярная программа для учета компьютерной техники в организации — DM.Invent: функции, возможности, преимущества

Когда речь идет об учете техники в компании, хочется, чтобы система была простой, удобной и понятной для сотрудников. Именно таково наше программное решение DM.Invent, разработанное специально для контроля основных средств в организации любого масштаба. Программа подходит тем, для кого важно:

• вести учет оборудования по серийным номерам;
• быстро выполнять инвентаризацию;
• вести учет ремонта компьютерной техники.

Приложение устанавливают на ТСД, смартфоны или планшеты на Android и интегрируют с учетной системой. Среди функций программы:

1. Идентификация объектов по штрих-кодам или RFID-меткам (при подключении дополнительного программного модуля).
2. Инвентаризация активов с возможностью списания, перемещения, смены местоположения или ответственного лица в интерфейсе приложения.
3. Работа по документам, выгруженным из учетной системы или созданным на мобильном устройстве.
4. Фотофиксация техники, нуждающейся в ремонте.
5. Учет компьютеров по серийным номерам.
6. Быстрое формирование документов списания и перемещения в «1С» по итогам «ревизии».
7. Создание наклеек для маркировки оборудования по готовым шаблонам.

Как и любой программный продукт из линейки DataMobile — DM.Invent имеет дружелюбный, интуитивно понятный интерфейс, выполненный в современном дизайне. Даже если сотрудник никогда не работал с терминалом сбора данных, он сможет разобраться с программой за 5–10 минут. Ниже покажем, как выглядит процесс инвентаризации в приложении, и вы убедитесь в этом сами. Среди других преимуществ DM.Invent:

• простая настройка без участия IT-специалиста — нужные процессы отмечают «галочками»;
• интеграция с конфигурациями «1С» без драйверов; полный список поддерживаемых учетных систем здесь;
• бесплатная техподдержка пользователей;
• возможность обмениваться данными с учетной системой в режиме реального времени по сети Wi-Fi.

Все программные продукты DataMobile распространяются по лицензии. Есть 2 варианта на выбор:

1. Бессрочная — LifeTime. Привязывается к одному устройству без возможности переноса.
2. Оформление подписки на выбранный период (варианты — 1, 6, 12 месяцев). Предоставляется доступ к личному кабинету в облачном сервисе DMcloud для управления лицензиями.

ПО входит в Единый реестр программного обеспечения. DM.Invent — удобная и надежная программа для учета компьютерной техники в организации, избавляющая от рутины и ошибок.

Как проходит инвентаризация компьютеров и оргтехники на предприятии с DM.Invent

Есть 2 сценария работы: по заданию и «с нуля». Если хотят сверить фактическое наличие компьютерного оборудования с «зарегистрированными» данными, — на ТСД выгружают перечень нужных позиций. Во втором случае создают новую форму в приложении. Например, когда хотят проверить наличие техники в определенном помещении или у конкретного сотрудника. Сам процесс выглядит просто. Пользователь входит в программу под своим логином.

Далее выбирает нужный документ с пометкой «Новый» или создает форму по кнопке «Добавить».

После сканирует штрих-коды с нужных устройств. Вот так выглядит карточка основного средства.

При необходимости можно сразу же назначить или изменить ответственного, место хранения. А также списать актив, оставив комментарий или сделав фото.

С помощью цветовой индикации программа дает подсказки пользователю:

• Серый — позиция еще не внесена в документ. Нужно отсканировать штрих-код.
• Красный — выявлено расхождение с учетными данными.
• Зеленый — ОС внесено в форму.

Отсканировав штрих-коды с нужных позиций, пользователь завершает работу с документом и выгружает собранные сведения в учетную программу.

Готовые решения для инвентаризации, которые сэкономят ваше время

Чтобы внедрить учет компьютеров и другой офисной техники быстро и без лишней нервотрепки, — обратите внимание на наши готовые комплекты. В них входят:

1. Терминал сбора данных.
2. Программа для учета компьютеров и оргтехники.

Не придется «ломать голову» над тем, как выбрать ТСД. Подобрали для вас популярные модели устройств, подходящих для учета активов в офисных условиях. Комплекты включают лицензию на программное обеспечение DM.Invent сроком на 12 месяцев и ТСД (часто — на выбор пользователя из нескольких моделей одного бренда).

• Учет основных средств с ТСД iData. Включает терминал сбора данных iData K3S с мощной аккумуляторной батареей на 5 000 мАч, которая обеспечивает стабильную работу даже при интенсивной эксплуатации.
• Учет основных средств с ТСД АТОЛ. Состоит из мобильного терминала из линейки Smart.Slim или SMART.Lite. Это легкие, эргономичные устройства с поддержкой Wi-Fi и Bluetooth.

Если хотите автоматизировать не только учет компьютеров, но и обслуживание оргтехники, рекомендуем комплект Мобильный ТОИР с ТСД Chainway. В него входит ТСД Chainway С66 или Chainway С72, а также программа для сервисных служб и ремонтных бригад (годовая лицензия) — DM.ТОИР.

Программные продукты DataMobile — это гибкие, масштабируемые решения, подходящие для предприятий любого размера. Их преимущество — быстрая настройка. Программа для учета DM.Invent и другие решения линейки надежны и просты в использовании, это отличный выбор для тех, кто хочет легко вести учет компьютеров.

Если понравилась статья, подписывайтесь на канал! Рассказываем об автоматизации бизнес-процессов.