Как правильно вести расчёты с подотчётными лицами в 1С:ERP — разъясняем на практике
В компании часто возникают ситуации, когда сотруднику выдаются средства под отчёт — на командировку, закупку товаров, хозяйственные нужды. И, чтобы всё прошло корректно как в учёте, так и в отчётности, важно правильно отразить такие операции в 1С:ERP.
Мы в assino регулярно сталкиваемся с вопросами от клиентов:
- каким документом оформлять выдачу денежных средств?
- как отражается возврат неиспользованных сумм?
- что делать, если подотчётные расходы связаны с НДС?
Разбираемся по порядку.
Выдача денег под отчёт
Для этого используется документ «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счёта» — в зависимости от способа выдачи. Получатель — сотрудник, назначенный подотчётным лицом.
Важно: при первичной выдаче нужно установить флажок «Выдать под отчет». Если сотруднику ранее уже выдавались суммы, система покажет остаток по нему.
Возврат средств
Неиспользованные деньги возвращаются в кассу организации через документ «Приходный кассовый ордер», с видом операции «Возврат от подотчётного лица».
Авансовый отчёт
После использования средств сотрудник предоставляет авансовый отчёт. Документ позволяет:
- указать, на что были потрачены средства,
- прикрепить сканы чеков,
- при необходимости — учесть НДС.
В отчёте можно отразить покупку товаров, оплату услуг, ГСМ, командировочные расходы и другие виды затрат.
НДС и бухучёт
Если подотчётное лицо совершало покупку с выделенным НДС, этот НДС можно принять к вычету — главное, правильно оформить документы и приложить все первичные подтверждения.
Если вы ведёте учет в 1С:ERP и хотите быть уверены в корректности отражения хозяйственных операций — мы готовы помочь.
Подробности и пошаговые рекомендации — в статье на сайте assino.