Как начислять страховые взносы на неизрасходованную работником часть подотчетных сумм

Минфин разъяснил, как начислять страховые взносы на неизрасходованную работником часть подотчетных сумм, выданных ему на представительские расходы, если остаток денежных средств не возвращен в кассу и не удержан из зарплаты работника.

В письме от 30.04.2025 № 03-15-06/44169 отмечается, что статья 422 НК РФ освбождает от страховых взносов все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

При этом для признания выплат работнику компенсационными необходимо их документальное подтверждение.

Вместе с тем пунктом 6.3 правил ведения кассовых операций, утвержденных Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, определен порядок выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица.

Согласно данным правилам, работник - подотчетное лицо обязан в срок, установленный руководителем юридического лица, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Таким образом, если организация выдала работнику подотчетные суммы на представительские расходы, но их целевое использование документально не подтверждено, отсутствует факт их возврата в кассу (на расчетный счет), а работодателем принято решение не удерживать эти средства из зарплаты, то такие суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений.

Соответственно, такие суммы облагаются страховыми взносами в общем порядке, как выплаты работнику.

Если бухгалтерия - то в 1С, если бухгалтерские новости - то на БУХ.1С, если следить за новостями в телефоне - то в нашем Telegram-канале.

В материале использованы фото: Jeanette Dietl / Shutterstock / Fotodom.