Все, кто хоть немного умеет в Excel - используют условное форматирование. Это просто и эффективно, и в целом помогает...
Или не эффективно и не помогает, а вовсе сбивает с толку.
Помним - задача аналитика (да любого сотрудника, кто делает хоть какую-то отчетность) - обеспечить информацией. Чтобы сотрудники, принимающие управленческие решения - приняли их правильно.
Когда-то я писала статью "Как не испортить свой отчет условным форматированием", в ней больше про визуальную часть - проще говоря, как сделать, чтобы кровь из глаз не потекла от вашего форматирования.
Сейчас же я хочу затронуть более профессиональный аспект - логику условного форматирования. Точнее НЕлогику, т.к. примеры будут из серии "вот так вот не надо".
(сразу оговорюсь, что в статье есть моменты, которые не однозначные и являются лишь моим скромным мнением - если не согласны, пишите в комментариях)
Итак, не логично:
Включать итоги сводной таблицы в общий диапазон форматирования
Здесь можно выделить критичный и не критичный вариант ошибки.
Не критичный - это когда в таблице показаны некие средние показатели. Например средний чек. В данном случае, если общие итоги включить в диапазон форматирование - это не сильно исказит представление. Просто не логично выглядит.
И критичный - когда включение итогов в диапазон форматирования значений искажает форматирование.
В примере ниже -
Кстати, в своем телеграмм-канале я поделилась, как можно скорректировать условное форматирование, если есть выбросы данных (т.е. есть ячейки, данные в которых очень сильно отличаются от основного диапазона и искажают форматирование).
Использовать цветовую схему, которая не соответствует смыслу данных
Часто бывает задача показать лучшие или худшие показатели. Например, TOP-10 или Bottom-10 подразделений по количеству чеков, выручке и т.д.
В вашей компании может быть утвержденный брендбук, где закреплены корпоративные цвета, но есть и общепринятые "нормы восприятия":
Красный - плохо, напрячься
Зеленый - хорошо, можно расслабиться
И для худших использовать цветовую схему с зеленым цветом - не лучшее решение (также и наоборот).
И если у нас нет цели показать "лучших из худших", то лучше использовать более подходящую по смыслу цветовую схему с красными оттенками.
Помним так же, что использовать предустановленные схемы не обязательно и можно задавать свои цвета. Я бы здесь, возможно, изменила белый на более красноватый, но можно и так оставить.
Выбирать одну и ту же цветовую схему для разного типа показателей
Часто необходимо в одной таблице собрать несколько разных показателей - чтобы увидеть, есть ли между ними зависимость.
Например, в на картинке в таблице - проверяем гипотезу, что среднее время выполнения заказа зависит от количества сотрудников на смене.
Что ожидаем увидеть: чем меньше кол-во сотрудников - тем больше время. Эти строки необходимо подсветить.
Если использовать одинаковую цветовую схему, то нужно очень постараться, чтобы увидеть те самые узкие места, ради которых все и затеяли... Потому что показатели работают в разном направлении.
Если использовать для второго столбца (Кол-во сотрудников на смене) цветовую схему, обратную первому столбцу, то форматирование будет выглядеть более наглядно.
Теперь "проблемная" 4-я строчка сразу бросается в глаза.
Надеюсь, было полезно,=)) Подписывайтесь на канал, здесь много всего из моей практики.
Также, если вам интересна работа с данными и Excel, подписывайтесь на мой телеграмм канал, там есть дополнительные полезности.