Инвойс и счет-фактура — основные документы в международных финансовых операциях, но их часто путают или используют неправильно. Собрали 5 важных фактов об инвойсах и счетах-фактурах, которые помогут вам узнать эти виды официальных бумаг поближе.
Инвойс пригодится не только для оплаты
Инвойс (Invoice) — это платежный документ, который поставщик выставляет покупателю за товары или услуги. Обычно продавец оформляет инвойс после выполнения своих обязательств по сделке, будь то отгрузка товара или оказание услуги. Но документ может быть сформирован заранее для запроса предоплаты и фиксации договоренностей. Инвойс похож на счет-фактуру, но не заменяет ее — в нем нет данных по НДС.
В российском законодательстве инвойс не обладает строго установленным юридическим статусом. Тем не менее этот документ применяют, чтобы оформить устные договоренности между контрагентами. Документ служит подтверждением сделки, основанием для перевода денег, а также может использоваться в судебных разбирательствах при возникновении конфликтов.
Различают два типа инвойсов: коммерческий и проформа-инвойс. Коммерческий инвойс — официальный документ. Он включает полные данные о покупателе, продавце, товаре, его цене и условиях расчета. Проформа-инвойс, в отличие от коммерческого, не имеет юридической силы и служит предварительным счетом. Он содержит ориентировочные параметры сделки и может быть изменен в процессе согласования.
Оформляется инвойс зачастую на английском языке. Выбор языка напрямую зависит от предпочтений покупателя и продавца. Также в счете обязательно должны быть указаны — номер сделки, перечень товаров с ценами, общая сумма, реквизиты сторон, условия оплаты и доставки.
MoneyPort предлагает удобное решение для оплаты инвойсов и приема платежей по инвойсу от зарубежных контрагентов. Платформа поможет организовать быстрые и надежные транзакции для ВЭД-бизнеса и физлиц. Предлагаем большое разнообразие доступных валют и стран.
Счет-фактура обязательна при экспорте и импорте
Счет-фактура — это ключевой документ, удостоверяющий факт реализации товаров или услуг. Продавец оформляет его для покупателя, отражая величину налога, перечень товаров, их цену и реквизиты сторон. Основная функция документа — выделение НДС для выплаты в государственный бюджет и последующего налогового вычета.
В России выставление счета-фактуры обязательно для всех организаций, работающих с НДС, при любых операциях внутри страны — продаже, предоплате за поставки, передаче прав собственности. Документ составляют по установленному шаблону с обязательными реквизитами. Допускается электронная или бумажная форма. Срок подготовки — 5 дней с даты отгрузки товара или оказания услуги.
Некоторые налогоплательщики могут не выставлять счета-фактуры. Это разрешено субъектам на УСН с оборотом до 60 млн рублей в год и других спецрежимах, а также при операциях, освобожденных от НДС. При розничных продажах физлицам вместо счета-фактуры достаточно кассового чека. Однако в отдельных случаях документ обязателен для всех — при внешнеторговых операциях, посреднической деятельности или исполнении обязанностей налогового агента.
Инвойс не является договором
При использовании инвойсов важно четко понимать их функциональные границы.
Во-первых, инвойс не имеет юридической силы договора. Для заключения соглашений и определения взаимных обязательств необходимо оформлять отдельный документ — контракт, который предшествует выставлению инвойса.
Во-вторых, инвойс не служит подтверждением факта оплаты. Эту функцию выполняют платежные документы, такие как чеки, квитанции, банковские выписки или свифтовки. Инвойс представляет собой лишь запрос на оплату, а не свидетельство ее реализации.
В-третьих, инвойс не считается основанием для возврата денежных средств. Процедура возврата регулируется положениями договора и действующим законодательством в случае, если покупателя не устраивает качество оказанной услуги или приобретенного товара.
Счет-фактуру нельзя заменить инвойсом в РФ
Хотя оба документа сопровождают сделки, они имеют принципиально разное назначение. В российской практике невозможно заменить счет-фактуру инвойсом — налоговое законодательство не признает инвойс в качестве документа для учета НДС.
В международных операциях можно технически подменить инвойс счетом-фактурой, однако это не лучшая практика. Иностранные контрагенты могут не понимать специфику российского налогового документа. Оптимальное решение — параллельное оформление. Инвойс для партнера за рубежом и счет-фактура для отечественного налогового учета.
Выбор между оформлением инвойса, счета-фактуры или обоих документов одновременно зависит от конкретной ситуации и юрисдикции сделки. Рассмотрим несколько ситуаций, когда:
- Требуется только инвойс. Сербский специалист в области ландшафтного дизайна заключил договор на оказание услуг с заказчиком из Германии. Иностранным предпринимателям и организациям не нужен российский налоговый документ. Исполнитель оформляет инвойс, в котором четко указывает перечень услуг, сумму к оплате, реквизиты для перевода средств и сроки исполнения обязательств.
- Используется только счет-фактура. Компания ООО «ПромТех» продала оборудование за 1 200 000 рублей (с учетом НДС 20%) и выставила счет-фактуру. В счете-фактуре указана стоимость товара без НДС — 1 000 000 рублей, сумма НДС — 200 000 рублей и общая цена. ООО «СтальИнвест», как покупатель, использует этот счет-фактуру для учета входящего НДС, бухучета и подтверждения расходов.
- Необходимы оба документа. Российская компания ООО «Березка» поставляет партию древесины финской фирме MetsaOy на сумму 75 000 долларов США, без учета НДС. Для получения оплаты от зарубежного партнера юрлицо оформляет инвойс в долларах США. Одновременно для подтверждения экспорта и отчетности по НДС в налоговую выставляется счет-фактура, отражающий ставку НДС — 20%.
С оплатой инвойсов поможет MoneyPort
MoneyPort — удобное решение для оплаты инвойсов и возврата валютной выручки
Сервис позволяет быстро и безопасно провести расчеты по инвойсам от зарубежных контрагентов — от 5 000 долларов США или эквивалент в другой валюте. Предлагаем гибкие варианты приема оплаты от клиентов, допускаются даже расчеты в криптовалютах.
Если вам нужно вернуть валютную выручку за экспортные поставки, MoneyPort предлагает выставление инвойса и прием оплаты по нему от 5 000 долларов США. Отправитель переводит средства на зарубежный счет платформы, а MoneyPort конвертирует деньги в нужную валюту и оперативно зачисляет их получателю.
Благодаря отлаженной системе платежи проходят за 3–7 дней. Сервис экономит ваше время и минимизирует риск задержек. Вы можете договариваться с партнерами о точных сроках, деньги придут вовремя. MoneyPort — ваш надежный помощник в международных расчетах.
Приходилось работать со счет-фактурами и инвойсами? Поделитесь своим опытом в комментариях.