Быстрые ссылки
Когда я завершаю свой документ в Microsoft Word и собираюсь его отправить, я часто сохраняю его в формате Portable Document Format (PDF). Этот шаг позволяет создать надежную и совместимую копию документа, снижая вероятность возникновения проблем в дальнейшем.
Существует два способа сохранить документ Word в формате PDF. Во-первых, нажмите F12, чтобы открыть диалоговое окно "Сохранить как", и в поле "Тип файла" выберите "PDF". В альтернативном варианте можно нажать Ctrl P, чтобы открыть параметры печати и изменить принтер на "Microsoft Print to PDF" (или другую аналогичную опцию).
1 Сохранение форматирования
Основная причина, по которой я предпочитаю сохранять и отправлять документы Word в формате PDF, заключается в точном сохранении шрифтов, изображений, таблиц и общего макета. Когда документы Word сохраняются как PDF, они преобразуются в фиксированный формат файла, что позволяет точно определить и сохранить положение каждого элемента на странице.
Как конвертировать документ Microsoft Word в PDF
Отправляйте файлы в формате PDF, чтобы сохранить оформление.
Представьте, что у вас есть документ Word, который вы хотите отправить по электронной почте. Даже если у получателя тоже есть Microsoft Word, это не означает, что он увидит на своём экране именно то, что вы создали, особенно если у него более старая версия программы или ограниченные функции. Сохранив и отправив документ в формате PDF, вы значительно увеличиваете вероятность того, что его оформление останется неизменным во время передачи с вашего устройства на его.
Более того, если вы отправите документ Word с импортированным шрифтом или шрифтом, доступным только пользователям Microsoft 365, а у получателя этого шрифта нет, текст будет автоматически заменён шрифтом-заменителем. Однако PDF обычно встраивает шрифты, использованные при создании документа, что позволяет сохранить их независимо от настроек получателя.
Имейте в виду, что встраивание сложных или крупных шрифтов в PDF может заметно увеличить размер файла.
Лучшие шрифты для использования в Microsoft Word для разных целей
В Microsoft Word доступно более ста шрифтов, но некоторые из них значительно лучше остальных.
2 Широкая совместимость
До июля 2008 года PDF был собственностью Adobe, что иногда вызывало проблемы с программным обеспечением или совместимостью при открытии файла. Однако с тех пор этот формат стал открытым стандартом, что означает, что PDF могут быть открыты на практически любом устройстве — от ноутбуков и ПК до смартфонов и планшетов. На самом деле, большинство современных устройств уже имеют встроенные бесплатные PDF-ридеры.
Поэтому те времена, когда люди недовольные отвечали на мои письма с просьбой прислать документ Word в другом формате, остались в прошлом. В нашем быстром мире сегодня люди могут с легкостью открывать полученный PDF-документ на ходу, не беспокоясь о неточностях интерфейса мобильного приложения Microsoft Word.
Стоит ли использовать Microsoft Word на мобильных устройствах?
Плюсы и минусы мобильного приложения Microsoft Word.
Чтобы проверить совместимость программы или ПО, я даю возможность поработать с ним своему отцу, который (благослови его) не особенно разбирается в технологиях. Когда я отправил ему документ Word, он не смог его открыть, потому что нашёл интерфейс слишком сложным и случайно изменил файл. Но когда я переслал ему PDF, он без труда открыл его на своём планшете и телефоне, смог просматривать и увеличивать, не внося изменений. Таким образом, PDFs успешно проходят тест на совместимость.
3 Защищённый контент
Некоторые программы позволяют редактировать PDF, но отправка документа в этом формате делает его содержимое менее подвержённым изменениям, чем в документе Word. Что ещё важнее, если PDF всё же изменится, это часто оставляет следы изменений — например, дату редактирования в метаданных, что позволяет узнать, были ли изменения в оригинальном файле.
Поэтому PDFs очень удобно использовать для отправки официальных или конфиденциальных документов, таких как контракты или письма, особенно если их не нужно редактировать получателю. PDF также могут быть защищены паролем, а некоторые редакторы PDF предлагают опцию ограничения прав на редактирование.
4 способа защитить PDF-файл паролем на Windows 11
Поскольку не все PDF-документы предназначены для всех.
4 Меньший размер файла
PDF-документы оптимизированы для просмотра и печати, что позволяет избегать ненужных данных форматирования, таких как структура таблиц и параметры абзацев, сохраняя при этом их внешний вид. Они часто используют векторную графику для изображений и эффективно кодируют текст с помощью встроенных шрифтов, что дополнительно уменьшает размер файла по сравнению с документами, сохранёнными в формате Microsoft Word.
Когда я сохраняю документ Word в формате PDF, нажав F12 и выбрав "PDF" в поле "Тип файла", у меня есть возможность создать PDF минимального размера.
Этот дополнительный шаг перед нажатием кнопки "Сохранить" уменьшает размер файла, что важно для скорости загрузки в виде вложения в электронное письмо. Если необходимо, я могу прикрепить больше файлов к письму, а получатель сможет скачать их быстрее и не займет много места на своём устройстве. Однако учтите, что создание PDF минимального размера может несколько снизить качество контента, хотя это снижение обычно едва заметно.
Кроме того, обеспечивая совместимость, целостность и стабильность, сохраняя и отправляя документы Microsoft Word в формате PDF, вы можете также сделать то же самое с заметками OneNote, таблицами Excel, письмами Outlook и слайдами PowerPoint.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Вы также можете найти наши материалы в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Youtube: https://www.youtube.com/@gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru
