Относительно недавно устроилась кадровым сотрудником по работе с иностранцами.
(Кадровый специалист ЖКХ)
Так что это мини-обзор от новичка для новичков — простым языком, с реальными задачами, без канцелярщины.
Ниже расскажу, что именно входит в мои обязанности, как проходит рабочий день, какие есть тонкости и как не запутаться в бумагах и программах. Надеюсь, это поможет кому-то чувствовать себя увереннее в первые дни!
Большинство сотрудников — это мигранты из стран СНГ.
1. Кто такие иностранные мигранты и зачем они приходят
Мигранты — это граждане других стран (чаще всего Узбекистан, Таджикистан, Кыргызстан), которые приезжают в Россию на заработки. Они устраиваются на физические и технические работы —
дворники, уборщики, разнорабочие, сантехники, маляры, уборщики мусоропроводов, уборщики производственных помещений, кровельщики, дорожные рабочие.
Им требуется легальное оформление:
ДОКИ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ МИГРАНТА:
Паспорт,
Перевод паспорта
(нотариально заверенный),
Миграционная карта
Регистрация,
ИНН,
СНИЛС,
Патент (выданный исключительно в городе Москва),
Чеки на оплату патента,
Дактилоскопия (отпечатки пальцев),
Страховой полис (ДМС),
Мед.справка (предварительная),
Трудовая книжка ,
Фото 3х4,
Реквизиты счета банка
(для начисления зп),
сертификат о знании русского языка,
трудовой договор.
И это — твоя работа как кадрового сотрудника. Ты помогаешь людям на чужой территории стать законными, и предотвращаешь проблемы для организации.
⸻
2. Твои ключевые задачи
• Проверка и копирование документов.
• Оформление трудовых договоров.
• Сбор личных дел сотрудников.
• Ведение Excel-таблицы с контрольными сроками.
• Постановка на учёт (регистрация).
• Работа с программой «Оптима».
• Взаимодействие с МВД.
• Подготовка ходатайств.
• Контроль оплаты патента и сбор чеков.
• Снятие с учёта при убытии.
⸻
3. Какие документы должен предоставить мигрант
• Паспорт
( с нотариально заверенным переводом).
• Миграционная карта.
• Патент.
• Регистрация (миграционный учёт).
• СНИЛС, ИНН — при наличии.
• Фотографии — по запросу МВД.
• Выписка СПФ ПФР
Важно: все документы должны быть актуальными. Следи за сроками!
⸻
4. Регистрация мигрантов (постановка на учёт)
Когда мигрант приезжает, его нужно зарегистрировать по месту пребывания:
• Заполняешь уведомление о прибытии (вручную или через программу).
• Прикладываешь документы.
• Подаёшь в МВД или МФЦ.
• Получаешь отрывной талон с печатью — хранится в личном деле.
Если меняется место жительства или работы — делаешь снятие с учёта и новую регистрацию.
⸻
5. Работа с программой “Оптима”
(мы называем ее клетка)
Это база, куда ты вносишь данные мигрантов:
• Паспортные данные.
• Дата въезда, адрес.
• Патент, срок действия.
• Цель визита (работа).
Здесь ты отмечаешь прибытие или убытие, а потом печатаешь уведомление, которое подаёшь в МВД. Программа выглядит как таблица и документ печатается в виде клетки — отсюда и прозвище “Клетка”.
⸻
6. Работа с МВД: подача документов и проставление печатей
Часто нужно ездить в отдел МВД, чтобы:
• Поставить печати на уведомлениях.
• Получить подтверждение регистрации.
• Подать ходатайства (см. ниже).
• Уточнить вопросы по конкретным сотрудникам.
Всегда бери с собой: копии всех документов, оригиналы, трудовой договор, уведомление, доверенность от организации (если требуется).
⸻
7. Ходатайства: когда и зачем
Иногда нужно официально обращаться в МВД от имени организации. Для этого оформляется ходатайство на фирменном бланке.
Виды ходатайств:
• На продление регистрации (если человек продолжает работу).
• На продление срока пребывания.
• На смену патента (если изменяется должность или регион).
• На изменение цели визита.
Ходатайства подписываются руководителем и подаются вместе с другими документами.
⸻
8. Контроль сроков и Excel-таблица
Одна из важнейших твоих обязанностей — вести таблицу учёта всех мигрантов. В ней должны быть:
ФИО
Паспорт
Регистрация до (какого числа)
Патент до (какого числа)
Срок трудового договора
Чеки по патенту
Контакты
Что ты делаешь:
• Заполняешь таблицу вручную или автоматически.
• Каждую неделю проверяешь, у кого заканчиваются документы.
• Если подходит срок окончания регистрации или патента — заранее напоминаешь сотруднику.
• Следишь, чтобы сотрудник приносил чеки об оплате патента.
• Без чеков патент считается недействительным, а это = штраф и депортация.
• Принимаешь новых сотрудников , переводишь на другие должности.
Лучше всё проверять заранее — чтобы не пришлось срочно бегать по инстанциям.
⸻
9. Как выглядит обычный рабочий день
1. Пришёл новый сотрудник — проверяешь документы.
2. Вносишь в “Клетку”, оформляешь регистрацию.
3. Создаёшь личное дело: копии, заявление, договор.
4. В таблице отмечаешь дату окончания регистрации/патента.
5. Напоминаешь сотрудникам о чеках.
6. Периодически ездишь в МВД — ставишь печати, подаёшь ходатайства.
⸻
10. Трудности, с которыми ты можешь столкнуться
• Языковой барьер — говори медленно, используй простые слова, показывай на примере.
• Поддельные документы — смотри на печати, совпадения ФИО, даты.
• Сотрудники забывают приносить чеки — напоминай заранее.
• Ошибки в “Клетке” или в уведомлениях — лучше переспросить, чем получить штраф.
⸻
11. Что тебе поможет стать профессионалом
• Спокойствие и терпение — ты работаешь с уязвимой категорией людей.
• Организованность — порядок в таблицах и документах = порядок в голове.
• Готовность учиться — с каждым днём ты будешь понимать всё лучше.
• Общение с коллегами — не бойся спрашивать, особенно в первые недели.
ОБУЧЕНИЕ.НЮАНСЫ
Как считать срок пребывания по миграционной карте?
Пример:
1. День въезда — это первый день.
- Если человек въехал 26 апреля 2025, то 26 апреля считается 1-м днём.
- Потом каждый следующий день прибавляется.
2. Считаем просто как обычные дни в календаре.
- Сначала до конца апреля:
- В апреле 30 дней, значит с 26 по 30 апреля — это 5 дней (26, 27, 28, 29, 30).
- Дальше считаем май:
- В мае 31 день.
- Потом июнь:
- В июне 30 дней.
- Потом июль:
- В июле 31 день.
3. Нужно всего насчитать 90 дней, начиная с 26 апреля.
Подсчет:
- 5 дней (апрель) + 31 день (май) + 30 дней (июнь) = 66 дней.
- 90 - 66 = 24 дня нужно ещё досчитать в июле.
То есть:
- С 1 по 24 июля включительно — это будет ещё 24 дня.
4. Вывод:
- День въезда — 26 апреля 2025.
- 90-й день — это 24 июля 2025 года.
- Последний день пребывания — 24 июля 2025 года.
- Уже 25 июля мигрант должен либо продлить своё пребывание, либо выехать.
Есть быстрая формула, как быстро посчитать срок пребывания 90 дней:
Дата въезда + 3 месяца - 2 дня = дата окончания пребывания.
Как применить на твоем примере:
- Дата въезда: 26 апреля 2025 года.
- Прибавляем 3 месяца:
- 26 апреля + 3 месяца = 26 июля 2025 года.
- Потом минус 2 дня:
- 26 июля - 2 дня = 24 июля 2025 года.
Ответ: 24 июля 2025 года — это последний день пребывания.
Почему так работает?
Потому что 90 календарных дней — это примерно 3 месяца минус 2 дня (потому что месяцы в календаре разные — 30 или 31 день, а иногда 28–29).
Почему удобно?
• Не надо считать каждый день по календарю.
• Особенно помогает, когда много мигрантов и нет времени пересчитывать каждый день.
• Подходит для всех обычных расчётов миграционного учёта
(въезд, уведомление, продление).
ЧТО НУЖНО ДЛЯ ПРОДЛЕНИЯ РЕГИСТРАЦИИ УЖЕ РАБОТАЮЩЕМУ У ВАС СОТРУДНИКУ?
.
.
Сделать Документы в ворде:
Ходатайство,
Заявление на продление ,
Решение.
.
.
В программе оптима:
Напечатать новое уведомление с другой датой пребывания.
Приложить отксереные копии:
Паспорт,
Миграционная карта,
Регистрация,
Патент
Чеки об оплате патента
Копия трудового договора
.
.
.
КАКОЕ ЧИСЛО ВПИСЫВАТЬ В СРОК ПРЕБЫВАНИЯ В ОПТИМЕ?
.
.
Узбекам и таджикам
до конца патента → от даты выдачи патента + 1 год.
ПРИМЕР
У него дата выдачи патента 23.04.2025
Значит в Оптиме вбиваем срок пребывания ДО 2026 г
Киргизам
- смотрим дату въезда по миграционной карте и + 1 год.
ПРИМЕР:
У него дата въезда по миграционке
19.04.2025, значит прибавляем год, и вводим дату пребывания ДО : 2026г