«Сегодня утро началось с того, что Вы увидели на электронной почте 200 новых писем. У Вас есть время, что посмотреть и ответить только на 10 писем. Как Вы будете выбирать эти десять писем?»
Мы каждый день делаем выбор и надеемся, что это приведет нас к успеху, достижениям, гордости, эффективности, признанию… к СЧАСТЬЮ? Выбирая приоритетные 10 писем, на что мы ориентируемся?
· Работа / неработа (это про деньги и успех).
· Автор письма – кто он. Ваш руководитель? Ваш друг? Ваш близкий человек? Человек, от которого зависите Вы? Человек, который зависит от Вас?
· Тема письма – нет ли в ней слов «важно», «срочно», «заканчивает срок» и т.п.
· Время получения письма – Вы будете методично просматривать письма по порядку получения. «Кто раньше встал – того и тапки»
· В первую очередь просмотрите письма с вложениями – вдруг это важные документы?
Поручите сортировку писем искусственному интеллекту и попросите его выбрать самые важные?
Вот несколько простых шагов, которые помогут вам в этом:
– Определите приоритеты: Прежде всего, стоит обратить внимание на заголовки и темы писем, чтобы быстро понять, какие из них требуют немедленного внимания. Например, это могут быть сообщения от руководителей, клиентов с важными вопросами или уведомления о дедлайнах.
– Проверьте отправителей: Письма от определённых людей или организаций могут иметь более высокий приоритет. К таким отправителям можно отнести коллег по проекту или клиентов, с которыми вы активно сотрудничаете.
– Обратите внимание на индикаторы срочности: Некоторые письма содержат специальные метки или индикаторы, указывающие на их срочность. Например, восклицательные знаки в теме или пометки «срочно» или «важно».
– Оцените содержание: Если у вас возникают сомнения, быстро просмотрите первые несколько абзацев письма, чтобы понять, насколько оно важно и требует ли немедленного ответа.
– Используйте фильтры и метки: Если ваша электронная почта позволяет настраивать фильтры и метки, можно воспользоваться этой функцией, чтобы автоматически сортировать письма по приоритетам. Это значительно упростит поиск важных сообщений в будущем.
– Учитывайте контекст: Иногда важно учитывать текущую рабочую обстановку и задачи. Например, если вы активно работаете над определённым проектом, письма, связанные с этой темой, могут иметь более высокий приоритет.
– Сгруппируйте похожие задачи: Если у вас есть несколько писем от одного отправителя или по одной теме, вы можете ответить на них все сразу, чтобы сэкономить время.
– Обратите внимание на ошибки в автоматической сортировке: Если ваша система автоматически сортирует письма, проверьте, правильно ли она это делает, и при необходимости внесите коррективы.
– Планирование ответа: Перед тем как ответить на письма, составьте план или ключевые моменты, которые нужно упомянуть в ответе. Это поможет вам не упустить важные детали и сделать ответ более структурированным.
– Сохраните остальные письма для последующего ответа: После того как вы выбрали 10 писем для ответа, временно отложите остальные, чтобы сосредоточиться на более срочных задачах. После обработки выбранных писем вы сможете вернуться к остальным.
В процессе выбора этих десяти писем, Вы, вероятно, задумываетесь о себе.
И с каждым новым ответом Ваше сердце наполняется радостью и СЧАСТЬЕМ, словно каждый лист бумаги хранит в себе частичку вашего сокровенного желания, которое исполняется прямо здесь и сейчас 🙏