Успешное управление ресторанной компанией требует не только интуиции, но и точных данных, которые помогают владельцу принимать обоснованные решения. Отчеты — это инструмент, позволяющий «держать руку на пульсе» бизнеса, отслеживать ключевые показатели и вовремя реагировать на изменения.
Вопрос в том, какие данные действительно важны, и как часто их нужно анализировать, чтобы не упустить ни одной возможности или угрозы.
В статье разберем, какие отчеты необходимы владельцам ресторанного бизнеса, чтобы контролировать финансы, персонал и удовлетворенность гостей. Вы узнаете, как правильно расставить приоритеты в море цифр и графиков. Каждый ресторан — это живой организм, и регулярный мониторинг позволяет понять, что работает, а что требует срочных изменений. Мы расскажем, когда стоит заглядывать в ежедневные сводки, а когда достаточно ежемесячного обзора.
Для достижение максимальной эффективности можно разделить отчеты на три категории:
- Ежедневные отчеты
- Еженедельные отчеты
- Ежемесячные отчеты
Рассмотрим, какие отчеты стоит смотреть с какой регулярностью.
1. Ежедневные отчеты
Каждый день в ресторане — это мини-цикл, который влияет на общий результат. Ежедневный отчет о выручке — первое, на что стоит смотреть. Он показывает, сколько заработано, какие блюда продавались лучше, а какие залежались. Сравните цифры с прошлыми днями: спад может сигнализировать о проблемах с сервисом или маркетингом. Отчет о посещаемости (чеков) подскажет, стабилен ли поток гостей. Если он падает, пора проверить акции или внешние факторы, вроде погоды. Также полезен отчет о возвратах и жалобах — это индикатор качества еды и обслуживания. Смотрите эти данные утром, чтобы скорректировать день.
Чтобы изучить основные данные максимально быстро и эффективно можно воспользоваться отчетом из аналитической платформы Мозг «Основные показатели».
Благодаря этому отчету можно максимально быстро рассмотреть основные показатели ресторана за анализируемый период, а также при необходимости рассмотреть отдельно подразделения.
Из этого отчета также можно перейти в отчет «Выручка по дням».
Это позволит более детально проанализировать динамику показателя выручки в разрезе подразделений и отклонения от плана и прошлого года.
2. Еженедельные отчеты
Раз в неделю стоит оценивать более глубокие показатели. Отчет о себестоимости блюд (food cost) покажет, не растут ли затраты на ингредиенты. Если процент имеет динамику на рост, возможно, пора пересмотреть поставщиков или порции. Отчет о производительности труда — часы работы, продажи на сотрудника — выявит, кто тянет команду, а кто тормозит. Анализ остатков на складе поможет избежать списаний. Эти данные достаточно проверять по понедельникам, чтобы спланировать неделю.
Для работы с этими показателями нам также поможет отчет «Основные показатели.
Переключаясь между различными блоками отчета, удобно отслеживать динамику по показателями себестоимости, производственных издержек, закупочных цен, ликвидности.
Показатели производительности труда удобно анализировать в отчете «Производительность труда».
С помощью отчета можно оценить, по каким цехам наблюдается неоптимальный процент загрузки, и какой потенциал в денежном выражении не реализован.
3. Ежемесячные отчеты
В конце месяца фокус смещается на итоги. Финансовый отчет (P&L) — главный документ: доходы, расходы, чистая прибыль. Он покажет, окупается ли бизнес. Сравните с прошлым месяцем и планом. Отчет о лояльности гостей (NPS или отзывы) укажет, возвращаются ли клиенты. Если нет, ищите причину в сервисе или меню. Анализ маркетинга — подскажет, что привлекает гостей. Эти отчеты смотрите в первые дни месяца для корректировки стратегии.
Эти отчеты эффективно рассматривать на комитетах — комитет по финансам и выручке помогут обсудить результаты и принять эффективные решения для реализации потенциалов.
Особое значение также имеет вовлечение топ-менеджеров. Без них невозможно решать задачи бизнеса. В статье «Как собственник вовлекает топ-менеджеров в увеличение прибыли ресторанной компании» рассмотрели этот вопрос более детально.
Держать руку на пульсе — значит не просто смотреть цифры, а действовать. Ежедневные отклонения до 10% — норма, но больше — сигнал к проверке. Еженедельные тренды задают тон, а месячные итоги определяют курс. Главное — не утонуть в данных и своевременно реагировать на отклонения.
Чтобы узнать больше об этих и других отчетах аналитической системы Mozg, записывайтесь на бесплатную демонстрацию по ссылке – наши специалисты покажут, как это работает.