Как автоматизация рассылок и персонализация приглашений помогла заполнить залы и повысить вовлеченность гостей
Организация мероприятий — это не только креатив, но и рутина: рассылка приглашений, обработка регистраций, напоминания, сбор обратной связи. Event-агентства и корпоративные организаторы тратят на это десятки часов, но все равно сталкиваются с недобором гостей и низкой вовлеченностью.
Кейс: Одно из московских event-агентств внедрило чат-бота "EventPro" в Telegram и WhatsApp, чтобы автоматизировать коммуникацию с участниками. Результат: рост посещаемости на 55% и сокращение времени на рутинные задачи на 70%.
Как работал бот?
- Персонализированные приглашения
Автоматическая рассылка с учетом интересов гостя (например, тем, кто посещал прошлые конференции, предлагались VIP-билеты).
Возможность зарегистрироваться в 1 клик прямо в чате. - Автонапоминания и сбор подтверждений
За 3 дня и за день до мероприятия бот отправлял напоминание с кнопкой "Я приду / Не смогу".
Это снизило процент "no-show" (неявки) с 30% до 12%. - Рекомендации по программе
На основе прошлой активности бот предлагал гостю подходящие секции или спикеров.
Например: *"Вы интересовались digital-маркетингом — не пропустите доклад Анны Петровой в 14:00!"* - Обратная связь после мероприятия
Автоматический опрос в чате повысил сбор отзывов в 3 раза по сравнению с email-рассылкой.
Почему чат-боты стали must-have для ивентов?
- Скорость реакции – гость получает ответ моментально, без ожидания ответа менеджера.
- Персонализация – можно сегментировать аудиторию и повышать конверсию регистраций.
- Экономия бюджета – не нужно нанимать дополнительных менеджеров для рутинных задач.
- Гибкость – бота можно подключить к CRM, сайту, соцсетям и даже билетным системам.
Вывод: Современные гости ждут удобства и персонализированного подхода. Чат-боты не просто автоматизируют процессы — они делают коммуникацию удобнее, а мероприятия — успешнее.
А ваше агентство уже использует ботов? Если нет — самое время начать, пока конкуренты не ушли вперед.