Портал ЕГАИС перешел на машиночитаемые доверенности (МЧД). С 1 сентября 2023 года. А сейчас разбираемся, как работать с новым форматом и какие изменения ждут участников алкогольного рынка.
В этой статье расскажем:
- Что такое ЕГАИС
- Как оформить КЭП и сколько подписей требуется
- Какая подпись нужна для работы с системой
- Регистрация в ЕГАИС
- Использование МЧД с 1 сентября 2023 года
- Заполнение алкодеклараций по новым правилам
- Ответственность за работу без МЧД
Что такое ЕГАИС
ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) контролирует производство и оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Если ваш бизнес связан с продажей или производством алкоголя, передача данных в систему обязательна. Правила регулируются Федеральным законом от 22.11.1995 № 171-ФЗ.
Важно! Работа без подключения к ЕГАИС незаконна. Перед регистрацией потребуется получить электронную подпись (ЭП). Такая подпись применяется при оформлении документации и передаче сведений о производстве, дистрибуции и розничной реализации спиртосодержащей продукции в торговых сетях и заведениях общепита.
Поможем работать с алкогольной продукцией в ЕГАИС: настроим рабочее место и личный кабинет, подскажем, как правильно заполнить регистрационную форму и профиль пользователя, ответим на все вопросы.
Процедура оформления КЭП и необходимое количество подписей
Если вы получаете сертификат КЭП впервые, то сделать это можно:
Личное посещение удостоверяющего центра с паспортом и данными СНИЛС/ИНН, по этим документам специалисты удостоверяющего центра подтвердят вашу личность и выдадут специальную флешку-токен с сертификатом КЭП.
Удаленное оформление через приложение "Госключ"
Юрлицо и ИП могут иметь один сертификат КЭП от ФНС. Но следует учесть, что при работе с ЕГАИС на каждой торговой точке нужна своя ЭП. Поэтому организации необходимо оформить для работы в системе сертификаты сотрудникам по количеству мест продажи.
Например:
У компании «Трибочки» — четыре магазина по продаже пива. В первом транзакции для ЕГАИС подписываются сертификатом электронной подписи старшего кассира Ольги. Во втором, третьем и четвертом — бухгалтера Николая. В таком случае, руководителю компании «Трибочки» нужно выдать две машиночитаемых доверенности: одну на Ольгу, другую — на Николая. А вот сертификатов электронной подписи понадобится четыре — по количеству торговых точек.
Какая подпись нужна для ЕГАИС
В настоящее время на территории Российской Федерации используются три разновидности электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Для полноценного взаимодействия с системой ЕГАИС предприятиям и предпринимателям необходимо обзавестись именно квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Где ее получить?
КЭП можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).
Руководители юрлиц и предприниматели могут сделать это в УЦ ФНС или у его доверенных лиц.
Регистрация в системе ЕГАИС
Самостоятельная регистрация в ЕГАИС больше не нужна. Вместо этого требуется настроить универсальный транспортный модуль (УТМ) - специальную программу в которой магазины и рестораны могут передавать и обмениваться информацией об алкогольной продукции и действиях с ней в базе ЕГАИС.
Для настройки УТМ в каждом подразделении необходимо:
Подключите сертификат КЭП к устройству, на котором установлена актуальная версия УТМ.
Выпустите специальный RSA-ключ для подразделения или адреса в УТМ по инструкции. При выпуске RSA-ключа нужно прикрепить файлы МЧД и КЭП.
Завершите выпуск RSA-ключа в УТМ с помощью подсказок системы.
После этого нужно подключить товароучетную систему и зарегистрировать онлайн-кассу.
Этот модуль необходимо скачать в личном кабинете пользователя ЕГАИС и установить на компьютер в торговой точке по месту работы организации.
Работа с МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) - это электронный аналог обычной доверенности в формате XML. Она дает сотруднику право подписывать документы от имени компании, используя личный сертификат.
К МЧД применяются те же требования, что и к бумажным доверенностям. Основные положения регулируются Гражданским кодексом.
В машиночитаемой доверенности должны быть:
- Обязательные реквизиты:
- Название и номер документа
- Срок действия
- Данные доверителя и представителя
- Перечень полномочий
- Возможность передоверия
Доверенность должна быть подписана руководителем с использованием КЭП.
Как создать МЧД
Доверенность оформляется по формату 003 и регистрируется в реестре ФНС. Можно использовать сервис "Контур.Доверенности":
- Заполните шаблон с указанием полномочий
- Отправьте на подписание руководителю
- После подписания зарегистрируйте в реестре ФНС
Отчетность
Хотя ЕГАИС автоматически фиксирует все операции, участники рынка обязаны ежеквартально подавать отчетность. Подать декларацию можно сделать через УТМ с помощью сертификата физлица и МЧД или сертификата руководителя.
Чем грозит работа с ЕГАИС без МЧД
Работа без МЧД может привести к:
- Штрафам за нарушения учета
- Блокировке операций в системе
- Проблемам при налоговых проверках
Вот какие штрафы за это ждут (указаны в таблице, смотрите ниже)
Если вы сомневаетесь, как оформить МЧД, зарегистрировать ее, а также, как работать в ЕГАИС, обратитесь к нашим экспертам.
Вы можете перейти в канал и почитать подробнее интересные статьи на площадке ВКонтакте или в нашем Телеграм-канале.
#Вести бизнес #ЕГАИС #Все про МЧД #Руководитель #Сотрудник #Отчетность