Грамотно сформированное личное дело – не простая формальность. Система и порядок делают проще кадровый менеджмент, защищают организацию от штрафов.
Входит ли формирование личных дел в обязанность нанимателя
Оформление личных дел специалистов касается части работодателей. Прежде всего, в обязательном порядке это относится к государственным служащим (основание: Закон №79-ФЗ от 27.07.2004).
Папка содержит подробную информацию о специалисте:
· устройство на гражданскую службу;
· передвижение по служебной лестнице и увольнение;
· сведения, необходимые для поддержки работы определенного ведомства.
Относительно коммерческих предприятий и ИП данная обязанность законодательно не прописана. Заполнение дел возможно по инициативе руководителей. Практика открывает возможность для систематизации и упорядочения кадрового делопроизводства, быстрого получения запрашиваемых данных о сотруднике при необходимости.
Использование программного обеспечения 1С:ЗУП 8 создает условия для доступа к нужной документации и сведениям по каждому специалисту. Хранение выполняется в форме отсканированных копий и цифровых документов.
Из чего состоит личное дело
Комплект документов входит в личную папку. Набор определяет сам наниматель, учитывая потребности. Решение заполнять личные дела - это не обязанность, а право руководителя фирмы. Поэтому организация самостоятельно устанавливает механизм формирования и оговаривает во внутреннем документе.
Папка на работника включает:
· заполненную анкету при приеме на работу;
· оформленный трудовой договор/соглашение;
· копии приказов по сотруднику;
· служебную инструкцию.
На заметку. Хранение карточек Т-2 выполняют отдельно от личных дел.
Часто в личной папке встречаются сканы документов, предоставляемые при трудоустройстве: внутреннего паспорта, диплома, ИНН, СНИЛС. Бумаги отражают персональные данные, поэтому от работника требуется согласие на их обработку и хранение. В разрешении указывают, для какой цели их используют.
Желательно не хранить ксерокопии личной документации персонала. Лучше использовать лишь сведения, чтобы оформить трудовые отношения. Подобным образом возможно исключение нареканий проверяющих, относящихся к ведению дела.
Излишне хранение сканов документов на уволенных специалистов. Закон №152-ФЗ от 27.07.2006 предписывает сохранять персональные данные до периода, пока необходимо их обрабатывание. При увольнении кадров исчезает смысл в их обработке.
Важно! Пренебрежение требований по работе с персональной информацией чревато по КоАП (ст. 13.11) серьезными взысканиями. Роскомнадзор контролирует, как соблюдается законодательные акты относительно личных данных.
Личные дела содержат персональную информацию. Работая с ними, главное – действовать в рамках правового поля.
Как формировать личное дело
Если организационные вопросы с законом по личным делам выяснены, пора заняться их комплектацией и ведением. Придерживаются следующего порядка:
· формируют файл либо папку на работника;
· вносят или подшивают в дело бумаги в хронологическом порядке (вначале – заявление, далее – трудовой договор/соглашение, затем – приказ об устройстве на работу, в конце идет копия документа об увольнении);
· нумеруют все листы;
· объединяют в один том и подшивают 250 листов как максимум, при их большем количестве заводят второй том;
· записывают поступающую документацию в описи дела.
Нумерацию и регистрацию личных дел выполняют в соответствующем журнале учета. Наниматель вправе продумать и использовать свою форму.
Какие особенности хранения
Отдел кадров предприятия – место, где хранят личные дела на протяжении трудовой деятельности персонала. При увольнении их закрывают и передают а архив организации. Передача происходит через год как минимум и не позднее 3 лет по завершении дела.
При сдаче папки на хранение потребуется:
· прошивка и переплет в обложку из картона при помощи 4 проколов;
· нумерация листов и приложение внутренней описи;
· формирование листа-заверителя;
· оформление обложки с указанием общего количества листов и даты, когда завершено дело.
Закон №125- ФЗ от 22.10.2004 прописывает, как долго находятся в архиве личные дела. Начиная с 2003, срок хранения документации по личному составу ограничивается 50 годами. Уничтожение личных дел проводится, если истек срок хранения. По приказу №236 от 20.12.2019 личные дела руководящего состава не подлежат уничтожению.