Как провести в 1с ежегодный отпуск

Проведение ежегодного отпуска в 1С зависит от конфигурации вашей программы, но общие принципы и шаги остаются схожими. Я опишу процесс для наиболее распространенных конфигураций, таких как “1С:Зарплата и управление персоналом” (ЗУП) и “1С:Бухгалтерия предприятия” (редко, но используется для небольших организаций).

A. “1С:Зарплата и управление персоналом” (ЗУП):

1. Проверка остатков отпусков:Перейдите в раздел “Кадры” -> “Отчеты по кадрам” -> “Остатки отпусков”.
   Укажите период, на который хотите посмотреть остатки отпусков (обычно на начало года).
   Выберите сотрудника (или сотрудников).
   Сформируйте отчет. Убедитесь, что у сотрудника есть неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды и текущий год.
   
2. Оформление документа “Отпуск”:Перейдите в раздел “Кадры” -> “Отпуска”.
   Нажмите кнопку “Создать”.
   Укажите дату документа (обычно дату начала отпуска).
   Сотрудник: Выберите сотрудника, которому предоставляется отпуск.
   Вид отпуска: Выберите “Ежегодный основной оплачиваемый отпуск” (или другой подходящий вид отпуска).
   Период работы: Укажите период, за который предоставляется отпуск. Обычно это рабочий год сотрудника.
   Дата начала: Укажите дату начала отпуска.
   Количество дней: Укажите количество дней отпуска. Программа автоматически рассчитает дату окончания отпуска.
   Отражать в табеле учета рабочего времени: Установите флажок, если нужно отражать отпуск в табеле.
   Счета затрат: Укажите счета затрат, на которые будет отнесены расходы по отпуску.
   
   Начисление оплаты: Укажите способ начисления оплаты отпуска:“Рассчитать при начислении зарплаты”: Оплата отпуска будет рассчитана при начислении зарплаты за месяц.
   “Рассчитать сейчас”: Оплата отпуска будет рассчитана сразу при проведении документа. Этот вариант обычно используется для выплаты отпускных за 3 дня до начала отпуска.
   
3. Расчет отпускных (если выбран способ “Рассчитать сейчас”):Если вы выбрали способ “Рассчитать сейчас”, нажмите кнопку “Рассчитать”.
   Программа автоматически рассчитает сумму отпускных исходя из среднего заработка сотрудника.
   Проверьте правильность расчета.
   При необходимости откорректируйте расчет (например, если нужно учесть какие-то премии или доплаты).
   
4. Проведение документа “Отпуск”:После того, как вы убедились в правильности всех данных, нажмите кнопку “Провести и закрыть”.
   
5. Выплата отпускных:Если вы выбрали способ “Рассчитать сейчас”, сформируйте платежную ведомость на выплату отпускных.
   Перейдите в раздел “Банк и касса” -> “Платежные ведомости в банк” или “Расходные кассовые ордера”.
   Создайте новый документ “Платежная ведомость” или “Расходный кассовый ордер”.
   Укажите дату выплаты отпускных.
   Выберите сотрудника и сумму отпускных.
   Проведите документ.
   
6. Отражение отпуска в учете:При начислении зарплаты за месяц, в котором был отпуск, программа автоматически отразит расходы по отпуску в бухгалтерском учете.
   

Б. “1С:Бухгалтерия предприятия” (редко используется для учета зарплаты, но возможно):

В “1С:Бухгалтерия предприятия” учет отпусков ведется менее детализированно, чем в “1С:ЗУП”. Обычно используются документы “Начисление зарплаты” и “Выплата зарплаты”.

1. Начисление отпускных:Перейдите в раздел “Зарплата и кадры” -> “Начисление зарплаты”.
   Создайте новый документ “Начисление зарплаты” за месяц, в котором был отпуск.
   Добавьте сотрудника, которому предоставляется отпуск.
   В строке сотрудника добавьте начисление “Оплата отпуска” (или аналогичное).
   Укажите количество дней отпуска и сумму отпускных.
   Проведите документ.
   
2. Выплата отпускных:Перейдите в раздел “Банк и касса” -> “Платежные поручения” или “Расходные кассовые ордера”.
   Создайте документ на выплату заработной платы, включая сумму отпускных.
   Укажите сумму к выплате.
   Проведите документ.
   

Общие рекомендации и важные моменты:

• Внимательно заполняйте все поля: Убедитесь, что вы правильно указали все данные, особенно даты, количество дней отпуска и суммы выплат.
• Проверяйте расчеты: Проверяйте правильность расчета отпускных. Обратите внимание на расчетный период, средний заработок и количество дней отпуска.
• Соблюдайте сроки выплаты отпускных: Отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска (согласно Трудовому кодексу РФ).
• Резерв отпусков (если используется): Если в вашей организации создается резерв на оплату отпусков, то начисление отпускных должно производиться за счет этого резерва.
• Проводки: Убедитесь, что в бухгалтерском учете сформированы правильные проводки по начислению и выплате отпускных.
• Консультируйтесь с бухгалтером: Если у вас возникли какие-либо вопросы или сомнения, обратитесь за консультацией к опытному бухгалтеру.
• Обновление программы: Регулярно обновляйте вашу программу 1С до последней версии, чтобы получать актуальные изменения в законодательстве и исправления ошибок.
• Права доступа: Убедитесь, что у пользователя, который проводит отпуск, есть необходимые права доступа для работы с кадровыми и зарплатными документами.
• Законодательство: Следите за изменениями в трудовом законодательстве, касающимися отпусков.
• Настройка графиков отпусков (рекомендуется): В “1С:ЗУП” рекомендуется использовать графики отпусков для планирования и контроля за отпусками сотрудников.

Правильное проведение ежегодного отпуска в 1С - важная задача, требующая внимательности и знания законодательства. Следуя этим рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить своевременную и правильную выплату отпускных вашим сотрудникам.