Канцтовары кажутся мелочью, но их неучтенный расход может привести к
раздутым затратам. Как правильно списывать
бумагу, ручки и картриджи в управленческом учете? Какие документы
подготовить, чтобы обосновать каждую пачку бумаги? В статье образец служебки на списание канцтоваров и разные формулировки.
О причинах списания канцтоваров и о наболевшем
Все мы знаем, что для учета канцтоваров в бухгалтерском учете нужно опираться на ФСБУ 5/2019 «Запасы».
В налоговом учете в целях налога на прибыль соблюдайте правила главы 25 НК РФ.
Но что делать в управленческом учете?
Что делала наша бухгалтерия: когда канцтовары поступали в компанию, они списывали их, как в бухгалтерском учете – по документу поступления. Считаете ли вы это правильным? Я – нет.
Представьте, менеджер по закупкам согласовывает приобретение канцелярии:
- руководители отделов (или сами специалисты) пишут служебные записки на приобретение канцтоваров;
- служебки согласовываются финансовым директором;
- потом счет и служебка попадают к генеральному на подпись;
- происходит оплата, поставка (пускай, 10 пачек файлов, 50 коробок с бумагой, 30 упаковок ручек, маркеров, карандашей). Допустим, на эту закупку компания потратила 200 000 рублей в месяц.
Бухгалтер, без разбора, берет и списывает весь приход канцелярии под 0 по документу поступления… Ибо так главный бухгалтер сказал, что это товары для управленческих нужд и мы можем их сразу списать. И правила такие в учетной политики в целях БУ прописал, ссылаясь на ФСБУ 5/2019.
Внеплановая инвентаризация… Приходит ревизор и находит канцелярию на 50 тысяч рублей, которая списана в учете, а по факту лежит на складе.
Вам не кажется, что списанный товар с учета может «уходить» с предприятия не очень легальными методами? А все потому, что никто не хочет считать ручки, карандаши и разбираться в этих (якобы) мелочах. А ничего, что если такую месячную закупку по 200 000 рублей перевести в годовые расходы, мы получим около 2,5 млн рублей?
А менеджеру как ориентироваться, что нужно докупить, если он остатков не видит? Он, кстати, потом крайним будет.
Управленческий учет и бухгалтерский – это два разных вида учета. У компании даже бывает несколько учетных баз – для оперативного управленческого учета и бухгалтерского.
ФСБУ 5/2019 разрешает списывать канцелярию сразу, чтобы она в активах не «мешалась» и в балансе не отражалась. Хотите списывать в управленческом учете канцелярию сразу, так и организуйте такой учет, чтоб на конец месяца канцтоваров на складах было 0. А то потом в годовую инвентаризацию все пальцем на менеджера показывают и спрашивают, зачем он столько канцелярии купил.
Причины списания канцтоваров в служебных записках можно указать следующие:
Расход по назначению
«Канцтовары использованы для текущей работы отдела: печать документов, ведение отчетности, оформление договоров».
Порча или утрата
«Бумага и ручки испорчены из-за попадания влаги (или механического повреждения)» (если есть акт на списание канцтоваров).
«Часть товаров утеряна при переезде офиса» (при наличии подтверждающих документов).
Окончание срока годности
«Клей-карандаш и корректирующая жидкость списаны в связи с истечением срока годности» (актуально для химических канцтоваров).
Передача сотрудникам
«Блокноты и ручки выданы сотрудникам под подпись для рабочих задач» (при наличии ведомости выдачи).
Техническая непригодность
«Принтерные картриджи выработали ресурс, дальнейшее использование невозможно».
Списание остатков
«Остатки бумаги формата А3 списаны в связи с переходом на электронный документооборот».
Безвозмездная передача
«Часть канцтоваров передана филиалу/благотворительной организации» (с приложением договора или акта).
Образец служебной записки на списание канцтоваров
Интересно, чтобы я разобрала какую-то тему - не стесняйтесь, спрашивайте в комментариях.