Сроки хранения документов по охране труда: полная памятка на 2025 год

Правильное хранение документации по охране труда — не просто вопрос порядка, но и юридическая защита компании в случае проверок или трудовых споров. Собрали в одном месте актуальные сроки хранения всех ключевых документов.

Документы с постоянным сроком хранения:

• Акты о несчастных случаях на производстве (формы Н-1, Н-1ПС)
• Заключения государственного инспектора труда
• Документы о расследовании профессиональных заболеваний
• Материалы аттестации рабочих мест и специальной оценки условий труда
• Заключительные акты медицинских осмотров

Документы со сроком хранения 45-50 лет:

• Личные карточки учета выдачи СИЗ
• Журналы проведения инструктажей по охране труда
• Протоколы проверки знаний по охране труда
• Материалы расследования легких несчастных случаев
• Приказы о проведении обучения по охране труда
• Договоры на проведение медицинских осмотров

Документы со сроком хранения 5-10 лет:

• Планы мероприятий по улучшению условий и охраны труда (5 лет)
• Переписка по вопросам охраны труда (5 лет)
• Отчеты по охране труда (5 лет)
• Журналы учета инструкций по охране труда (10 лет)
• Журналы учета и выдачи инструкций по охране труда (10 лет)
• Журналы регистрации несчастных случаев на производстве (10 лет)

Документы со сроком хранения до 5 лет:

• Программы проведения вводного инструктажа (3 года после замены новыми)
• Инструкции по охране труда (3 года после замены новыми)
• Нормы выдачи СИЗ (3 года после замены новыми)
• Графики проведения инструктажей по охране труда (1 год)
• Журналы регистрации микротравм (1 год)
• Журналы учета присвоения группы I по электробезопасности (3 года)

Важные особенности хранения:

1. Срок хранения документов по охране труда исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
2. При реорганизации предприятия вся документация по охране труда передается правопреемнику.
3. При ликвидации организации документы с длительным сроком хранения передаются в государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации.
4. Документы, хранящиеся в электронном виде, должны иметь резервную копию и быть защищены от несанкционированного доступа.
5. С 2024 года разрешено ведение отдельных документов по охране труда исключительно в электронном виде, но с условием обеспечения сохранности в течение установленного срока.

Важно знать:

За нарушение сроков хранения документов по охране труда предусмотрена административная ответственность:

• Для должностных лиц — штраф от 2000 до 5000 рублей
• Для юридических лиц — штраф от 50000 до 80000 рублей