Когда мы говорим про капитальное строительство и его консервативности и не готовности к цифровой трансформации, мы не можем не обратить внимание на первопричины этого. А именно, все участники привыкли к постоянным судебным разбирательствам из-за больших сумм контрактов и постоянно возникающих разногласий. Что может быть лучше бумаги с "живыми" подписями как доказательства в суде? Короткий ответ "ничего".
Но мы же с вами здесь говорим про современные информационные технологии и как их правильно применять, чтобы они приносили пользу и повышали эффективность работы. Поэтому предлагаю сегодня обсудить варианты выстраивания взаимодействия с подрядчиками через облачную информационную систему, чтобы получать выгоду от более эффективного процесса и сохранять юридическую значимость.
Каким образом можно обеспечить юридическую значимость?
Усиленная Квалифицированная Электронная Подпись (УКЭП)
Единственная полностью эквивалентная замена "живой" подписи на бумаге это УКЭП. Но тут без нюансов не обойтись.
Во-первых, УКЭП выпускается удостоверяющим центром. Это платно и требует ежегодного платного продления.
Во-вторых, по практике такая подпись есть только у генерального директора или главного бухгалтера, сотрудников, которые подписывают от имени организации договора, акты и другую первичную документацию.
В-третьих, подписывать УКЭП нужно документ в машиночитаемом виде или не машиночитаемом, но все же каким-то образом полученный документ. И в дальнейшем по бизнес-процессу вы не получите никакого существенного отличия в части повышения производительности и эффективности по сравнению с бумажным документооборотом.
Усиленная Неквалифицированная Электронная Подпись (УНЭП)
Не является полной заменой "живой" (бумажной) подписи, но при этом может закрывать часть задач по бизнес-процессу. Не требует выпуска удостоверяющим центром, поэтому выпускается бесплатно любой специализированной программой. Область применения гарантирует подтверждения действия сотрудником внутри организации, но при использовании её с внешними контрагентами потребует дополнительной юридической поддержки в виде упоминания конкретных УНЭП в тексте изначального договора или заверения нотариусом отдельных действий в программе при обращении в суд.
Пункты в договоре про юридическую силу действий, совершенных пользователями в программе
Добавив формулировки в договор с подрядчиком про обязательность использования программы для решения определенных рабочих вопросов и обязательным указанием email адресов и учетных записей пользователей, можно рассчитывать на юридическую значимость и использования истории работы в программе конкретных пользователей в суде. Гарантий, что суд примет их к рассмотрению меньше, но они все же есть.
Кроме этого, усилиться можно письмом от вендора, который с технической стороны подтвердит те или иные действия пользователей в системе в конкретное время (такое на нашей практике тоже бывало).
Документооборот vs Эффективное взаимодействие
Исходя из вышеизложенного о вариантах подкрепления юридической значимостью, можно сделать вывод, что лучше всего подходит автоматизация создания документов и постоянное подписание их УКЭП. Но давайте поразмыслим как это повлияет на производительность людей и эффективность бизнес-процесса.
Представьте, что по каждому рабочему вопросу с подрядчиком (проблемы с качеством, приемка работы и т.д.) готовится документ, который согласовывается внутри компании, потом он подписывается и оформляется сопроводительное письмо. Отправка идет обычной почтой, электронной почтой или через систему электронного документооборота. При внедрении в процесс УКЭП бизнес-процесс не меняется, меняется только последний этап - отправка на подписание уходит через систему электронного документооборота. В итоге прироста эффективности не происходит.
Другое дело, если вы настраиваете коммуникацию с подрядчиком через специализированную систему. Тогда можно критически посмотреть на вопросы, которые могут решаться в системе, а для каких нужно оставить документооборот на бумаге или в электронке. И, например, текущие вопросы по приемке, которые сейчас обсуждаются в WhatsApp и Telegram и зачастую скрыты от руководителей. Не говоря уже о юридической силе такой переписки.
Рекомендации по тому, как правильно выстроить юридически значимый и в тоже время эффективный бизнес-процесс
- Смоделируйте ситуации при взаимодействии с подрядчиками, когда вам может потребоваться обратиться в суд
- Оцените возможности специализированной облачной информационной системы по автоматическому удовлетворению этих потребностей
- Для тех случаев, в которых система не позволяет избавиться от бумаги или электронной версии документа, пропишите регламент с условиями появления этого документа и отправки его подрядчику (желательно, чтобы это был электронный документ с УКЭП, отправляемый через оператора ЭДО)
- Внесите нужные пункты про электронный обмен документами, юридическую силу работы в облачной специлизированной системе, регламент взаимодействия в новые договора с подрядчиками, а со старыми подпишите дополнительные соглашения
- Следите за соблюдением данных правил и ни в коем случае не работайте "по старинке". В противном случае 99%, что вы вернетесь к привычному взаимодействию с подрядчиками через бумажные носители.
Выводы
При внедрении облачных систем для повышения эффективности взаимодействия с подрядчиком можно обеспечить юридическую силу данных, которые вносятся в систему. Но для этого потребуется четкое следование правилам, последовательность и системность. Важно отдельно отметить, что при переводе бизнес-процесса по контролю за работой подрядчиков в электронный вид (не через документы, а через фиксацию событий), у вас появляются цифровые следы о деятельности всех участников строительного процесса. Это и есть цифровой двойник работы организации. Имея его на руках, вы, как руководитель, можете дальше заниматься оптимизацией бизнес-процессов и извлекать максимум производительности из имеющихся у вас ресурсов.