В каждом бизнесе, независимо от его масштаба и сферы деятельности, присутствуют так называемые «белые пятна» — области, которые остаются вне фокуса внимания руководителей. Они могут проявляться в различных формах: от неэффективных процессов и недоиспользованных ресурсов до скрытых рыночных возможностей и пробелов в клиентском опыте, и существенно снижать выручку и общую эффективность компании. Что часто упускают из вида отельеры, и почему автоматизация является ключевым элементом для достижения устойчивого роста и повышения конкурентоспособности гостиницы?
Явные боли владельцев отелей
К ним можно отнести сложности, которые уже известны команде гостиницы:
- кассовые разрывы. Например, курортный отель может продавать номера значительно раньше сезона. Т.е. деньги он получает в феврале-марте. А расходы на оказание услуги проживания будет нести в июле августе, когда эти гости приедут. И бывает так, что в пик сезона денег уже не хватает;
- необходимость объединения данных из большого числа систем в единое информационное поле. Современный отель выручку по номерам ведет в PMS-системе, выручку ресторанов — в ресторанной, выручку по СПА — тоже в отдельной системе. Revenue Manager, как правило, работает в Excel, а расходы ведутся в 1С. Отчет о прибылях и убытках – это интеграция данных всех этих систем. Боль заключается в том, как объединить все данные, исключив ошибки;
- срок подготовки управленческой отчетности. Она должна быть готова пятого, максимум восьмого числа месяца, следующего за отчетным. А на практике владелец получает отчеты 25-го числа. Это абсолютно неприемлемо, так как ценность отчета в этом случае близка к нулю, поскольку уже наступает новый месяц. Чем быстрее ты получаешь отчет, тем быстрее можешь принять решение.
Что часто остается незамеченным, но влияет на отельный бизнес
Прежде всего, путаница между кассовым методом и методом начислений. Разовьем кейс с ранней продажей номеров: получив деньги в феврале-марте, отражать их в качестве выручки гостиница уже не может, это её кредиторская задолженность. Если учет ведется кассовым методом — в феврале. в отчете появляется большой приток денег и соответственно значительный остаток денежных средств на конец февраля, поэтому возникает соблазн потратить полученные деньги. И к высокому сезону отель приходит без средств.
При использовании метода начисления доходы и расходы отражаются по факту оказания услуги, вне зависимости от даты оплаты. Получив деньги в феврале-марте, отель никак не отражает их в PL, поскольку услугу окажет только в июле. Сейчас же для него это обязательство (долг) перед клиентами, которое отражается в балансе, а деньги до июля отправляются на депозит. Метод начисления – это первое, с чего нужно начинать, при настройке управленческого учета. Но осознают это далеко не все отельеры
Еще один пример неявной боли — отсутствие унифицированной управленческой отчетности, которая необходима при продаже отеля. Покупателю нужны метрики, которые не вытащить из бухгалтерского учета. Это GOPPAR, EBITDA matgin, отношение долга к EBITDA и т.д. Соответственно, не имея нужных метрик, владелец лишается аргументов, обосновывающих цену продажи отеля. Учитывая, что гостиниц довольно много, а будет еще больше, покупатель в итоге просто найдет другого продавца.
Что дает автоматизация в гостинице
Здесь важно понимать, что важна не какая-то абстрактная автоматизация. Хаос тоже можно автоматизировать, и вы получите хаос в квадрате. Первостепенная задача — наведение порядка в управленческом учете отеля. Он подразумевает:
- ведение учета по методу начисления;
- выделение сегментов бизнеса (они еще называются центры прибыли) – департамент номеров, департамент питания и напитков и т.д.;
- раннее закрытие месяца, когда вы получаете отчетность пятого числа месяца, следующего за отчетным;
- глубокий анализ отклонений и тому подобное.
Именно на решение данных задач направлена программа для автоматизации управленческого учета в отелях HOMS. Она исключает ошибки, неточности, и дает отельеру возможность прогнозировать результаты деятельности гостиницы до конца года и составлять план на следующий год. Прогнозирование делается на основе драйверов, что значительно сокращает сроки его формирования. Благодаря такому подходу все процессы в отельном бизнесе становятся прозрачными и систематизированными, что обеспечивает его устойчивость и развитие на длинной дистанции.
Источник: https://fabrikaoteley.ru/news/problemy-v-otele-cto-mogut-upuskat-iz-polia-zreniia-vladelcy-gostinic